文書檔案管理中存在的問題及對策研究

段藹鴻

（哈爾濱電氣動力裝備有限公司，黑龍江 哈爾濱 150028）

文書檔案主要是用來記錄企事業(yè)單位工作活動的一種的檔案資源，完整的文書檔案可以充分展現(xiàn)企事業(yè)單位的歷史成長痕跡，對于日后各項工作的展開都具有很強(qiáng)的參考意義。但是文書檔案在管理過程中有嚴(yán)格規(guī)范要求，必須確保不同檔案資料的登記和流轉(zhuǎn)記錄細(xì)致準(zhǔn)確，相對其他檔案管理工作來說更加繁瑣。信息化數(shù)字化時代的來臨，為文書檔案管理工作帶來了相應(yīng)的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，相關(guān)行業(yè)工作者應(yīng)當(dāng)充分利用這個機(jī)會提高文書檔案管理工作質(zhì)量，優(yōu)化解決現(xiàn)有管理缺陷，為我國的檔案開發(fā)和利用工作提供更加可靠的數(shù)據(jù)基礎(chǔ)。

一、文書檔案管理工作的現(xiàn)狀

文書檔案管理本身具有一定的繁瑣性，而且在進(jìn)行管理的時候，需要確保對各種文件的等級和流轉(zhuǎn)記錄，整個過程比較復(fù)雜。我國以往的文書檔案都是以紙質(zhì)的模式進(jìn)行流轉(zhuǎn)，目前隨著我國經(jīng)濟(jì)水平的不斷提升，文書檔案的內(nèi)容逐漸變得更加豐富，而且載體更加多樣。通過對文書檔案工作的研究發(fā)現(xiàn)，文書檔案管理工作比較耗費(fèi)人力和物力，這主要是由于文書檔案管理本身具有一定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。管理人員在進(jìn)行文書檔案整理的時候，需要確保具有相應(yīng)的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)，必須要滿足相應(yīng)的要求，因此文書檔案管理工作需要確保嚴(yán)謹(jǐn)認(rèn)真，具有一定的耐心。

二、當(dāng)前文書檔案管理存在的問題

（一）對文書檔案管理工作重視不足

在當(dāng)今時代，我國許多企事業(yè)單位在文書檔案管理方面取得了優(yōu)異成果，但仍有部分企事業(yè)單位對檔案文書管理重視不足。第一，領(lǐng)導(dǎo)對文書檔案管理工作不重視，忽視文書檔案管理作用，致使文書檔案管理的地位不高。部分領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為文書檔案管理只是簡單的整理文書，無法發(fā)揮文書檔案價值，使文書檔案管理工作失去實(shí)際意義。第二，內(nèi)部員工對檔案管理不重視，沒有主動整理文書檔案，給檔案管理人員增加工作負(fù)擔(dān)。許多檔案管理人員沒有按照企事業(yè)制度和檔案法規(guī)辦事，無法為企事業(yè)提供準(zhǔn)確信息，致使企事業(yè)出現(xiàn)運(yùn)營問題。

（二）檔案管理人員素質(zhì)和能力不足

檔案管理人員是文書檔案管理的主要工作者，許多企事業(yè)的檔案管理人員的素質(zhì)和能力都不符合檔案管理工作要求。比如部分企事業(yè)在招聘員工時，不了解員工實(shí)際水平，只根據(jù)簡歷或?qū)W歷判斷應(yīng)聘者能力，無法招收合適的工作人員。企事業(yè)沒有進(jìn)行相應(yīng)的考核，很容易將部分能力不足的應(yīng)聘者招入，影響企事業(yè)發(fā)展。另外，部分企事業(yè)忽視培訓(xùn)活動，沒有開展培訓(xùn)活動或只開展單一化培訓(xùn)活動，致使檔案管理人員工作水平停滯不前。

（三）文書檔案管理方式不符合時代要求

在信息化時代，信息技術(shù)范圍逐漸擴(kuò)大，在文書檔案工作中發(fā)揮出重要作用，受到檔案管理人員一致好評。在實(shí)際生活中，部分企事業(yè)的檔案管理方式較為陳舊，主要依靠人工管理，不符合時代要求。一些企事業(yè)在檔案公共管理方面資金投入不足，無法購買高質(zhì)量設(shè)備，不能滿足檔案管理人員的工作需求。一些檔案管理人員缺失信息化管理意識，不能主動利用信息設(shè)備，浪費(fèi)企事業(yè)單位資源，無法提高工作效率。有些檔案管理人員甚至完全不了解信息設(shè)備，難以利用信息設(shè)備開展工作。

三、優(yōu)化文書檔案管理工作的具體策略

（一）加強(qiáng)對文書檔案管理工作的重視

只有充分認(rèn)識到文書檔案管理工作的實(shí)際價值，提高相關(guān)工作的重視程度，才能為文書檔案管理工作提供更加有利的支持。從單位管理者層面來說，管理人員首先要轉(zhuǎn)變現(xiàn)有檔案管理思維，深刻認(rèn)識到文書檔案管理工作對于自身企業(yè)或單位長期可持續(xù)發(fā)展的重要性，然后加強(qiáng)文書檔案管理的宣傳工作，讓全體員工都樹立正確的文書管理概念。必要時可以采取一定的經(jīng)濟(jì)支持措施，以此提高員工學(xué)習(xí)和創(chuàng)新文書檔案管理水平的積極性，還可以設(shè)置一定的獎懲機(jī)制，對表現(xiàn)優(yōu)異的員工給予一定獎勵，對表現(xiàn)失誤的員工給予一定的懲罰，進(jìn)一步提高員工參與度，規(guī)范員工工作流程。從員工層面來說，企業(yè)或單位的全體員工都要提高文書檔案管理的意識，積極配合檔案管理部門的工作，提高文書檔案管理效率和質(zhì)量，并為現(xiàn)有文書檔案管理工作積極獻(xiàn)力獻(xiàn)策，共同優(yōu)化文書管理體系。

（二）建立具有專業(yè)文書檔案管理水平的高素質(zhì)人才隊伍

在新時期背景下，信息技術(shù)的應(yīng)用已經(jīng)成為各項經(jīng)營活動發(fā)展的必然趨勢，文書檔案管理工作也不例外。所以在現(xiàn)有文書檔案管理工作的基礎(chǔ)上，相關(guān)單位還應(yīng)繼續(xù)加強(qiáng)人才隊伍的建設(shè)，聘請具有專業(yè)文書檔案管理水平的高技能人才，尤其是同時具備計算機(jī)應(yīng)用水平和文書檔案管理知識，自身綜合職業(yè)素養(yǎng)又比較高的稀缺人才，要采取有效措施減少人才流失。招聘人員可以在前期招聘過程中就設(shè)立一定的考核機(jī)制，從專業(yè)知識、個人素養(yǎng)以及綜合能力等多方面對應(yīng)聘者進(jìn)行把關(guān)，從中選出最符合企業(yè)發(fā)展需求的人才。另一方面，在實(shí)際文書檔案管理工作中，企業(yè)和單位還要進(jìn)一步加強(qiáng)對文書檔案管理人員的培訓(xùn)力度，督促文書檔案管理人員不斷學(xué)習(xí)先進(jìn)的檔案管理知識，豐富文書檔案管理途徑，并且可以通過設(shè)置一些測評手段來對員工的學(xué)習(xí)成果進(jìn)行考核。

（三）改良文書檔案管理方式

企事業(yè)單位應(yīng)改良文書檔案管理方式，通過現(xiàn)代文書檔案管理，實(shí)現(xiàn)文書檔案管理信息化發(fā)展。做好信息化管理意識培養(yǎng)工作，幫助檔案管理人員樹立信息化管理意識，促使其利用信息設(shè)備完成工作任務(wù)。制定管理制度，強(qiáng)制要求檔案管理人員利用信息技術(shù)，提高文書檔案管理信息化程度。監(jiān)督文書檔案管理過程，提升信息設(shè)備利用率，提高文書檔案管理水平。另外，企事業(yè)單位還應(yīng)在文書檔案管理方面增加資金投入，購買高質(zhì)量設(shè)備，滿足檔案管理人員工作需求，提高其工作效率。同時企事業(yè)需要定期維修設(shè)備，及時更換新設(shè)備，為檔案管理人員提供良好的工作環(huán)境。對于積極使用信息設(shè)備的工作人員，企事業(yè)可以給予適當(dāng)獎勵，提升其工作積極性。

四、結(jié)束語

總而言之，文書檔案管理工作在我國各項事業(yè)發(fā)展過程中都是具有不可替代的作用的，提高文書檔案管理水平，優(yōu)化解決現(xiàn)有問題和不足之處，對于提高企事業(yè)單位乃至整個社會和國家的綜合競爭實(shí)力都具有重要意義。尤其是在信息化技術(shù)迅速發(fā)展的時代背景下，我國的文書管理工作管理模式面臨改革和創(chuàng)新，需要更多專業(yè)能力強(qiáng)、職業(yè)素養(yǎng)高的技術(shù)人員來完善和優(yōu)化文書管理工作流程和規(guī)范。只有與時俱進(jìn)，不斷吸納新的管理理念，改進(jìn)現(xiàn)有管理手段，才能推動文書管理的良性發(fā)展。