統(tǒng)一采購(gòu)試劑材料與化學(xué)安全管理的探索與實(shí)踐

馬文川, 沈子靖, 李冰洋, 王 臻, 劉 偉, 王 哲, 艾德生, 黃開(kāi)勝

(1. 清華大學(xué) 實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備處, 北京 100084； 2. 清華大學(xué) 信息技術(shù)中心, 北京 100084；3. 天津市晟科思科技發(fā)展有限公司, 天津 300192)

在高等學(xué)校實(shí)驗(yàn)室化學(xué)安全管理中,試劑材料(包含危險(xiǎn)化學(xué)品)是最重要的物質(zhì)因素。嚴(yán)格按照試劑材料的物理、化學(xué)或生物性質(zhì),做好試劑材料的采購(gòu)、存儲(chǔ)、使用、處置等全流程管理,是實(shí)現(xiàn)和保證實(shí)驗(yàn)室安全的有效措施[1]。

清華大學(xué)有十幾個(gè)院系、研究單位需要用到危化品。學(xué)校在近年來(lái)投入了大量人力、財(cái)力用于加強(qiáng)校內(nèi)?；返墓芾?。但危化品在購(gòu)買、儲(chǔ)存及危廢處理方面仍存在著安全隱患,如師生可能會(huì)購(gòu)買和使用缺少“一書一簽”(即安全說(shuō)明書和安全標(biāo)簽)的危險(xiǎn)化學(xué)品、易制毒和易制爆化學(xué)品；全校使用管控類化學(xué)品的種類、數(shù)量和使用人員沒(méi)有明確統(tǒng)計(jì),危廢種類、分布不明晰等。為妥善解決這些安全隱患,需要依靠信息化手段,實(shí)時(shí)掌握風(fēng)險(xiǎn)預(yù)警,并實(shí)現(xiàn)風(fēng)險(xiǎn)管控。

試劑材料管理的信息化工作是隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展逐步得以實(shí)現(xiàn)的。實(shí)驗(yàn)室信息管理系統(tǒng)概念1965年在國(guó)外首先提出,于1985年得以實(shí)用化,并于1999年得益于網(wǎng)絡(luò)技術(shù)而迅速發(fā)展[2]。國(guó)內(nèi)較早實(shí)施試劑材料統(tǒng)一管理的是軍事醫(yī)學(xué)科學(xué)院[3-4],全國(guó)目前已有很多高校、科研單位開(kāi)始重視開(kāi)發(fā)試劑管理系統(tǒng)[5-6]。在對(duì)國(guó)內(nèi)主流的實(shí)驗(yàn)室管理軟件及其應(yīng)用情況進(jìn)行調(diào)研后,我校實(shí)驗(yàn)室與設(shè)備處聯(lián)合學(xué)校信息中心、天津Thinks公司等單位,開(kāi)發(fā)了符合學(xué)校工作需要的“試劑材料信息管理系統(tǒng)”(以下簡(jiǎn)稱“試劑系統(tǒng)”)。該系統(tǒng)于2017年6月在部分院系試點(diǎn),并已于2017年11月在全校范圍推廣使用,為學(xué)校的實(shí)驗(yàn)室安全管理工作提供重要參考依據(jù)。

1 試劑系統(tǒng)整體架構(gòu)

試劑系統(tǒng)整體架構(gòu)屬于標(biāo)準(zhǔn)B/S結(jié)構(gòu)軟件,開(kāi)發(fā)過(guò)程中采用前后臺(tái)完全分離的方式進(jìn)行設(shè)計(jì),前臺(tái)基于MVC開(kāi)發(fā)框架進(jìn)行開(kāi)發(fā),將緩存、消息隊(duì)列技術(shù)引入系統(tǒng),將模型(model)、視圖(view)、控制器(controller)各層進(jìn)行嚴(yán)格規(guī)范設(shè)計(jì),使得該系統(tǒng)更加安全、性能更優(yōu)化、更易于維護(hù)和修改。系統(tǒng)后臺(tái)使用學(xué)校數(shù)據(jù)中心Oracle數(shù)據(jù)集群,前后臺(tái)數(shù)據(jù)交互通過(guò)REST接口實(shí)現(xiàn)相互調(diào)用,系統(tǒng)整體設(shè)計(jì)架構(gòu)圖如圖1所示。

圖1 試劑系統(tǒng)整體設(shè)計(jì)架構(gòu)圖

2 試劑系統(tǒng)功能

各高校的試劑信息化管理系統(tǒng)的功能較為相近,主要包括試劑的申購(gòu)、審批、臺(tái)賬管理及危廢處理等。結(jié)合我校實(shí)際,試劑系統(tǒng)的設(shè)計(jì)在建立課題組、設(shè)置審批流程、自動(dòng)審核、非注冊(cè)供貨商采購(gòu)、大額采購(gòu)審批等方面進(jìn)行了新的嘗試。

2.1 審批流程設(shè)置

根據(jù)我校的實(shí)驗(yàn)室、院系以及學(xué)校三個(gè)層面的安全管理體系(見(jiàn)圖2)試劑材料信息系統(tǒng)的框架及審批流程設(shè)置如圖3所示。試劑系統(tǒng)中課題組是最基本的采購(gòu)單位,所有學(xué)生須編入課題組才能進(jìn)行采購(gòu),每個(gè)課題組須設(shè)立試劑管理員,課題組內(nèi)師生的采購(gòu)訂單由試劑管理員審批后才能到達(dá)廠商或者進(jìn)入下一個(gè)審批環(huán)節(jié)。

圖2 實(shí)驗(yàn)室三級(jí)安全管理體系

對(duì)于非管制類試劑訂單,試劑管理員審批后,訂單直接達(dá)到廠商端,廠商確認(rèn)發(fā)貨后,即可以等待收貨。處理非管制類試劑訂單,可根據(jù)管制類型靈活設(shè)置各級(jí)審批環(huán)節(jié),即學(xué)院管理員、保衛(wèi)處管理員和實(shí)驗(yàn)室處管理員等角色的審批權(quán)限可以根據(jù)需要設(shè)置。對(duì)于非管制類試劑,為提高審批效率,試劑管理員可以根據(jù)訂單總價(jià)、采購(gòu)數(shù)量或產(chǎn)品單價(jià)等設(shè)置自動(dòng)審批,低于設(shè)置條件的訂單,無(wú)須手動(dòng)審核就可以直接到達(dá)廠商端。

根據(jù)學(xué)校的安全管理體系,由院系管理員設(shè)置研究所或研究中心等二級(jí)單位及其管理員,再由二級(jí)單位管理員創(chuàng)建課題組、添加課題組內(nèi)人員信息、授權(quán)教師或?qū)W生為課題組的試劑管理員。同一學(xué)院兩個(gè)或多個(gè)課題組之間可以進(jìn)行互相授權(quán),試劑、材料臺(tái)賬可實(shí)現(xiàn)互查、聯(lián)合共用模式,實(shí)現(xiàn)經(jīng)費(fèi)節(jié)約,資源共享。

2.2 非注冊(cè)供貨商采購(gòu)

試劑系統(tǒng)的注冊(cè)供貨商均由院系師生推薦,并通過(guò)學(xué)校組織的資格審查后才能上線,而且管制類試劑材料的供應(yīng)商還需報(bào)保衛(wèi)部門備案。考慮到師生也會(huì)從非注冊(cè)供貨商處采購(gòu),系統(tǒng)設(shè)計(jì)了非注冊(cè)供貨商采購(gòu)模塊。從非注冊(cè)供貨商處購(gòu)買試劑,需提供試劑的產(chǎn)品信息、公司的相關(guān)資質(zhì)及購(gòu)買理由。增加了非注冊(cè)供貨商模塊后,使全校的試劑材料采購(gòu)實(shí)現(xiàn)了全面管理。通過(guò)這些措施,從采購(gòu)源頭加強(qiáng)了對(duì)危險(xiǎn)化學(xué)品的安全管理。

圖3 試劑材料信息系統(tǒng)框架圖

2.3 大額采購(gòu)審批

根據(jù)訂單金額及學(xué)校財(cái)務(wù)政策,設(shè)置各級(jí)審批授權(quán),從而實(shí)現(xiàn)試劑大額采購(gòu)審批在系統(tǒng)中即可進(jìn)行,簡(jiǎn)化了審批工作。

2.4 系統(tǒng)功能拓展

為保證學(xué)?；瘜W(xué)安全管理工作的高效穩(wěn)定,我們近期將對(duì)試劑系統(tǒng)的功能進(jìn)行拓展,具體包括：實(shí)驗(yàn)室安全評(píng)價(jià)及危險(xiǎn)預(yù)警、?；废牡淖詣?dòng)核減及二維碼標(biāo)簽、試劑材料在校內(nèi)的調(diào)劑、危廢的報(bào)滿轉(zhuǎn)運(yùn)、廠商競(jìng)價(jià)、國(guó)內(nèi)試劑統(tǒng)一采購(gòu)等,進(jìn)一步提高試劑系統(tǒng)在學(xué)校安全管理中的作用。

3 試劑系統(tǒng)與安全管理制度建設(shè)

在落實(shí)統(tǒng)一采購(gòu)試劑材料的過(guò)程中,清華大學(xué)于2017年發(fā)布了“清華大學(xué)實(shí)驗(yàn)室安全管理規(guī)定”“清華大學(xué)實(shí)驗(yàn)室化學(xué)安全管理辦法”和“清華大學(xué)實(shí)驗(yàn)室生物安全管理辦法”；當(dāng)年還制定發(fā)布了“清華大學(xué)實(shí)驗(yàn)室危險(xiǎn)化學(xué)廢物處置實(shí)施細(xì)則”“清華大學(xué)氣瓶安全管理組工作細(xì)則”“清華大學(xué)氣體供應(yīng)商管理細(xì)則”,以及“李兆基大樓氣瓶管理實(shí)施細(xì)則”等實(shí)施細(xì)則[7]。為落實(shí)以上要求,“清華大學(xué)試劑材料采購(gòu)實(shí)施細(xì)則”“試劑系統(tǒng)優(yōu)化更新工作流程”“注冊(cè)供應(yīng)商承諾書”“試劑系統(tǒng)使用手冊(cè)”等也在醞釀起草或修訂過(guò)程中,使安全管理制度建設(shè)與全新的試劑材料采購(gòu)模式同步發(fā)展。

4 試劑系統(tǒng)與實(shí)驗(yàn)室安全管理

?；返陌踩芾硎窃噭┎牧闲畔⒐芾硐到y(tǒng)建設(shè)和運(yùn)行的主要目標(biāo)。2015年8月12日[8]天津港發(fā)生的特大火災(zāi)爆炸事故,直接原因是硝化棉自燃導(dǎo)致硝酸銨等的爆炸,間接原因是缺乏統(tǒng)一的危險(xiǎn)化學(xué)品信息管理平臺(tái),沒(méi)有做到互聯(lián)互通,信息不能共享,不能實(shí)時(shí)掌握危險(xiǎn)化學(xué)品的去向和情況,難以實(shí)現(xiàn)對(duì)危險(xiǎn)化學(xué)品全時(shí)段、全流程、全覆蓋的安全監(jiān)管。清華大學(xué)試劑系統(tǒng)的建成和運(yùn)行,使得學(xué)校、院系、實(shí)驗(yàn)室以及課題組可以十分方便地掌握各自范圍內(nèi)的試劑材料信息,這些信息包括：使用人、使用地點(diǎn)、購(gòu)買量，以及消耗量、現(xiàn)存量等。掌握了這些信息,無(wú)論對(duì)外部監(jiān)管和內(nèi)部精細(xì)化管理,都帶來(lái)了極大的便利。

表1統(tǒng)計(jì)了自2017年6月試劑材料系統(tǒng)試運(yùn)行以來(lái)至2018年7月的采購(gòu)情況。由表1可以看出,在此期間通過(guò)試劑系統(tǒng)采購(gòu)的總金額為7 934.76萬(wàn)元,其中試劑采購(gòu)金額累計(jì)達(dá)到7 832.33萬(wàn)元。氣體、生物試劑和耗材的線上采購(gòu)因晚于化學(xué)試劑,因此銷售金額較小,以后各項(xiàng)目銷售情況還會(huì)有較大變化。系統(tǒng)還能統(tǒng)計(jì)各院系、教師、樓宇、房間試劑購(gòu)買情況以及各廠商的產(chǎn)品銷售情況。

表1 試劑材料系統(tǒng)采購(gòu)統(tǒng)計(jì)(2017年6月—2018年7月)

5 系統(tǒng)功效與完善討論

5.1 軟件開(kāi)發(fā)模式

軟件開(kāi)發(fā)模式一般有三種：外購(gòu)成熟系統(tǒng)、自行開(kāi)發(fā)、合作開(kāi)發(fā)。(1)外購(gòu)。如果具體業(yè)務(wù)不復(fù)雜,同時(shí)市場(chǎng)上有成熟信息化系統(tǒng),直接采購(gòu)軟件系統(tǒng)是一個(gè)快捷的辦法,甚至管理業(yè)務(wù)外包也是可以考慮的方式；(2)自行開(kāi)發(fā)。沒(méi)有現(xiàn)成的符合需求的軟件系統(tǒng),同時(shí)具備較強(qiáng)的軟件開(kāi)發(fā)能力,具體業(yè)務(wù)管理人員的信息化思路及業(yè)務(wù)流程清晰,自行開(kāi)發(fā)是一個(gè)上好的選擇；(3)合作開(kāi)發(fā)。鑒于多數(shù)高校都有信息化工作機(jī)構(gòu),各個(gè)單位內(nèi)部的管理流程和管理要求各不相同,很難有某一管理軟件能夠適用于所有情況,因此合作開(kāi)發(fā)是一個(gè)兼具專業(yè)性和單位特殊性的管理軟件開(kāi)發(fā)模式。

在市場(chǎng)調(diào)研階段,我們分別與7家在試劑管理軟件行業(yè)較為活躍的公司進(jìn)行了深入討論,并邀請(qǐng)校內(nèi)外專家評(píng)審方案,最終選擇天津市晟科思科技發(fā)展有限公司作為合作開(kāi)發(fā)方,與學(xué)校信息技術(shù)中心共同開(kāi)發(fā)了試劑材料信息管理系統(tǒng)。

5.2 師生使用體驗(yàn)

建立試劑系統(tǒng)并通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)統(tǒng)一采購(gòu)試劑材料,無(wú)疑是安全管理工作的一大進(jìn)步,改變了以前分散、沒(méi)有過(guò)程監(jiān)管的采購(gòu)模式。我們非常重視用戶的使用體驗(yàn),盡量把大家的需求通過(guò)系統(tǒng)的優(yōu)化來(lái)實(shí)現(xiàn)。通過(guò)不斷的系統(tǒng)優(yōu)化及師生對(duì)精細(xì)化管理模式的逐漸適應(yīng),試劑系統(tǒng)將日臻完善,針對(duì)學(xué)校師生科研工作的服務(wù)水平將逐步提高。

5.3 供應(yīng)商的溝通與服務(wù)

在試劑系統(tǒng)中不但要對(duì)師生做好服務(wù),也要對(duì)供應(yīng)商做好服務(wù)。為供貨商方面指明推薦方式和渠道、提供數(shù)據(jù)審核及維護(hù)便利等。對(duì)有自建信息化管理系統(tǒng)的大供應(yīng)商,積極落實(shí)系統(tǒng)之間的互聯(lián)互通；對(duì)小規(guī)模供應(yīng)商,認(rèn)真聽(tīng)取他們的建議,積極為他們籌備開(kāi)發(fā)實(shí)用的小型管理系統(tǒng)，并建立網(wǎng)絡(luò)商城。

6 結(jié)語(yǔ)

應(yīng)用信息化技術(shù)從危險(xiǎn)化學(xué)品、化學(xué)實(shí)驗(yàn)操作人員兩方面加強(qiáng)化學(xué)安全管理,做到精細(xì)化、規(guī)范化、專業(yè)化。從統(tǒng)一采購(gòu)試劑材料的源頭做起,逐步做到全流程管理,提高化學(xué)安全管理水平,保證學(xué)校實(shí)驗(yàn)室安全[9-10],為學(xué)校高水平教學(xué)科研提供堅(jiān)實(shí)的支撐。