街道辦事處檔案管理存在的問題及對策解析

曲俊峰

中圖分類號：G271 文獻標識：A 文章編號：1674-1145（2018）10-258-01

摘要 現(xiàn)代化發(fā)展進程中，街道辦事處檔案管理工作愈發(fā)重要。本文分析現(xiàn)在檔案管理存在的基礎(chǔ)設(shè)施配置不全，檔案管理人員專業(yè)性不強和檔案資料不全面等問題，并相應探討出幾點對策，希望可以促進街道辦事處檔案管理工作的進行。

關(guān)鍵詞 街道辦事處 檔案管理 問題 對策

近幾年，隨著城市化發(fā)展迅速，城市社區(qū)建設(shè)規(guī)模越來越大，街道辦事處作為社區(qū)服務中重要組成，擔負著為人們服務的重要任務，但是現(xiàn)在街道辦事處檔案管理工作中有很多問題，影響著工作效率和服務質(zhì)量，所以相關(guān)領(lǐng)導要重視檔案管理工作，更好的為居民服務。

一、街道辦事處檔案管理存在的問題

（一）基礎(chǔ)設(shè)施配置不全

很多地區(qū)街道辦事處經(jīng)濟條件有限，工作人員思想傳統(tǒng)，不重視檔案管理部門資金的投入，使現(xiàn)在很多街道辦事處檔案部門設(shè)施簡陋，已經(jīng)不能滿足檔案管理要求，甚至有的部門將檔案管理庫房變成雜物間，很多檔案長期處于潮濕的環(huán)境，通風不良，檔案庫房環(huán)境簡陋，到處是灰塵，使街道辦事處檔案管理工作很難進行。

（二）檔案管理人員專業(yè)性不強

由于街道辦事處檔案管理是綜合性非常強的工作，對檔案管理人員專業(yè)要求較高，但是現(xiàn)在很多街道辦事處工作人員都是身兼數(shù)職，對檔案管理工作專業(yè)性不強。另外很多地區(qū)街道辦事處工作人員變更頻繁，很多工作人員形成臨時觀念，工作積極性不強，新人職的工作人員對檔案管理業(yè)務不熟悉，導致檔案管理工作質(zhì)量難以提高，造成檔案管理工作落后，跟不上時代發(fā)展要求。

（三）檔案資料不全面

街道辦事處檔案數(shù)量眾多，內(nèi)容廣泛，都是關(guān)于居民生活實際問題的記錄，但是現(xiàn)在檔案管理工作收集不全面，很多檔案室儲存的紙質(zhì)檔案，結(jié)構(gòu)單一，容易遺失。主要是由于缺少對應的集約化管理體系和檔案管理工作人員專業(yè)性不強。很多檔案管理者工作時對工作不熟悉，面對眾多的檔案資料不知道怎樣整理和分類，對檔案實際價值缺乏判斷力，工作中只是機械的進行整理，沒有做好分類，將來需要資料時不知道怎么查找，影響檔案管理工作順利進行。

二、街道辦事處檔案管理對策解析

（一）增加投入資金

為了保障檔案管理工作的高效進行，首先要對檔案資料的應用和儲存環(huán)境進行改善。街道辦事處要加強資金的投入，完善檔案管理部門基礎(chǔ)設(shè)施。其中很多紙質(zhì)檔案的儲存，要求庫房通風、防潮和防火，根據(jù)實際需要，添加更多的檔案柜，保證檔案資料可以妥善保存，然后建立紙質(zhì)檔案管理制度，工作人員完成紙質(zhì)檔案查閱和使用后，要按照檢索號放回原處，方便下次查詢，制定防火措施，檔案管理部門嚴禁明火，禁止工作人員和外來人員吸煙。另外，信息化檔案管理工作的進行更需要大量的資金完善硬件和軟件設(shè)備的資源配置。街道辦事處管理人員轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)觀念，提高檔案管理重要性的意識，增加資金投入，根據(jù)檔案資料情況，建立信息化檔案系統(tǒng)，結(jié)合檔案的性質(zhì)、日期和類別的不同，設(shè)計對應的子系統(tǒng)，將檔案進行分類管理。將提高檔案儲存環(huán)境方面的經(jīng)費列入街道辦事處預算體系中，進而改善檔案儲存條件，增強檔案儲存環(huán)境的殺毒檢測，增強檔案信息系統(tǒng)的安全進行，準確的掌握檔案管理方法和范圍，保證街道辦事處檔案管理工作進行的科學化。

（二）增強檔案管理人員培訓

街道辦事處檔案管理工作質(zhì)量的好壞取決于工作人員的能力，如果檔案管理能力不足，檔案管理工作很難進行，影響工作效率。所以，街道辦事處要重視對檔案管理人員的招聘和培訓。首先，結(jié)合檔案管理工作實際需求，招聘專業(yè)的人員，招聘的管理人員最好有管理檔案的工作經(jīng)驗，這樣可以減少專業(yè)培訓時間。其次，做好崗前培訓，工作人員入職前，由檔案管理經(jīng)驗豐富的工作人員對其進行入職培訓，針對目前街道辦事處檔案管理現(xiàn)狀，進行專業(yè)知識教育，提高工作人員管理能力和水平，還要增強專業(yè)素質(zhì)培訓，提升檔案管理人員職業(yè)素養(yǎng)，為檔管理工作建立高素質(zhì)、高能力的工作隊伍。最后，街道辦事處經(jīng)常邀請專業(yè)的檔案管理人員對其進行技能培訓，并且對工作現(xiàn)場進行觀摩，對基層檔案人員工作進行專業(yè)指導，進而提高檔案工作人員工作能力，街道辦事處將檔案管理工作分層落實到人頭上，確定管理人員工作職責，進而規(guī)范工作人員行為，嚴格按照有關(guān)要求進行檔案管理工作。

（三）完善檔案管理制度

為了保證街道辦事處檔案管理工作有據(jù)可依，目前需要完善管理制度，街道辦事處從下面幾點制定檔案管理制度。第一，管理人員結(jié)合街道辦事處實際情況，做好工作，將完善檔案管理工作作為目前主要工作，工作人員重視檔案管理工作并積極參與到制定制度中。第二，建立專門小組。管理人員挑選行政部門和黨政辦部門的工作人員組建專業(yè)小組，由自己擔任組長，做好對該工作的合理分配。第三，根據(jù)檔案管理工作崗位需求，明確任職職責，保證檔案管理工作人員有較高的專業(yè)基礎(chǔ)和責任意識。第四，檔案管理工作中實行責任制，將工作職責落實到個人身上，對工作人員起到約束作用，防止出現(xiàn)工作松散情況。第五，建立專業(yè)臨督部門，對檔案管理工作進行實時監(jiān)督，結(jié)合相關(guān)制度，規(guī)范落實相關(guān)工作正常進行。第六，依照現(xiàn)代化工作需求，促進管理體制的完善和創(chuàng)新，在實踐中進行工作經(jīng)驗的總結(jié)，優(yōu)化管理模式，增強工作效率。第七，檔案管理人員加強專業(yè)培訓，豐富檔案管理工作經(jīng)驗，完善考核體制，激勵工作人員提高管理水平，為檔案管理工作發(fā)揮強大的積極作用。

三、結(jié)語

綜上所述，街道辦事處檔案管理工作很重要，增強檔案管理工作，不但有利于檔案能源的開發(fā)和利用，還提高了街道辦事處工作質(zhì)量和效率。所以，街道辦事處要重視檔案管理工作，結(jié)合目前形勢，增加投入資金、增強檔案管理人員培訓、完善檔案管理制度，促進檔案管理工作的順利進行。