信息化背景下茶葉檔案的收集、管理和利用

段佳音

（安徽工業(yè)大學(xué)綜合檔案室，安徽馬鞍山 243002）

前言

在當(dāng)今信息化飛速發(fā)展的時(shí)代，檔案信息資源的管理已成為各行各業(yè)發(fā)展的重要內(nèi)容。如何管理并利用好檔案信息資源是在商海中決勝的關(guān)鍵所在。茶葉作為我國(guó)有著悠久歷史傳統(tǒng)的特色產(chǎn)業(yè)，其自古以來(lái)所產(chǎn)生的檔案信息是十分可觀的，那么，如何在信息化背景下收集、管理并利用好茶葉檔案信息資源為產(chǎn)業(yè)發(fā)展壯大服務(wù)是現(xiàn)今茶業(yè)發(fā)展的一個(gè)重要方向。

1 茶葉檔案的收集

1.1 茶葉檔案的收集范圍

茶葉檔案所包含的內(nèi)容十分廣泛，廣義地說(shuō)與茶葉相關(guān)的信息都可歸入茶葉檔案的范疇。但在實(shí)際工作中，還是要根據(jù)各產(chǎn)業(yè)的具體情況來(lái)決定。一般來(lái)說(shuō)，茶葉檔案就內(nèi)容上來(lái)看主要包括生產(chǎn)檔案、市場(chǎng)檔案、歷史文化檔案等幾大塊。生產(chǎn)檔案是指茶葉生產(chǎn)過(guò)程中的種植、加工、工藝、技術(shù)、設(shè)備等方面的檔案。市場(chǎng)檔案是指茶業(yè)銷(xiāo)售和售后、市場(chǎng)規(guī)劃及反饋等相關(guān)的檔案，歷史文化則是指茶葉的歷史傳承等方面的史料、現(xiàn)階段茶文化相關(guān)活動(dòng)甚至企業(yè)文化等方面的檔案。除上述檔案類別之外，還應(yīng)該包括一些企業(yè)個(gè)性化、特色化的檔案。就載體而言茶葉檔案包括紙質(zhì)檔案、聲像檔案、電子檔案、實(shí)物檔案等[1]。從載體方面來(lái)說(shuō)紙質(zhì)檔案是傳統(tǒng)的檔案載體形式，具有耐時(shí)久的特點(diǎn)，但在信息化的時(shí)代具有不便傳遞，占據(jù)空間大的缺點(diǎn)。所以，紙質(zhì)檔案應(yīng)與電子檔案同步歸檔。而聲像和實(shí)物檔案具有非常強(qiáng)烈地直觀性，但收集和保管的難度都較大，因此應(yīng)該特別地注意收集。

1.2 茶葉檔案的收集方式

堅(jiān)持傳統(tǒng)的收集方式不放松。傳統(tǒng)的檔案收集方式自有其優(yōu)點(diǎn)，并且因長(zhǎng)期采用比較成熟而系統(tǒng)，特別是對(duì)于紙質(zhì)文書(shū)類檔案?jìng)鹘y(tǒng)的人工移交安全而方便，應(yīng)堅(jiān)持不放松。

結(jié)合信息化、現(xiàn)代化等創(chuàng)新收集方式。傳統(tǒng)的收集方式有其局限性，比如所收集的范圍較窄，偏向于靜態(tài)內(nèi)容的收集，時(shí)間滯后，攜帶不方便等。因此需要給合信息化、現(xiàn)代化等手段創(chuàng)新收集方式。例如，利用收集電子文件的方便攜帶、傳輸和容量小的特點(diǎn)，補(bǔ)充收集一些紙質(zhì)檔案所反映不了的內(nèi)容。再利用Web2.0技術(shù)構(gòu)建互動(dòng)性的網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)，例如微博、微信等獲取即時(shí)的信息和反饋。

多項(xiàng)舉措聯(lián)合，收集個(gè)性化、特色化、過(guò)程化的茶葉檔案信息。將茶葉個(gè)體行業(yè)內(nèi)的一些個(gè)性化的、特色化的甚至是反映發(fā)展變化過(guò)程的一些特殊檔案結(jié)合多項(xiàng)收集方式將其收集起來(lái)，將會(huì)是個(gè)體獨(dú)一無(wú)二的檔案資源。

2 茶葉檔案的管理

信息化的時(shí)代使存儲(chǔ)變得容易，海量存儲(chǔ)成為可能，同時(shí)信息量的巨大也帶來(lái)了檢索困難的弊端。因此，科學(xué)的管理檔案資源成為重中之重。

2.1 管理者

檔案的收集和管理乃至利用都是依靠管理者，管理者業(yè)務(wù)水平的高低直接影響著檔案管理的水平。茶葉檔案的專門(mén)性要求了茶葉檔案的管理者具有“雙專業(yè)”的特性，既要有著專業(yè)的檔案管理能力，又要有著茶葉行業(yè)內(nèi)部的專業(yè)知識(shí)，才能管理好茶葉檔案。同時(shí)，在信息化時(shí)代，計(jì)算機(jī)技術(shù)是備不可少的，因此，要加強(qiáng)管理者的能力應(yīng)組建一支檔案管理隊(duì)伍，各有所長(zhǎng)，各司其職，互相配合。同時(shí)，應(yīng)該加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，不斷充電，促進(jìn)其業(yè)務(wù)能力的不斷提升。

2.2 管理方式

茶葉檔案的管理方式亦采用傳統(tǒng)與現(xiàn)代化相結(jié)合的管理方式。在科學(xué)分類，嚴(yán)謹(jǐn)編號(hào)等基礎(chǔ)工作的前提下使用專業(yè)的茶葉檔案管理軟件。將已有的檔案實(shí)現(xiàn)數(shù)字化并導(dǎo)入檔案管理軟件中，可以設(shè)置不同的權(quán)限級(jí)別，使檢索查閱能夠異時(shí)異地，打破時(shí)空限制，提高用戶使用茶葉檔案的效率。甚至可以在行業(yè)內(nèi)實(shí)現(xiàn)檔案資源融合甚至行業(yè)內(nèi)建立資源共享平臺(tái)，互通有無(wú)，互助發(fā)展等。

3 茶葉檔案的利用

茶葉檔案的收集和管理的最終目的是茶葉檔案的利用，只有利用才能發(fā)揮出檔案的價(jià)值，從而更好地促進(jìn)茶葉產(chǎn)業(yè)的發(fā)展。茶葉檔案的用途十分廣泛，開(kāi)發(fā)利用得當(dāng)，茶葉檔案不僅可以為茶葉的種植、生產(chǎn)、銷(xiāo)售提供參考資料，更能夠成為分析茶葉市場(chǎng)需求、提高產(chǎn)品內(nèi)涵、打造品牌文化、進(jìn)行產(chǎn)品宣傳的有力武器。

3.1 分析茶葉大數(shù)據(jù)，預(yù)測(cè)市場(chǎng)走向

如今“大數(shù)據(jù)”影響著各行各業(yè)的發(fā)展，茶葉行業(yè)不可避免地受到影響，在未來(lái)的競(jìng)爭(zhēng)中，占有數(shù)據(jù)就是占有資源[2]。而大量的茶葉檔案則提供了大量的數(shù)據(jù)資源，將這些數(shù)據(jù)資源運(yùn)用大數(shù)據(jù)技術(shù)進(jìn)行分析，根據(jù)實(shí)時(shí)反饋?zhàn)鞒霾呗哉{(diào)整和預(yù)測(cè)，會(huì)使生產(chǎn)和銷(xiāo)售具有更強(qiáng)的目的性。以往是生產(chǎn)什么茶葉產(chǎn)品提供什么產(chǎn)品，而恰當(dāng)?shù)乩貌枞~檔案進(jìn)行分析預(yù)測(cè)后就可以根據(jù)用戶需要什么茶葉產(chǎn)品而提供什么產(chǎn)品，真正地變供給導(dǎo)向?yàn)樾枨髮?dǎo)向。

3.2 深度挖掘檔案資源進(jìn)行編研

編研是對(duì)檔案資源的一種深層次利用。充分挖掘茶葉檔案的內(nèi)在價(jià)值和內(nèi)在聯(lián)系，分類別，分專題地進(jìn)行編研是體現(xiàn)茶葉檔案價(jià)值的好方法。例如可以挖掘歷史檔案，講述歷史典故。歷史檔案本身就對(duì)茶文化的形成有著重要的作用[3]。將某類茶葉的古代種植、制作、飲用以及一些典故編撰成冊(cè)，就賦于了茶葉一定的文化內(nèi)涵。利用好這些檔案資源不但豐富了產(chǎn)品的內(nèi)涵，提高了市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)力，同時(shí)也是對(duì)產(chǎn)品的一種宣傳[4]。也可以介紹某幾種茶葉的成份，功效作科普類編研，也可以收集茶園、飲茶場(chǎng)所的優(yōu)雅風(fēng)光照片等作文化體驗(yàn)類編研，也可以收集一些文化名人的飲茶心得，或者是茶葉界的知名人氏的軼事作名人文化類編研等等。

3.3 創(chuàng)建茶葉博物館、企業(yè)文化園等

更高層次地利用茶葉檔案資源則可以建立茶葉博物館，企業(yè)文化園等。將茶葉的歷史檔案，諸如從古至今的種植、采摘、加工制作、飲用等一系列流程，再配以古書(shū)記載等詳細(xì)的檔案史料。再與茶葉成品展示，飲用體驗(yàn)感受、茶文化展覽、茶葉相關(guān)食品制作等相結(jié)合。既發(fā)揮了茶葉檔案的價(jià)值，又彰顯了茶文化的魅力，同時(shí)還創(chuàng)造了很多商業(yè)機(jī)會(huì)，促進(jìn)了茶葉產(chǎn)業(yè)的發(fā)展。

3.4 利用現(xiàn)代化技術(shù)舉辦網(wǎng)絡(luò)展覽

在信息化時(shí)代，很多產(chǎn)品都是線上線下同時(shí)進(jìn)行。茶葉行業(yè)也應(yīng)充分利用信息化的便利，不但要開(kāi)辟線上銷(xiāo)售的新陣地，同時(shí)也可以把茶葉檔案資源搬到網(wǎng)絡(luò)上。例如開(kāi)設(shè)網(wǎng)絡(luò)茶葉博物館，茶葉科技館等。將實(shí)際場(chǎng)地的展品全部數(shù)字化掃描或拍照，在網(wǎng)絡(luò)上分版塊展出。相對(duì)實(shí)體展覽館而言，網(wǎng)絡(luò)展覽打破了時(shí)間空間的限制，節(jié)約了成本又?jǐn)U大了受眾。是一種經(jīng)濟(jì)而有效的宣傳方式。

4 結(jié)語(yǔ)

茶葉檔案的收集、管理和利用是一個(gè)系統(tǒng)的整體，起到了留史、借鑒、資治的作用。充分利用好茶葉檔案這一資源，可為茶葉行業(yè)的發(fā)展添磚加瓦。