淺析工程總承包項(xiàng)目檔案工作的應(yīng)用實(shí)踐

冀昕霓

（中國(guó)航空規(guī)劃設(shè)計(jì)研究總院有限公司，北京 100120）

緒論

建筑工程檔案是在工程建設(shè)活動(dòng)中直接形成的具有歸檔保存價(jià)值的文字、圖紙、圖表、聲像、電子文件等各種形式的歷史記錄,是建筑項(xiàng)目全生命周期過(guò)程的真實(shí)再現(xiàn)，是項(xiàng)目質(zhì)量鑒定的重要憑證，同時(shí)也為以后項(xiàng)目的改、擴(kuò)建提供參考和依據(jù)。工程總承包單位因項(xiàng)目模式不同，又受地理環(huán)境、地區(qū)政策等因素影響，致使項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)情況千差萬(wàn)別，資料復(fù)雜多樣。給現(xiàn)有的建設(shè)工程總承包檔案工作提出更高的要求，如何確保檔案完整性、準(zhǔn)確性、系統(tǒng)性、齊全性、規(guī)范性尤為重要。

一、工程總承包項(xiàng)目定義及模式

工程總承包項(xiàng)目是指項(xiàng)目業(yè)主為實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)而采取的一種承包模式。即從事工程項(xiàng)目建設(shè)的單位受業(yè)主委托，按照合同約定對(duì)決策、設(shè)計(jì)到試運(yùn)行的建設(shè)項(xiàng)目發(fā)展周期實(shí)行全過(guò)程或若干階段的承包。

工程總承包項(xiàng)目管理模式有很多種，現(xiàn)階段主要是設(shè)計(jì)采購(gòu)施工/交鑰匙總承包模式、設(shè)計(jì)采購(gòu)與施工管理總承包模式、設(shè)計(jì)與施工總承包模式，住建部【2016】93號(hào)文要求大力推進(jìn)工程總承包模式，確立了以“設(shè)計(jì)-采購(gòu)-施工”及“設(shè)計(jì)-施工”為代表的總承包模式發(fā)展方向。

二、工程總承包單位檔案部門工作的開展

根據(jù)工程總承包項(xiàng)目模式與特點(diǎn)，工程總承包項(xiàng)目工作內(nèi)容需涉及到項(xiàng)目方方面面，因而檔案的收集范圍更加廣泛，這對(duì)檔案工作者提出了更高的要求。為保證歸檔資料質(zhì)量，檔案管理方式也要發(fā)生改變。檔案要向文件控制延伸，在項(xiàng)目施工過(guò)程中介入。

現(xiàn)結(jié)合本單位的工作實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，淺析工程總承包項(xiàng)目檔案者的工作如何開展：

（一）建立工程包檔案規(guī)章制度。

a建立檔案管理管理制度，可以實(shí)現(xiàn)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化。檔案工作的完成是各部門共同努力的結(jié)果，在制度中要明確各部門、項(xiàng)目部檔案管理職責(zé)，如：項(xiàng)目經(jīng)理是工程檔案管理的直接責(zé)任人，需指導(dǎo)資料員按要求將工作中形成的、應(yīng)歸檔文件材料，進(jìn)行收集、整理。

b建立考核制度，對(duì)資料形成部門考核，促進(jìn)項(xiàng)目檔案工作開展。

C建立歸檔制度，確保歸檔資料質(zhì)量。

（二）檔案人員要在施工過(guò)程中介入

以往檔案者的工作是在文件使用完畢后開始，而工程檔案工作者需要在文件形成時(shí)介入。

在項(xiàng)目前期，檔案員需了解項(xiàng)目信息動(dòng)態(tài)；在施工過(guò)程中，檔案員與項(xiàng)目部隨時(shí)聯(lián)系，掌握項(xiàng)目進(jìn)度與資料進(jìn)展，定期對(duì)現(xiàn)場(chǎng)資料檢查、考核，針對(duì)現(xiàn)場(chǎng)資料問(wèn)題，提出解決措施；在竣工階段，檔案員及時(shí)掌握施工完成時(shí)間，督促項(xiàng)目部及時(shí)歸檔資料。

（三）定期開展培訓(xùn)

資料員水平參差不齊，即使有的資料員水平很高，但也未必明白檔案是什么。許多資料員在做資料時(shí)有很多習(xí)慣性做法，不符合現(xiàn)行規(guī)定要求。為提升資料員管理水平，檔案部門依據(jù)實(shí)際情況開展檔案培訓(xùn)，培訓(xùn)內(nèi)容可以包括檔案基礎(chǔ)知識(shí)、工程基礎(chǔ)知識(shí)、現(xiàn)場(chǎng)實(shí)操等內(nèi)容。

（四）根據(jù)管理模式建立不同歸檔范圍

不同模式的總承包項(xiàng)目，檔案收集范圍也不一樣，在交鑰匙工程中，檔案的內(nèi)容包括：設(shè)計(jì)類文件、采購(gòu)類文件、招投標(biāo)文件、所有施工文件。在設(shè)計(jì)epc項(xiàng)目中，總承包單位對(duì)施工起到管理職責(zé)，并不是施工主體，那么在收集資料時(shí)，施工文件無(wú)需歸檔。無(wú)論哪種總承包項(xiàng)目模式，在收集資料時(shí)都應(yīng)歸檔總承包項(xiàng)目管理文件，像與甲方、監(jiān)理、施工方的來(lái)往函件、管理日志等。

（五）建立組卷要求

因各項(xiàng)目部所對(duì)應(yīng)的甲方不同，向甲方歸檔資料的組卷方式、歸檔范圍不同，資料員在向公司歸檔時(shí)容易照搬甲方標(biāo)準(zhǔn)歸檔。又因很多資料員未從事過(guò)該行業(yè)，不懂歸檔整理要求，需要檔案工作者根據(jù)公司項(xiàng)目情況制定要求，建立組卷模板，規(guī)范檔案整理。

三、工程總承包項(xiàng)目部檔案工作的開展

工程總承包項(xiàng)目檔案工作的開展是還需要項(xiàng)目部的支持與配合。在項(xiàng)目部，項(xiàng)目經(jīng)理是檔案管理的第一責(zé)任人，督促項(xiàng)目部的檔案開展，協(xié)調(diào)工作；工程師要對(duì)資料內(nèi)容負(fù)責(zé)，對(duì)質(zhì)量把關(guān)；資料員負(fù)責(zé)資料收集整理工作。

在項(xiàng)目前期，工程總承包項(xiàng)目應(yīng)與甲方、監(jiān)理、施工方進(jìn)行檔案交底，明確各方檔案管理職責(zé)，檔案標(biāo)準(zhǔn)及歸檔范圍、移交套數(shù)、組卷方式等相關(guān)事宜。項(xiàng)目部用準(zhǔn)備足夠空間放置資料，且能保障資料安全。資料員應(yīng)收集、學(xué)習(xí)各方標(biāo)準(zhǔn)并向下宣貫，建立項(xiàng)目檔案制度。

資料檢查是及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題的重要手段。施工過(guò)程中，工程總承包單位組應(yīng)組織資料員、專業(yè)工程師、技術(shù)負(fù)責(zé)人定期聯(lián)合對(duì)施工/分包單位進(jìn)行資料檢查，對(duì)檢查發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)記錄并以書面形式向分包單位反饋。此外，還應(yīng)跟蹤分包單位整改、驗(yàn)證整改結(jié)果，閉合問(wèn)題。

在竣工階段，總承包單位資料員應(yīng)收集資料，并對(duì)收集的資料完整性、齊全性檢查，待合格后對(duì)其整理歸檔。資料員應(yīng)配合甲方檔案工作的開展，督促各家盡快完成檔案整理工作，移交甲方，在完成檔案移交工作時(shí)，應(yīng)留存交接記錄及移交的案卷目錄和卷內(nèi)目錄。

從上述論證看，工程總承包項(xiàng)目檔案由多方形成，種類繁多，還受項(xiàng)目自身情況影響，這對(duì)檔案工作帶來(lái)一定難度，但對(duì)項(xiàng)目全生命周期管理，可以保障歸檔資料的完整、齊全、規(guī)范。工程總承包項(xiàng)目檔案工作的完成不是單靠某一方努力就可實(shí)現(xiàn)，而是要在檔案部門、項(xiàng)目部及其他部門相互配合，共同努力下才能完成。