加強干部人事檔案信息化管理，全面促進人事管理創(chuàng)新

高亮

(哈爾濱住房建設(shè)發(fā)展集團有限責(zé)任公司，黑龍江 哈爾濱 150070)

當(dāng)前是信息化時代，許多行業(yè)在發(fā)展的過程中都實現(xiàn)了信息化建設(shè)，檔案工作在開展的過程中，也融入了現(xiàn)代化信息手段。干部人事檔案信息化管理是檔案管理工作的必然發(fā)展趨勢，想要提高干部人事檔案管理水平，將檔案信息的作用和價值充分發(fā)揮出來，一定要加強對人事檔案的創(chuàng)新管理，應(yīng)用完善的管理手段，保證各項工作的規(guī)范化開展，為企業(yè)的發(fā)展提供信息支撐，以此推動檔案事業(yè)的進一步發(fā)展。

一、干部人事檔案信息化管理的重要性

（一）查閱信息方便快捷

信息化管理可以運用現(xiàn)代化信息技術(shù)對紙質(zhì)檔案中的內(nèi)容進行錄入和保存，各部門工作人員可以通過網(wǎng)絡(luò)平臺對檔案資料進行檢索，為檔案資料的查閱和應(yīng)用提供了便利。不用在檔案資料庫中進行長時間的查找，節(jié)約了時間，提高了工作效率。另外，信息化管理也減少了管理人員的工作內(nèi)容，減輕了工作人員的壓力，使其可以為企業(yè)提供更加優(yōu)質(zhì)的檔案服務(wù)，整體的工作質(zhì)量和效率都得到了顯著提升。

（二）檔案管理更規(guī)范

信息化檔案要求所有相關(guān)人員的信息必須按照檔案信息系統(tǒng)的要求規(guī)范填寫檔案內(nèi)容，其字體、格式及內(nèi)容都做了嚴(yán)格的規(guī)范，有效彌補了紙質(zhì)檔案中字體不統(tǒng)一、字跡難辨認(rèn)、格式不規(guī)范、內(nèi)容不完整等弊端。規(guī)范化的信息化檔案能夠使得檔案管理人員根據(jù)技術(shù)的要求，隨時對檔案信息進行數(shù)據(jù)遷移與共享，使檔案信息的利用率大大提高。

（三）提高了檔案資料的安全性

由于紙張及筆墨的性質(zhì)，紙質(zhì)化檔案在保存過程中，要求其必須保存在背光、干燥、溫度適宜的環(huán)境中，但即使保存環(huán)境較好，筆墨仍會隨著時間的流逝而漸漸變淡直至消失，紙張也會漸漸黃化或硬化，變得易破易碎。信息化檔案能將檔案信息進行數(shù)字化處理，并進行相關(guān)加密，同時隨著技術(shù)的發(fā)展，信息化檔案只需要進行定期升級與遷移就能保證信息化檔案的完整性、可讀性及可用性。且當(dāng)前的云技術(shù)等也能讓信息化檔案在云端進行保存，為信息化技術(shù)更增加了幾分安全性。

二、加強干部人事檔案信息化管理，全面促進人事管理創(chuàng)新

（一）建立完善的管理體系

干部人事檔案信息化管理系統(tǒng)想要實現(xiàn)高效應(yīng)用，首先要制定完善的管理標(biāo)準(zhǔn)，對各項工作的開展進行規(guī)范和約束。管理標(biāo)準(zhǔn)中要包括檔案信息資料的錄入格式和內(nèi)容，建立統(tǒng)一的錄入標(biāo)準(zhǔn)。還要對不同崗位人們的檔案查閱權(quán)限進行確定，保證檔案信息資料的安全。其次，要建立完善的檔案信息資料審核標(biāo)準(zhǔn)，對電子檔案的真實性進行審查，避免出現(xiàn)的檔案信息資料隨意篡改的情況，以此為各部門的應(yīng)用提供準(zhǔn)確的檔案資料。

（二）建立檔案資料安全保障體系

在對干部人事檔案進行信息化管理的過程中，保證信息資料的安全性是非常有必要的，這就需要建立完善的安全保障體系，主要包括以下幾個方面的內(nèi)容：第一，按照國家相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)對檔案資料的應(yīng)用安全進行保護，確保在出現(xiàn)問題時有法可依。第二，對應(yīng)用的技術(shù)軟件進行優(yōu)化，采用多種手段對檔案信息資料進行加密處理，可以多種加密方法共同應(yīng)用，保證檔案信息資料應(yīng)用過程中的安全性。第三，管理人員需要對檔案信息資料進行定期的檢查和維護，做好檔案數(shù)據(jù)的管理和保護，為后續(xù)資料的應(yīng)用提供保障。第四，建立安全管理制度，并將其落實到實際工作中，讓人事檔案部門的所有工作人員都按照安全管理制度進行操作，如果出現(xiàn)檔案資料泄露的情況，則需要進行嚴(yán)格追查，明確各崗位工作人員的責(zé)任，同時采取有效的防范措施，降低對企業(yè)造成的影響。

（三）健全檔案信息的監(jiān)管機制

干部人事檔案信息化管理工作在開展過程中，相關(guān)法律規(guī)定還有待完善。要想保證檔案信息化管理工作的安全性，需要健全檔案信息監(jiān)管機制對各個環(huán)節(jié)進行監(jiān)督管理?？梢詰?yīng)用信息技術(shù)對干部人事檔案的應(yīng)用情況和信息的更新、變動進行追蹤記錄，對修改、復(fù)制檔案信息的行為進行實時監(jiān)測，避免出現(xiàn)信息丟失或者泄露的情況。管理人員需要定期對檔案工作進行檢查，對工作中的各項行為進行管理和約束，提升干部人事檔案的管理水平。

（四）加強對人才素質(zhì)能力的培養(yǎng)

要想將信息技術(shù)的優(yōu)勢在干部人事檔案管理工作中展現(xiàn)出來，則要重視對人才的培養(yǎng)。不同工作崗位人員的工作內(nèi)容是不一樣的，在對人才進行培訓(xùn)的過程中，需要結(jié)合的崗位工作需求，對工作人員進行針對性的培訓(xùn)，提升檔案管理人員的專業(yè)能力和實踐能力。在對管理人員進行培訓(xùn)的過程中，還需要提高人才發(fā)現(xiàn)問題和解決問題的能力，對檔案信息管理管理中存在的問題可以及時發(fā)現(xiàn)并處理，提升整體的信息化管理水平。在培養(yǎng)檔案管理人員專業(yè)能力的同時，也需要增強工作人員的科學(xué)技術(shù)水平，對檔案管理工作中應(yīng)用的各種技術(shù)軟件進行全面了解，并可以熟練應(yīng)用到實際工作中，只有不斷提升管理人員的技術(shù)能力和素質(zhì)水平才能滿足企業(yè)干部人事檔案的信息化建設(shè)和發(fā)展，讓檔案管理人員在工作中對自身的不足進行優(yōu)化和完善，以此推動干部人事檔案管理的信息化建設(shè)。

綜上所述，實現(xiàn)干部人事檔案建設(shè)和管理信息化，能夠有效地開發(fā)利用檔案信息資源，為企業(yè)單位的人事管理服務(wù)，充分體現(xiàn)檔案管理的社會價值。所以企業(yè)單位要認(rèn)識到干部人事檔案管理中存在的問題，抓住干部人事檔案信息化管理的優(yōu)勢，推進干部人事檔案的網(wǎng)絡(luò)化管理，強化干部人事檔案信息化管理制度，提升干部人事檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)，構(gòu)建信息平臺實現(xiàn)內(nèi)部資源共享，推動內(nèi)部檔案信息服務(wù)的良性循環(huán)，全面促進人事管理創(chuàng)新。