淺談新媒體時代下的檔案管理工作

劉芳芳

(河北省灤平縣發(fā)展和改革局, 河北 灤平 068250)

新媒體時代對于檔案管理工作產(chǎn)生的影響是方方面面的，檔案服務對象的需求和理念發(fā)生變化，檔案管理工作的方式方法以及理念等也需要同步跟進和提升，才能在新媒體時代環(huán)境日新月異的情況下更好地滿足服務需求，實現(xiàn)檔案管理工作的不斷優(yōu)化。強化檔案管理信息化建設，充分利用新媒體的優(yōu)勢，才是檔案管理工作未來的出路。

一、新媒體時代檔案管理服務的困境

（一）檔案管理服務主體理念落后

隨著新媒體時代的到來，傳統(tǒng)的檔案管理服務理念和想法就需要不斷升級，摒棄傳統(tǒng)落后的思想，實現(xiàn)檔案管理工作的不斷優(yōu)化。而實際情況是，許多檔案管理服務的主體在想法和理念上仍十分落后，對于新媒體與檔案管理之間的關聯(lián)性認識不足，對于兩者的密切關系缺乏有效理解，造成實際工作中對于新媒體技術的認知和應用上的巨大缺失。新媒體時代檔案管理工作在概念和特點上均有著巨大升級，今后的檔案管理工作要明確新媒體技術帶來的巨大幫助，但同時也需要認識到傳統(tǒng)媒體在新媒體時代存在的巨大現(xiàn)實意義和長遠價值。應當珍貴紙質史料的保管以及整理出版紙質文獻書籍是檔案文化傳承的重要一環(huán)而不應忽視和拋棄。大量的檔案管理人員缺乏長遠眼光，只關注眼前的利益得失，對于檔案管理的長遠發(fā)展缺乏認識，造成新媒體技術融入上的巨大障礙。

（二）檔案管理服務對象信息不安全

檔案管理工作的重要目標之一便是安全性，既要保證檔案資料的安全性，還應確保檔案管理服務對象信息的安全性。新媒體時代的一大特點便是高度開放和自由的環(huán)境，這給檔案服務用戶提供了巨大便利，如可借助于開放式、共享式的信息環(huán)境快速獲取目標信息，更好地實現(xiàn)檔案的查閱和利用，但同時也潛藏著用戶信息泄露和盜取的問題，用戶安全性有著巨大的威脅。用戶在檔案使用中必然會向檔案服務主體出示個人隱私信息，一旦被暴露在新媒體開放環(huán)境，安全隱患必然存在，“隱私悖論”同時形成。此外，檔案解密也成為社會熱門話題，解密檔案帶來的信息安全問題同樣巨大，直接關系著個體乃至整體的安全。

（三）社會公眾參與其中的意識淡薄

新媒體時代檔案管理工作不僅僅關系到檔案服務主體單方面，還與社會公眾息息相關。而實際情況是，新媒體時代讓人們能夠更加公平和便捷地獲取檔案信息資源，自身的訴求得到巨大滿足，但在自我付出方面的認識和實際付出則相對較少。傳統(tǒng)思維限制了人們的想法，對于檔案管理服務的認識仍較落后，檔案管理服務意識淡薄，自我只在檔案服務中獲取，知識單方面靜態(tài)地接收信息，而不會去發(fā)布和表達信息。尤其對于公共圖書館的檔案管理而言，人們往往只會從圖書館中獲取所需信息，對于自我參與和服務的認識則相對不足，實際產(chǎn)生的興趣和行為也相對缺乏。

二、新媒體時代檔案管理工作創(chuàng)新優(yōu)化的基本路徑

（一）提升檔案管理服務主體的觀念

要在新媒體時代更好地落實檔案管理工作，實現(xiàn)其在時代變化中的更好創(chuàng)新和優(yōu)化，就應首先實現(xiàn)檔案管理服務主體的觀念升級，將新媒體意識融入到日常工作當中。一方面，應當認識到傳統(tǒng)媒體在新媒體時代的重要價值，明確傳統(tǒng)紙質媒體在信息傳播中的現(xiàn)實意義，借助于新媒體實現(xiàn)紙質媒體價值的更好呈現(xiàn)。如借助于新媒體技術對紙質媒體信息進行整合，方便用戶查找和借閱，提高紙質媒體的使用效率；另一方面，還應認識到新媒體在檔案管理工作中的巨大便利，在硬件方面實現(xiàn)匹配升級，在軟件方面不斷提升檔案管理工作效率的提升。借助于辦公系統(tǒng)、微博、微信公眾號等新媒體媒介更加高效地完成日常的檔案管理服務工作。

（二）強化用戶信息安全與個性服務平衡性

新媒體時代信息安全問題是重大問題，關系到檔案管理主體以及檔案用戶雙方面。要更好地實現(xiàn)檔案管理工作優(yōu)化，滿足用戶的多元化和個性化需求，同時也滿足用戶信息安全和檔案資源安全需求，就需要不斷強化用戶信息安全與個性服務平衡性，落實好安全管理問題。一方面，檔案管理部門應當進一步強化檔案管理制度，基于相應法律法規(guī)實現(xiàn)信息安全制度保障。另一方面，通過信息技術手段實現(xiàn)檔案信息的更好保護，強化數(shù)字信息的隱私性；此外，還應充分利用現(xiàn)代手段，切實提高檔案管理服務主客體的媒介素養(yǎng)。對于“隱私悖論”問題，應在嚴格遵循相應法律法規(guī)的基礎上，通過增強主體的媒介素養(yǎng)和客體的媒介素養(yǎng)外，不斷提升用戶的自我保護意識，保障用戶的信息安全。

（三）提高社會公眾的參與意識和實踐意愿

社會公眾的參與是檔案管理工作優(yōu)化的重要保障，為此，檔案管理部門應當意識到社會公眾服務參與的重要價值，并通過有效手段實現(xiàn)公眾參與意識和實踐意愿的提高。一方面，應當讓有興趣、有機會參與到檔案管理服務中公眾獲得實踐，通過其全程參與和體會，將相應的感想和理念傳播出去，通過個體的傳播實現(xiàn)檔案管理服務公眾化的更好宣傳。另一方面，應當通過舉辦相關活動擴大影響力，讓社會公眾接觸并認識到相關理念和實踐機會的存在。可通過舉辦閱讀推廣和征文比賽、視頻文化活動等，讓公眾參與到檔案建設和服務當中，逐步形成檔案管理服務參與意識，學習到相關的知識和技巧，助力檔案管理工作的更好開展和不斷優(yōu)化。

新媒體時代檔案管理工作創(chuàng)新優(yōu)化的基本路徑是助力檔案管理在新媒體環(huán)境更好工作的重要課題。對于檔案管理部門來說，不斷提升檔案管理服務主體的觀念，進一步強化用戶信息安全與個性服務平衡性，同時不斷提高社會公眾的參與意識和實踐意愿，充分利用新媒體優(yōu)化檔案保存服務，才能更好地融入新媒體環(huán)境，為檔案管理工作的價值提升打造更好的平臺。