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    堅持依法依規(guī)治企全面提升管理能力

    2018-12-24 08:42:32葉勝輝
    關(guān)鍵詞:合同管理必要性問題

    葉勝輝

    中圖分類號:F272 文獻標(biāo)識:A 文章編號:1674-1145(2018)9-205-02

    摘要 合同管理是依法治企的重要組成部分,有效的合同管理可以減少和防止財產(chǎn)損失和經(jīng)濟糾紛,有利于企業(yè)持續(xù)、健康發(fā)展。加強合同管理是維護企業(yè)合法權(quán)益的最基本要求。

    關(guān)鍵詞 企業(yè) 合同管理 必要性 問題 對策和途徑

    一、加強合同管理的必要性

    (一)合同管理是市場經(jīng)濟下企業(yè)生存發(fā)展的需要

    市場經(jīng)濟是競爭的經(jīng)濟、信譽的經(jīng)濟,市場主客體是構(gòu)成整個市場的基本要素,合同則是確保市場主客體權(quán)益、維系主客體關(guān)系的基礎(chǔ)和紐帶,而《合同法》對合同起著規(guī)范和保護的作用。

    (二)合同管理是確保企業(yè)利益的需要

    在市場經(jīng)濟條件下,市場主客體的關(guān)系就是合同關(guān)系,而且在企業(yè)內(nèi)部,合同管理也發(fā)揮著重要的作用。在市場經(jīng)濟條件下,主客體雙方的權(quán)利和義務(wù)必須通過合同來明確,合同也是界定市場主客體利益的準(zhǔn)則和依據(jù)。市場經(jīng)濟是法制的經(jīng)濟,所以合同所界定的利益受法律保護,違規(guī)的行為必將受到法律的制裁,它不以任何人的意志為轉(zhuǎn)移。因此,不論是技術(shù)合同、購銷合同、建設(shè)工程合同還是勞動合同等,合同的制定、對雙方的監(jiān)督、自身的合同履行都是在保證企業(yè)的利益。

    (三)合同管理是企業(yè)發(fā)展市場的客觀需要

    市場經(jīng)濟與計劃經(jīng)濟是兩個根本不同的經(jīng)濟體制,它的本質(zhì)特征是競爭。市場競爭是經(jīng)濟發(fā)展的動力,也是市場經(jīng)濟的靈魂,自由而有序的競爭,這是市場成熟的表現(xiàn)。市場經(jīng)濟具有四大特點:一是市場經(jīng)營主客體的自由性;二是無中央和地方之分,無部門之別的統(tǒng)一性;三是所有市場經(jīng)營主體可以平等進入的公平性;四是相互促進、相互制約的競爭性。這些特點,是市場經(jīng)濟存在和發(fā)展的基礎(chǔ)。合同則作為統(tǒng)一、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)氖袌鲆?guī)則,確保了這些特點的存在,從而促進市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展。如果視合同為兒戲,對合同的管理持粗放的態(tài)度,破壞市場的自由性、統(tǒng)一性、競爭性和公平性,影響市場的規(guī)范運作,損害市場主客體的合作關(guān)系,最終必將遭到市場的淘汰。

    二、我國現(xiàn)代企業(yè)合同管理中存在的主要問題

    (一)企業(yè)法制觀念單薄,合同法律意識差

    許多企業(yè)的法定代表人或負(fù)責(zé)人不熟悉合同法的一般規(guī)定,基本上沒有把合同管理納入經(jīng)營的管理之中,造成企業(yè)在經(jīng)濟來往中產(chǎn)生大量合同糾紛,使企業(yè)陷入泥潭并耗費大量的人力物力。主要表現(xiàn)在以下方面:1.企業(yè)的法定代表人或者負(fù)責(zé)人在與關(guān)系單位或者個人發(fā)生經(jīng)濟來往時,只是將簽訂合同當(dāng)作一種形式。比如在企業(yè)采購、工程建設(shè)及維修等項目的實際操作過程中往往先實施,在需要付款時后補合同。2.對合同管理人員要求不嚴(yán),培訓(xùn)力度不夠,造成合同管理人員觀念不強,合同管理知識缺乏,一是不審查或者不詳細(xì)審查對方經(jīng)辦人的身份和代理人權(quán)限;二是簽訂合同時不審查或者不詳細(xì)審查對方資格,即是否依法成立、有自己的名稱、有組織機構(gòu)和場所、有必要的注冊資金,能否獨立承擔(dān)民事責(zé)任以及是否在經(jīng)營范圍以內(nèi)等。3.企業(yè)的公章、介紹信和空白合同等重要的法律文書被人借用、盜用,如果在合同履行過程中發(fā)生法律糾紛,企業(yè)就會被卷入糾紛之中或者成為責(zé)任的承擔(dān)者。4.許多企業(yè)沒有明確的授權(quán)制度,或?qū)I(yè)務(wù)人員的授權(quán)不明,造成超越權(quán)限對外簽訂合同等行為引發(fā)的糾紛。

    (二)不簽書面合同現(xiàn)象比較突出

    據(jù)調(diào)查,70%的商業(yè)企業(yè)簽訂合同金額不足經(jīng)濟往來的總額的40%,部分企業(yè)在購銷過程中僅憑對方的電報、電話、發(fā)貨通知單就進行交易,給合同履行帶來隱患。盲目輕信“口頭承諾”,不簽訂合同,造成一旦一方失信,便糾纏不清,致使當(dāng)事人事后需要花費多倍的精力來彌補和處理因此造成的糾紛。

    (三)合同簽訂行為不規(guī)范,合同管理的科學(xué)化水平有待提高

    目前大部分企業(yè)的合同管理工作以手工操作為主,不使用成文的格式合同文書現(xiàn)象突出。許多企業(yè)在經(jīng)濟往來中,也注意簽訂相關(guān)合同,但卻不使用成文的格式合同文書,只是簡單地用電腦打上幾句話作為約定就算簽訂合同,這樣的結(jié)果往往造成合同條款不完善,責(zé)權(quán)利表示不正確,意思表達(dá)模糊,極易陷入欺詐圈套,引發(fā)合同糾紛。如果使用在大量的實踐經(jīng)驗基礎(chǔ)上起草的合同文書格式,對雙方的權(quán)利義務(wù)約定就會比較平衡和均勻,在處理雙方的經(jīng)濟往來時就能夠有效避免許多不必要的損失。

    (四)合同簽訂、履行監(jiān)控制度不完善,導(dǎo)致合同履行不理想

    一些企業(yè)為確保合同能夠得到有效執(zhí)行,維護企業(yè)在經(jīng)濟往來中的合法權(quán)益,也建立了相應(yīng)的合同管理機構(gòu)和合同管理制度。但由于和各職能部門協(xié)調(diào)或深入監(jiān)控的力度不夠,致使合同履行中因為不到位的管理,而使好的制度不能夠取得好的結(jié)果,就更談不上形成完善的合同管理體系,也就無法保證良好的合同履約率。

    三、解決問題的對策和途徑

    面對紛繁復(fù)雜的市場經(jīng)濟,如何才能更好地防范和化解合同管理方面的風(fēng)險?筆者根據(jù)多年企業(yè)工作的實際經(jīng)驗,探索出了以下行之有效的對策和途徑。

    1.企業(yè)法定代表人或者負(fù)責(zé)人是企業(yè)的掌舵人,在企業(yè)經(jīng)營管理過程中應(yīng)加強法律知識學(xué)習(xí),強化法律意識,提高風(fēng)險防范意識,加強合同規(guī)范管理,善于用法律手段維護企業(yè)的合法權(quán)益。

    2.設(shè)定現(xiàn)代企業(yè)的合同管理機構(gòu)和管理模式。合同管理采取由企業(yè)法律顧問部門統(tǒng)一歸口管理,各業(yè)務(wù)部門(主要有購銷、基建、技改等)、各單位(主要有各個分公司、駐外機構(gòu))分口管理的模式。企業(yè)法律顧問部門作為企業(yè)合同統(tǒng)一管理的部門,對企業(yè)合同的簽訂和履行負(fù)有監(jiān)督、檢查后指導(dǎo)的職責(zé)。

    3.建立健全的規(guī)章制度。要使合同管理規(guī)范化、科學(xué)化、法律化,首先要從完善制度人手,制定切實可行的合同管理制度,使管理工作有章可循。合同管理的主要內(nèi)容應(yīng)包括:合同的主管部分,對方資信調(diào)查、審批、會簽、簽訂、登記,法人授權(quán)委托方法,合同示范文本管理,合同履行與糾紛處理,合同管理人員培訓(xùn)等。企業(yè)通過建立合同管理制度,做到管理層次清楚、職權(quán)分明、程序規(guī)范,從而使合同的簽訂、履行、糾紛處理等處于有效的控制狀態(tài)。

    4.加強合同管理人員的培訓(xùn)教育。合同管理人員業(yè)務(wù)素質(zhì)的高低,直接影響著企業(yè)的管理質(zhì)量,因此企業(yè)必須對合同管理人員從嚴(yán)要求,堅持持證上崗和年檢考核制度,并定期開展業(yè)務(wù)培訓(xùn),提升管理能力。

    5.違約糾紛及時處理。合同關(guān)系是一種法律關(guān)系,違約行為是一種違法行為,要承擔(dān)支付違約金、賠償損失或強行履行等法律后果。因此,要對合同管理做到全過程、全方位、科學(xué)的管理。法律顧問部門在審查或起草合同時,選擇合適的違約條款和糾紛條款顯得十分重要,不能有絲毫馬虎。一旦有違約行為的發(fā)生,法律顧問部門要區(qū)分情況,及時采取協(xié)商、仲裁或訴訟等方式,積極維護企業(yè)的合法權(quán)益,最大限度地減少企業(yè)經(jīng)濟損失。

    6.利用好計算機和網(wǎng)絡(luò)資源。目前計算機和網(wǎng)絡(luò)已經(jīng)在企業(yè)中普及,企業(yè)在合同管理過程中可引入計算機和網(wǎng)絡(luò),實行合同信息網(wǎng)絡(luò)化管理。即:將合同在網(wǎng)上運行,實現(xiàn)合同的網(wǎng)上申報、網(wǎng)上審批、網(wǎng)上數(shù)據(jù)統(tǒng)計、網(wǎng)上監(jiān)控、網(wǎng)上報表生成、網(wǎng)上合同履行監(jiān)控、網(wǎng)上結(jié)算等信息化管理,并對合同的授權(quán)簽約、審查審批、履行、結(jié)算等設(shè)置統(tǒng)一流程、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫、統(tǒng)一格式和標(biāo)準(zhǔn),從而可以實現(xiàn)合同的無紙化管理,大大減輕手工操作的難度和工作量,大大提高企業(yè)合同管理的科學(xué)化、規(guī)范化水平。

    大唐韓城第二發(fā)電有限責(zé)任公司作為總投資92億元、擁有4臺600兆瓦發(fā)電機組的特大型火力發(fā)電企業(yè),每年簽訂的各種合同達(dá)500多份,涉及合同資金總額數(shù)億元,但經(jīng)過多年的努力,韓二公司的合同管理越來越規(guī)范,連續(xù)20年未發(fā)生因合同簽訂不當(dāng)給企業(yè)帶來法律糾紛或損失的情況??梢哉f,韓二公司的合同管理從規(guī)模、數(shù)量到運行效率都達(dá)到了一定的層次,形成了較好的內(nèi)部環(huán)境,較好地適應(yīng)了目前電力市場的需求,為企業(yè)開展生產(chǎn)經(jīng)營活動,實現(xiàn)經(jīng)濟目標(biāo)提供了有力的保障。同時,我們也清楚地認(rèn)識到,市場經(jīng)濟的發(fā)展還會向我們提出新的要求和新的任務(wù),合同管理工作還會面臨新的困難。我們要勇于接受挑戰(zhàn),繼續(xù)探索,不斷創(chuàng)新,在實踐中不斷完善,努力維持市場經(jīng)濟秩序,維護企業(yè)合法利益,為區(qū)域經(jīng)濟的建設(shè)和發(fā)展做出韓二公司應(yīng)有的貢獻!

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