信息化背景下水電站文書檔案管理工作的創(chuàng)新

李芳

中圖分類號(hào)：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2018）10-206-02

摘要 信息化時(shí)代下，文書檔案管理工作不再僅限于傳統(tǒng)的紙質(zhì)管理模式，也逐漸開始了信息化的建設(shè)與發(fā)展，因而，本文首先對(duì)文書檔案的信息化管理優(yōu)勢(shì)加以分析及闡述，進(jìn)而以水電站為例，探討信息化背景下文書檔案管理工作的創(chuàng)新方法及創(chuàng)新策略。

關(guān)鍵詞 信息化 文書檔案 水電站

在企業(yè)運(yùn)行過(guò)程中，文書檔案管理工作極為重要，是企業(yè)發(fā)展歷程的重要載體，也是客觀現(xiàn)象、問(wèn)題、領(lǐng)導(dǎo)、決策的客觀體現(xiàn)，可為后續(xù)的工作提供重要的借鑒、參考及信息支撐。隨著水電站覆蓋范圍及建設(shè)規(guī)模的不斷擴(kuò)大，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式已經(jīng)無(wú)法滿足文書檔案管理的需求，因而可探討文書檔案管理的信息化發(fā)展方向。

一、文書檔案信息化管理的優(yōu)勢(shì)

信息時(shí)代下，人們信息傳遞及生產(chǎn)生活方式發(fā)生轉(zhuǎn)變，信息技術(shù)已經(jīng)融入到工作與生活中的方方面面。在文書檔案管理工作中，信息技術(shù)的應(yīng)用，可以為文書檔案提供良好的管理環(huán)境，提高文書檔案管理的效率與質(zhì)量，并保證文書檔案的完整性。信息技術(shù)所搭建的平臺(tái)可便于實(shí)現(xiàn)對(duì)于文書檔案的集中化與統(tǒng)一化管理，可基于管理平臺(tái)實(shí)現(xiàn)文書檔案從收集、存儲(chǔ)、處理到提取的全部過(guò)程的有效管理，通過(guò)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)全部文書檔案的流轉(zhuǎn)與嚴(yán)格控制，并統(tǒng)一記錄操作時(shí)間，跟蹤記錄全部工作流程與修改痕跡，確保數(shù)據(jù)信息的有據(jù)可查。比如，企業(yè)可通過(guò)自動(dòng)化辦公系統(tǒng)進(jìn)行文書檔案的收發(fā)，并對(duì)接文書檔案管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)檔案存儲(chǔ)、處理、歸檔與提取等操作，這種全過(guò)程的管理方法，有效提高了文書檔案管理效率，并保證檔案信息的完整性。

在信息時(shí)代，網(wǎng)絡(luò)渠道成為信息傳遞的空間與平臺(tái)，完成文書檔案的收集之后，可利用信息技術(shù)及網(wǎng)絡(luò)設(shè)備進(jìn)行隨時(shí)提取與利用，并便于信息交流與資源共享，這些都是傳統(tǒng)文書檔案管理所無(wú)法實(shí)現(xiàn)的。文書檔案的信息化管理，使文書檔案管理效率及利用率大大提升?；诖?，企業(yè)需對(duì)文書檔案信息化管理工作的重要性有充分認(rèn)知，并不斷強(qiáng)化自身理念建設(shè)，革新管理思想。

二、信息化背景下水電站文書檔案管理方法

（一）搭建文件檔案管理平臺(tái)

水電站可搭建文件檔案管理平臺(tái)，便于實(shí)現(xiàn)對(duì)于文件檔案的高效管理及資源共享。文件檔案的管理工作，其最終目標(biāo)在于充分挖掘文件檔案信息的價(jià)值，為日后的工作提供參考或指導(dǎo)等，可利用信息技術(shù)，整合原始檔案內(nèi)容，收集文件檔案信息，并以圖像、文本、表格、畫面等形式加以呈現(xiàn)，是一種文件數(shù)字化的過(guò)程，便于實(shí)現(xiàn)快速傳播，提高文件檔案的自身價(jià)值。例如，某水電站采用東軟智能檔案管理系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)對(duì)文書檔案從收集、存儲(chǔ)、管理到應(yīng)用的全過(guò)程管理，并具備文件處理、文件歸檔、檔案管理及檔案提取等功能，可建立檔案庫(kù)，并進(jìn)行錄入數(shù)據(jù)信息、文件移交、文件歸檔、文件打印、在線提取、檔案加密及檔案銷毀等功能操作，以計(jì)算機(jī)技術(shù)及信息技術(shù)的高效處理能力為支撐，實(shí)現(xiàn)對(duì)于文件檔案的信息化管理。

基于文書檔案管理的實(shí)際要求，可創(chuàng)建文書檔案的加工模塊，對(duì)文件檔案進(jìn)行初步加工，比如創(chuàng)建文件模板等，以便于文書檔案收集的規(guī)范性與標(biāo)準(zhǔn)性，為接下來(lái)的文書檔案管理及應(yīng)用提供便利。文書檔案的存儲(chǔ)系統(tǒng)，可創(chuàng)建數(shù)據(jù)庫(kù)，進(jìn)行預(yù)歸檔及檔案管理。將具備保存價(jià)值的文書檔案進(jìn)行預(yù)歸檔，確保文件的真實(shí)性與完整性，進(jìn)而對(duì)這些預(yù)歸檔的文件檔案進(jìn)行統(tǒng)一的分類、整合與管理。比如，水電站文書檔案可按照存儲(chǔ)形式劃分為紙質(zhì)檔案、電子檔案及實(shí)物檔案；或按照工作類型將文書檔案劃分為黨建工作檔案、行政管理檔案、經(jīng)營(yíng)管理檔案、生產(chǎn)技術(shù)檔案、財(cái)務(wù)審計(jì)檔案、人事檔案、安全生產(chǎn)檔案、技術(shù)研發(fā)檔案、項(xiàng)目建沒檔案、設(shè)備設(shè)施檔案及扶貧工作檔案等。在文件檔案管理中，保證文件檔案的標(biāo)準(zhǔn)性與規(guī)范性，對(duì)每一個(gè)大類加以細(xì)分，可起到有序管理、高效管理的重要作用。

（二）實(shí)現(xiàn)文書檔案同步管理

文書檔案管理系統(tǒng)，需以網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)加以整合，搭建信息化管理平臺(tái)，可管理掃描文件及電子文件，可實(shí)現(xiàn)信息瀏覽及原始檔案下載及打印等操作，減少紙質(zhì)檔案管理及閱覽時(shí)需要消耗的時(shí)間成本，檔案管理質(zhì)量有所提升，并便于通過(guò)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)實(shí)現(xiàn)資源與信息的共享。

在這一過(guò)程中，需明確文書檔案管理的重要性，對(duì)文書檔案管理予以充分重視，并將其作為企業(yè)現(xiàn)代化發(fā)展與信息化建設(shè)的重要環(huán)節(jié)，強(qiáng)化在文書檔案信息化管理方面的投入，包括硬件設(shè)備及信息軟件的建設(shè)。檔案管理部門需充分考量文書檔案管理的實(shí)際情況，與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)及信息化管理工作充分結(jié)合，為管理平臺(tái)的搭建提供建議及意見。

文書檔案管理工作需體現(xiàn)同步性優(yōu)勢(shì)，實(shí)時(shí)收集水電站的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)過(guò)程中所產(chǎn)生的文書檔案，判斷文書檔案的價(jià)值，并對(duì)其中有價(jià)值的信息加以處理及保存，對(duì)更新迭代的文書檔案也需要及時(shí)更新，以避免檔案信息的陳舊。在信息化時(shí)代，水電站在開展信息化文書檔案的管理工作時(shí)，需對(duì)數(shù)字檔案格式加以定期更新，以避免檔案系統(tǒng)升級(jí)所帶來(lái)的格式不兼容問(wèn)題，避免由于數(shù)據(jù)無(wú)法讀取而造成的文書檔案損失。

為實(shí)現(xiàn)文書檔案的信息化同步管理，需要強(qiáng)化檔案管理人員的素質(zhì)與能力，可以對(duì)檔案管理部門進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，提高其專業(yè)能力與職業(yè)素養(yǎng)，確保檔案管理人員充分掌握OA系統(tǒng)、檔案系統(tǒng)、信息系統(tǒng)的有效操作，在實(shí)際的文書檔案管理工作中，保證文書檔案及數(shù)據(jù)信息的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化管理。

（三）強(qiáng)化文書檔案安全管理

水電站文書檔案的信息化管理，需明確網(wǎng)絡(luò)時(shí)代信息安全隱患的這一弊端，并采取有效措施強(qiáng)化安全管理，保障信息安全。比如，可通過(guò)隔離內(nèi)外網(wǎng)以保障信息安全，在水電站局域網(wǎng)及外網(wǎng)之間，設(shè)置物理安全隔離層，比如采用SU-GAP隔離網(wǎng)閘技術(shù)，或物理隔離卡，更加經(jīng)濟(jì)有效地保障文書檔案管理安全性。或通過(guò)路由器隔離局域網(wǎng)及外網(wǎng)，以路由器實(shí)現(xiàn)全部lP的屏蔽，進(jìn)而基于IP的訪問(wèn)權(quán)限，有選擇地對(duì)某些特定IP加以放行，使之進(jìn)入信息管理平臺(tái)，以路由器對(duì)訪問(wèn)IP加以過(guò)濾，以起到限制訪問(wèn)權(quán)限、保障數(shù)據(jù)安全的作用；或可采用防火墻實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)防護(hù)，過(guò)濾數(shù)據(jù)、限制訪問(wèn)、記錄信息、檢測(cè)攻擊及風(fēng)險(xiǎn)示警，只要完成對(duì)于路由器的合理設(shè)置，即可避免本機(jī)數(shù)據(jù)在外來(lái)指令或攻擊下被篡改，以保障網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)安全。

可采用數(shù)字證書認(rèn)證方法，基于不同訪問(wèn)層級(jí)，對(duì)文書檔案管理平臺(tái)的訪問(wèn)加以不同限制。某水電站的組織層級(jí)包括總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總經(jīng)理工作部、檔案室，以及監(jiān)理部門、黨群部門、財(cái)務(wù)部門、管理部門、安監(jiān)部門、生產(chǎn)部門等，在限制訪問(wèn)層級(jí)時(shí)，可通過(guò)對(duì)用戶身份的校驗(yàn)，限制用戶訪問(wèn)層級(jí)，比如某些加密文件檔案只有高級(jí)管理層方可訪問(wèn)，則訪問(wèn)權(quán)限的限制主要針對(duì)普通員工及管理人員。另外，可針對(duì)書電站文書檔案的保密及檢索系統(tǒng)加以設(shè)計(jì)，對(duì)文書檔案進(jìn)行分類的同時(shí)，針對(duì)不同類型的文書檔案進(jìn)行不同層級(jí)的加密，比如水電站的技術(shù)文件及財(cái)務(wù)信息十分重要，需強(qiáng)化對(duì)于這兩類文件的加密管理，限制文書檔案的訪問(wèn)權(quán)限。

三、結(jié)語(yǔ)

水電站決策層及管理層需充分明確文書檔案信息化管理的重要性，將其作為重點(diǎn)工作，并加大對(duì)于文書檔案管理的投入，強(qiáng)化硬件建設(shè)，搭建系統(tǒng)平臺(tái)，推進(jìn)文書檔案的同步管理，并強(qiáng)化系統(tǒng)安全管理，以確保冰電站文書檔案管理的規(guī)范性、高效性及安全性。