淺談事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新策略

楊濤

（煙臺(tái)市環(huán)境監(jiān)控中心，山東 煙臺(tái) 264003）

事業(yè)單位在我國是重要的服務(wù)組織，其不以營利為核心，主要是為社會(huì)民生提供公益服務(wù)。檔案管理是事業(yè)單位內(nèi)部管理的重要內(nèi)容，隨著當(dāng)前我國事業(yè)單位改革不斷推進(jìn)，“智慧城市”建設(shè)等信息化要求不斷提高，事業(yè)單位檔案管理工作也開始面臨新的挑戰(zhàn)。在新時(shí)期，為使事業(yè)單位檔案管理工作的有效性得到進(jìn)一步提升，使檔案管理的作用得到更充分的發(fā)揮，事業(yè)單位必須要結(jié)合實(shí)際情況，加快檔案管理工作創(chuàng)新，推動(dòng)事業(yè)單位檔案管理朝向現(xiàn)代化、智能化方向發(fā)展。

一、當(dāng)前事業(yè)單位檔案管理存在的問題

（一）檔案管理基礎(chǔ)工作水平不高

檔案管理基礎(chǔ)工作主要是搜集檔案，并對(duì)其進(jìn)行分類、整理、裝訂、歸檔、保管及查詢、銷毀等。新的時(shí)代背景下，檔案管理基礎(chǔ)工作也發(fā)生了很大的改變，具有多類型、多領(lǐng)域、多內(nèi)容等新的特征，且大多都是由人工完成。在傳統(tǒng)的管理理念下，檔案主管部門和人員不夠重視事業(yè)單位檔案管理工作，事業(yè)單位通常也認(rèn)為檔案管理不是非常重要的，在這種認(rèn)識(shí)下，導(dǎo)致在具體的工作實(shí)踐中，檔案管理基礎(chǔ)業(yè)務(wù)水平不高，發(fā)展滯后。只有對(duì)檔案管理基礎(chǔ)工作予以重視和強(qiáng)化，才能使檔案管理更加全面、準(zhǔn)確、有效。事業(yè)單位檔案管理基礎(chǔ)工作中存在的主要問題：一是思想上不夠重視，存在認(rèn)識(shí)上的偏差，導(dǎo)致檔案管理混亂，搜集檔案不完整，分類不明晰，歸檔不及時(shí)；二是檔案管理基礎(chǔ)工作信息化程度低，流程欠缺科學(xué)性，部分檔案管理流程被人為省略；三是檔案保管不規(guī)范，分類與編號(hào)不準(zhǔn)確，給檔案資料查找和歸檔工作帶來極大的影響。這不僅違背了事業(yè)單位檔案管理的原則，還導(dǎo)致了很多有效檔案資源的巨大浪費(fèi)。

（二）檔案管理模式相對(duì)滯后

事業(yè)單位因其特殊性質(zhì)，工作相對(duì)安穩(wěn)，因此缺乏強(qiáng)烈的創(chuàng)新意識(shí)。在這種大環(huán)境影響下，導(dǎo)致檔案管理模式也不能隨形勢(shì)發(fā)展而不斷創(chuàng)新發(fā)展，致使檔案管理模式相對(duì)來說滯后。尤其是在機(jī)構(gòu)改革完成后，事業(yè)單位職能逐漸清晰、責(zé)任日漸明確的當(dāng)今新時(shí)代下，事業(yè)單位檔案管理內(nèi)容也變得更加繁瑣和復(fù)雜。相對(duì)滯后的檔案管理模式，就產(chǎn)生了一定的束縛和羈絆，如檔案管理缺乏統(tǒng)一的機(jī)制，檔案多科室管理，重要的檔案信息搜集不完整，分類不準(zhǔn)確，歸檔不及時(shí)，現(xiàn)代檔案管理技術(shù)與設(shè)備應(yīng)用不足，以及檔案管理方法缺乏創(chuàng)新等，這些都使得檔案管理效率低下，影響了檔案管理質(zhì)量的進(jìn)一步提升。

（三）檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)不高

事業(yè)單位客觀上存在競(jìng)爭意識(shí)不強(qiáng)的問題，這也導(dǎo)致檔案管理人員自身也缺乏強(qiáng)烈的競(jìng)爭意識(shí)，習(xí)慣安于現(xiàn)狀，對(duì)自身知識(shí)學(xué)習(xí)和業(yè)務(wù)技能提升不重視。不少檔案管理人員都不是專業(yè)出身，甚至還經(jīng)常身兼多職，檔案管理部門也未能針對(duì)事業(yè)單位檔案管理人員定期開展相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)。在這種情況下，就難以提高檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)，難以避免在檔案管理工作中出現(xiàn)問題或錯(cuò)誤，致使事業(yè)單位檔案管理工作整體表現(xiàn)出效率不高，質(zhì)量較低，發(fā)展滯后的現(xiàn)狀。

二、事業(yè)單位檔案管理的創(chuàng)新策略

（一）加強(qiáng)檔案管理思維創(chuàng)新

各級(jí)檔案管理部門要充分認(rèn)識(shí)到檔案管理的重要性，注重和加強(qiáng)檔案管理思維創(chuàng)新。要結(jié)合機(jī)構(gòu)改革，繼續(xù)深入推進(jìn)檔案管理部門編制體制改革，理順關(guān)系，明確權(quán)責(zé)。結(jié)合檔案管理實(shí)際，積極引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理理念、技術(shù)與方法，從而使檔案管理更加規(guī)范科學(xué)、高質(zhì)高效。對(duì)檔案管理體制、機(jī)制等進(jìn)行創(chuàng)新完善，及時(shí)根據(jù)國家相關(guān)的法律法規(guī)對(duì)檔案管理制度實(shí)施細(xì)則進(jìn)行補(bǔ)充調(diào)整，確保檔案管理制度、機(jī)制等能與時(shí)俱進(jìn)，保證事業(yè)單位檔案管理事業(yè)健康發(fā)展。

（二）強(qiáng)化檔案管理基礎(chǔ)工作創(chuàng)新

事業(yè)單位檔案管理人員要深刻認(rèn)識(shí)檔案管理基礎(chǔ)工作的基礎(chǔ)性和重要性，真正從思想意識(shí)上重視檔案管理基礎(chǔ)工作。按照搜集、分類、整理、歸檔、保管等基礎(chǔ)性程序要求，普查現(xiàn)有檔案，將不標(biāo)準(zhǔn)甚至錯(cuò)誤的檔案資料進(jìn)行規(guī)范，剔除無用檔案，提高檔案管理基礎(chǔ)工作規(guī)范化水平。做好檔案基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備，重新編寫卷內(nèi)無頁碼、無目錄、無標(biāo)題等檔案，提高檔案管理的效率與質(zhì)量，推進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理進(jìn)程，為檔案信息化建設(shè)做好充分的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備。對(duì)檔案管理設(shè)備進(jìn)行更新?lián)Q代，確保檔案管理基礎(chǔ)資料信息安全。

（三）加快檔案管理信息化建設(shè)創(chuàng)新

隨著現(xiàn)代科技的迅猛發(fā)展，信息技術(shù)和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)發(fā)展日新月異，事業(yè)單位要在內(nèi)部管理中深度融合和應(yīng)用信息化技術(shù)，對(duì)檔案資源進(jìn)行信息化管理。及時(shí)將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案、數(shù)字檔案，同時(shí)，在轉(zhuǎn)化過程中，必須要確保檔案資源完整，并在方便檔案信息查詢共享的情況下，強(qiáng)化檔案資源安全、可靠。事業(yè)單位也要積極引進(jìn)現(xiàn)代檔案管理軟硬件設(shè)施，推廣應(yīng)用人工智能、大數(shù)據(jù)、計(jì)算機(jī)、掃描儀等現(xiàn)代信息技術(shù)，以此提高檔案管理的質(zhì)量。此外，還要提供檔案管理信息化服務(wù)，為各級(jí)組織和公眾提供在線服務(wù)功能，促進(jìn)檔案利用率提高。

（四）加強(qiáng)檔案管理人員素質(zhì)培訓(xùn)創(chuàng)新

事業(yè)單位要認(rèn)識(shí)到人才對(duì)于檔案管理的重要作用，結(jié)合檔案管理人員實(shí)際，創(chuàng)新培養(yǎng)方式，采取“請(qǐng)進(jìn)來、走出去”等有針對(duì)性的措施，不斷提高檔案管理人員的專業(yè)技能和綜合素質(zhì)。首先，要強(qiáng)化檔案管理人員的責(zé)任心、思想政治素養(yǎng)和職業(yè)道德，使其主動(dòng)扛鼎工作之責(zé)。其次，要引導(dǎo)檔案管理人員主動(dòng)進(jìn)行專業(yè)學(xué)習(xí)，及時(shí)更新自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)，開拓自己的思維和視野。要定期采取生動(dòng)多元的方式，對(duì)檔案管理人員開展理論與實(shí)踐培訓(xùn)，提高其專業(yè)技術(shù)與技能。特別是要加強(qiáng)信息化技術(shù)方面的培訓(xùn)，建立以網(wǎng)絡(luò)培訓(xùn)為主、實(shí)體培訓(xùn)為輔的培訓(xùn)機(jī)制，增強(qiáng)檔案管理人員適應(yīng)新時(shí)期檔案管理需求的能力。

三、結(jié)語

綜上所述，檔案管理的重要性在新形勢(shì)下越來越凸顯，事業(yè)單位要對(duì)這一點(diǎn)有充分的認(rèn)識(shí)，立足單位檔案管理實(shí)際，加大對(duì)檔案管理的重視程度和力量投入，積極從多個(gè)角度進(jìn)行策略創(chuàng)新，不斷推進(jìn)檔案管理科學(xué)化、制度化、規(guī)范化、信息化，從而使檔案管理工作更好地服務(wù)單位發(fā)展，也使其檔案管理的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益得到最大化發(fā)揮。