互聯(lián)網(wǎng)時代檔案管理問題及對策

鄭威

（河北省承德市興隆縣市場監(jiān)督管理局，河北 承德 067300）

互聯(lián)網(wǎng)與人們的工作和生活息息相關(guān)，特別是在檔案管理工作中，互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的應(yīng)用可以有效地存儲和處理數(shù)據(jù)，大大地提高辦公效率?？上У氖牵壳拔覈S多企事業(yè)單位在檔案管理中應(yīng)用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)仍存在很多問題，這嚴(yán)重影響了檔案管理工作的效率和質(zhì)量，因此，我們有必要采取相應(yīng)的措施來解決這些問題，從而是我們的工作更加輕松高效。

一、互聯(lián)網(wǎng)時代下檔案管理存在的問題

（一）管理理念有待轉(zhuǎn)變

在互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的影響下，我國越來越多的企業(yè)都將其引入辦公室工作，但仍有部分傳統(tǒng)觀念的影響嚴(yán)重的企事業(yè)單位，工作人員在進(jìn)行檔案管理時仍然保持著傳統(tǒng)老舊的管理理念，缺乏創(chuàng)新，與企業(yè)的實際發(fā)展不相適應(yīng)。這不僅不利于提高檔案管理的效率，還在很大程度上制約著企業(yè)的快速發(fā)展。時代的發(fā)展與人的發(fā)展具有相同的道理，如果相關(guān)人員不及時更新檔案管理工作理念，不與時俱進(jìn)，那么勢必所會被社會淘汰。

（二）網(wǎng)絡(luò)安全問題威脅檔案管理的安全性

計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的廣泛應(yīng)用，給人們的辦公條件帶來便利的同時，也帶來了許多問題和挑戰(zhàn)。由于互聯(lián)網(wǎng)是開放的，包容性的，各類人群都可以登錄網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)并執(zhí)行相應(yīng)的操作，那么，這對文件信息的安全性構(gòu)成了一定的威脅。尤其是在當(dāng)今時代，人們越來越依賴網(wǎng)絡(luò)，在廣泛應(yīng)用網(wǎng)絡(luò)的同時，他們?nèi)狈ψ銐虻木W(wǎng)絡(luò)安全意識。這為違法犯罪者創(chuàng)造了機(jī)會。換到檔案管理工作來說，我們的文件管理系統(tǒng)容易被黑客入侵，發(fā)生文件信息被盜，信息泄露等問題。

（三）檔案數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化有待統(tǒng)一

信息化是文件管理工作高效化的基礎(chǔ)，標(biāo)準(zhǔn)化是信息化建設(shè)的基礎(chǔ)。因此，我們要做好檔案管理工作，就必須建立標(biāo)準(zhǔn)的規(guī)范的檔案管理體系。但目前我國檔案資料管理缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，導(dǎo)致規(guī)范檔案管理的制度依據(jù)不足，檔案資源配置不合理，各企事業(yè)單位檔案管理標(biāo)準(zhǔn)不一，檔案資料數(shù)據(jù)五花八門，嚴(yán)重影響了使用效果。并且，制定相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)還遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。只有把標(biāo)準(zhǔn)真正落實到實際工作中，才能保證問題得到切實的解決，標(biāo)準(zhǔn)的制定才有意義。

二、互聯(lián)網(wǎng)時代下檔案管理問題解決對策

（一）轉(zhuǎn)變管理理念

獲得經(jīng)濟(jì)效益是很多單位的主要發(fā)展目的。一些企業(yè)單位的領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為檔案管理對企業(yè)獲取經(jīng)濟(jì)效益的影響不大，不重視這一工作，因此不會投入過多的資金和技術(shù)支持。在這方面，領(lǐng)導(dǎo)者應(yīng)該改變管理理念，加強(qiáng)檔案管理人員對信息化的理解，使他們了解信息化的檔案管理不僅可以永久存儲檔案文件信息，不會丟失，還可以節(jié)省創(chuàng)建檔案保存的硬件設(shè)施環(huán)境所帶來的成本。此外，它還可以提高管理效率，減少人力投入。因此，在互聯(lián)網(wǎng)時代，檔案管理者有必要改變自己的管理方法和管理理念。只有實施檔案信息化管理，才能全面提高檔案管理水平。

（二）加強(qiáng)檔案管理工作的安全性

加強(qiáng)檔案管理工作的安全性，必須建立檔案保密管理制度。在日常工作中，要加大制度的宣傳力度，讓工作人員牢記制度的內(nèi)容，增強(qiáng)他們的法律意識。此外，還需要完善崗位責(zé)任制，明確崗位職責(zé)，提高員工的責(zé)任感，降低信息泄露的可能性。為了創(chuàng)造一個安全可靠的檔案文件存儲環(huán)境，我們必須加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)安全保護(hù)措施，引進(jìn)世界先進(jìn)的保密技術(shù)，在檔案文件管理系統(tǒng)中定期檢測病毒，并在對文件進(jìn)行篩選調(diào)查時保持警惕，杜絕給違法分子有可乘之機(jī)。此外，企業(yè)還應(yīng)加強(qiáng)檔案管理人員安全意識的培訓(xùn)，提高檔案管理人員的安全防范能力，提高檔案管理水平，為企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供有力的保障。

（三）實行鼓勵機(jī)制

在檔案管理信息化的過程中，并不是人力作用就會降低，相反的，在將文件的數(shù)據(jù)和信息輸入計算機(jī)時，需要員工花費(fèi)大量的時間和精力，因此，單位在對工作人員進(jìn)行任命時要有嚴(yán)格的要求，避免出錯。很多信息很復(fù)雜，難以輸入，容易使工作人員感到疲勞，工作熱情容易減退，出現(xiàn)苦悶，煩躁等情緒。為此，企業(yè)應(yīng)當(dāng)實施相應(yīng)的激勵機(jī)制，給予員工適當(dāng)?shù)奈镔|(zhì)、財政激勵，提高員工的積極性。只有保證員工的積極性和飽滿的精神狀態(tài)，才能提高工作效率，保證檔案管理工作的質(zhì)量。

（四）提高工作人員素質(zhì)

人力資源管理是任何企事業(yè)單位穩(wěn)定發(fā)展的必要條件之一。檔案管理工作中也是必不可少的，在一個快速發(fā)展的時代，對檔案管理人員的要求要不斷提高。因此，企業(yè)應(yīng)加強(qiáng)對檔案工作人員的管理，定期派遣專業(yè)人員對員工進(jìn)行培訓(xùn)，使他們能夠掌握先進(jìn)的管理理念和方法，動態(tài)地了解社會的發(fā)展趨勢。提高其應(yīng)用信息技術(shù)的能力。

三、結(jié)語

總之，在互聯(lián)網(wǎng)時代，對于檔案管理，只有通過識別自身問題，轉(zhuǎn)變管理理念，積極引入先進(jìn)的互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，提高檔案管理人員的整體素質(zhì)，才能真正提高檔案管理水平，滿足公司和社會的發(fā)展需求。