新信息時(shí)代構(gòu)建電力企業(yè)檔案管理保密制度的相關(guān)分析

鄒瓊 國網(wǎng)河南省電力公司武陟縣供電公司

引言：隨著我國國有企業(yè)的深入改革，近年來，雖說大部分的電力企業(yè)已經(jīng)建立了相關(guān)的檔案管理保密制度，但是，與西方發(fā)達(dá)國家相比仍舊存在著較為明顯的差距。受我國企業(yè)的傳統(tǒng)體制和機(jī)制影響，現(xiàn)代的電力企業(yè)檔案管理保密制度不完善，對保密制度的建立沒有科學(xué)合理的方法，導(dǎo)致一些企業(yè)的商業(yè)秘密、技術(shù)資料被泄露或是被不法分子竊取，對企業(yè)的經(jīng)營造成嚴(yán)重的影響。如何構(gòu)建更好、更安全保密制度，已成為了一個(gè)企業(yè)管理十分注重的問題。

1 構(gòu)建電力企業(yè)檔案管理保密制度存在的問題

1.1 檔案管理人員綜合素質(zhì)參差不齊，缺少相關(guān)人才

目前，從事電力企業(yè)檔案管理保密工作的人員素質(zhì)普遍不高，且十分缺乏高素質(zhì)、專業(yè)性強(qiáng)的人才。工作人員態(tài)度不認(rèn)真，不按照規(guī)章制度辦事，例如存在查閱檔案時(shí)不需要出示相關(guān)證明就能查閱的現(xiàn)象。并且對檔案管理保密的意義沒有足夠的認(rèn)識，導(dǎo)致易出現(xiàn)檔案泄露的問題，對電力企業(yè)的發(fā)展產(chǎn)生影響。

1.2 缺少對檔案密級調(diào)整工作方面的規(guī)定

對于電力企業(yè)的檔案管理工作來說，檔案的保密等級并非一直保持不變的，而是隨著社會的不斷發(fā)展、企業(yè)的進(jìn)步以及科技方面的創(chuàng)新，某些檔案所具有的價(jià)值會有所變動，有些降低、有些升高，若是沒有對其密級進(jìn)行及時(shí)調(diào)整，還是按照原有密級進(jìn)行管理，對于降低密級的檔案雖然在一定程度上能夠確保保密工作，但無疑會浪費(fèi)大量企業(yè)資源；對于升高密級的檔案就無法取得良好的保密效果。但是從目前情況來看，大多數(shù)電力企業(yè)在進(jìn)行檔案管理保密制度建設(shè)中并沒有對此問題作出明確的規(guī)定，對于檔案密級的變動沒有作出相應(yīng)的內(nèi)容調(diào)整，例如沒有說明哪些檔案需要在何時(shí)、需要何人批準(zhǔn)來調(diào)整密級，改變存儲方式以及保密等級。

1.3 檔案的管理工作沒有秩序

部分電力企業(yè)由于對企業(yè)內(nèi)部的管理沒有秩序，使得企業(yè)的檔案保密工作嚴(yán)重缺失，尤其是電力項(xiàng)目工程的檔案管理。在對工程檔案的歸納、整理、保管上經(jīng)驗(yàn)不足，存在檔案未歸檔、未整理的基本錯(cuò)誤。

2 電力企業(yè)檔案管理保密制度建設(shè)問題的改進(jìn)措施

2.1 加強(qiáng)做好物資供應(yīng)設(shè)備材料的檔案保密工作

①檔案工作人員和檔案利用人員，都必須遵守保密制度，增強(qiáng)保密觀念，不得泄露檔案內(nèi)容或提供加密的檔案信息。②公司黨委會議、行政會議記錄等密級信息，不得外借和復(fù)印，確因工作需要時(shí)經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后方可利用，任何查閱人員不得泄露內(nèi)容。③檔案管理人員加強(qiáng)檔案庫房的安全保密措施，做好防火、防盜、防蟲咬等預(yù)防措施。④對具有保密要求的歸檔電子文件采用聯(lián)網(wǎng)的方式利用時(shí)，應(yīng)遵守國家或部門有關(guān)保密的規(guī)定，對密級文件應(yīng)設(shè)權(quán)限范圍；嚴(yán)禁以通訊設(shè)備或計(jì)算機(jī)郵件的形式傳達(dá)秘密信息或數(shù)據(jù)。⑤檔案有密級劃分時(shí)，不能隨意擴(kuò)大利用范圍，如有利用要在規(guī)定的時(shí)間、地點(diǎn)利用。⑥違反保密規(guī)定造成泄密以及私自修改、出賣檔案的行為，視情節(jié)輕重，分別給予責(zé)任追究。⑦檔案庫房發(fā)現(xiàn)有丟失或被盜現(xiàn)象，應(yīng)立即報(bào)告有關(guān)部門，及時(shí)追查，設(shè)法挽回一切損失，以免造成嚴(yán)重后果。⑧需要銷毀的檔案，要進(jìn)行登記造冊，經(jīng)公司檔案鑒定小組和有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)后，方可銷毀。銷毀時(shí)應(yīng)指定兩人以上進(jìn)行監(jiān)銷，并在銷毀清冊上簽字，到指定地點(diǎn)銷毀，嚴(yán)禁將檔案材料向廢品收購部門出售。

2.2 優(yōu)化完善檔案密級調(diào)整工作規(guī)范

電力企業(yè)在檔案管理保密制度建設(shè)過程中要不斷優(yōu)化完善檔案密級調(diào)整工作，要明確檔案保密范圍的變化、保密的時(shí)限變化以及密級文件作用變化等不同情況。所謂的保密范圍變化就是指按照國家相應(yīng)法律法規(guī)以、電力系統(tǒng)行業(yè)指導(dǎo)思想情況等情況，電力企業(yè)在進(jìn)行檔案管理保密制度建設(shè)過程中的工作也要不斷調(diào)整；保密時(shí)限變化就是指保密時(shí)限到期之后要對密級情況實(shí)施調(diào)整；密級文件作用變化就是指隨著技術(shù)水平的發(fā)展提升，以前的某些密級文件失去了已有的作用，密級就會自然消除。

2.3 完善檔案管理制度

完善企業(yè)的檔案管理制度是構(gòu)建安全合理的電力企業(yè)檔案管理保密制度的重要一步。想要完善檔案管理制度，企業(yè)需做好以下兩點(diǎn)：首先是檔案管理要做到專職化管理。由于檔案管理工作的特殊性和重要性，其相關(guān)的工作人員須為高素養(yǎng)、高素質(zhì)的管理人才，且該類人才只需專職做好檔案管理工作，不能搞兼職兼管。其次是要建立企業(yè)各項(xiàng)檔案管理制度。檔案的收集、整理、歸檔、借閱、提供利用和銷毀等每一個(gè)步驟、每一項(xiàng)工作都必須嚴(yán)格按制度執(zhí)行，認(rèn)真履行登記、簽字手續(xù)，確保檔案安全。

2.4 構(gòu)建電力企業(yè)檔案保密等級制度

構(gòu)建電力企業(yè)檔案保密等級制度，可以有效節(jié)約企業(yè)的管理資源。在對檔案的保密等級進(jìn)行劃分時(shí)，需嚴(yán)格按照國家的相關(guān)法律法規(guī)，并家和實(shí)際情況將其劃分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)等級。再該制度中，需明確每個(gè)保密等級檔案所包含的要求，如檔案內(nèi)容、保存方式、管理方式等，這樣就能更有效開展檔案的保密工作。

結(jié)語：總的來說，電力企業(yè)的檔案管理保密工作的開展情況直接影響到企業(yè)的發(fā)展，甚至關(guān)系到社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的情況。所以，電力企業(yè)的相關(guān)負(fù)責(zé)人一定要確保檔案管理保密制度的完整性，進(jìn)一步推動電力企業(yè)的整體發(fā)展。本文主要介紹了電力企業(yè)檔案管理保密制度建設(shè)中存在的不足，同時(shí)提出了相應(yīng)的改進(jìn)措施，通過本文的介紹能夠?qū)﹄娏ζ髽I(yè)檔案管理工作提供一定指導(dǎo)。