企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀分析與對(duì)策探討

李霞

摘 要：在企業(yè)管理工作中，檔案管理是整個(gè)企業(yè)運(yùn)營的一個(gè)十分重要的環(huán)節(jié)，在信息化時(shí)代，企業(yè)管理的信息化趨勢(shì)對(duì)企業(yè)的檔案管理工作而言是一種全新的挑戰(zhàn)。當(dāng)前許多企業(yè)檔案管理模式陳舊，突顯的問題愈發(fā)嚴(yán)重，以致于影響企業(yè)的健康和可持續(xù)發(fā)展。本文通過對(duì)我國多數(shù)企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀進(jìn)行調(diào)查分析的基礎(chǔ)上，針對(duì)存在的問題提出相應(yīng)的優(yōu)化措施。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；檔案管理；現(xiàn)狀研究；優(yōu)化對(duì)策

引言：企業(yè)檔案是非常重要的信息資源，是一個(gè)企業(yè)寶貴的精神和物質(zhì)財(cái)富，是歷史經(jīng)驗(yàn)的積累與見證，用得好它就是一座金礦。而檔案工作是企業(yè)生存發(fā)展的管理基礎(chǔ)，企業(yè)檔案工作貫穿于整個(gè)企業(yè)內(nèi)部控制，是企業(yè)競(jìng)爭情報(bào)工作的基礎(chǔ)，是企業(yè)可持續(xù)發(fā)展的動(dòng)力和源泉。目前企業(yè)檔案管理水平亟待提高，針對(duì)企業(yè)檔案管理，本文從以下幾個(gè)關(guān)鍵的方面進(jìn)行探討。

1企業(yè)檔案管理發(fā)展現(xiàn)狀

改革開放以來我國經(jīng)濟(jì)發(fā)展突飛猛進(jìn)，在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下，檔案管理對(duì)企業(yè)具有新的重要意義，但是檔案管理工作長期滯后，不能有效提高企業(yè)在激烈市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)中的競(jìng)爭力。我國企業(yè)檔案管理水平發(fā)展參差不齊，主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：國有企業(yè)檔案管理普遍比民企好一些，國企有良好的基礎(chǔ)，在一定程度上參照了國家機(jī)關(guān)事業(yè)單位的管理方式，一般能得到檔案局的監(jiān)督和指導(dǎo)，而民企大多數(shù)處于起步階段，有些甚至沒有真正意義上的檔案工作。但也不乏成功的民企檔案工作已經(jīng)達(dá)到了企業(yè)檔案管理的領(lǐng)先水平；國企在主動(dòng)性、體制、創(chuàng)新方面還亟待提高。各行業(yè)發(fā)展水平參差不齊，建筑行業(yè)普遍比生產(chǎn)制造業(yè)要好，生產(chǎn)制造企業(yè)檔案意識(shí)薄弱，決策者普遍沒有意識(shí)到檔案的重要性，沒有認(rèn)識(shí)到檔案利用的好處，就不能驅(qū)動(dòng)做好檔案管理，而建筑企業(yè)由于國家層面在檔案歸檔方面進(jìn)行了法制性規(guī)范，其檔案管理如今具有一定的管理水平。大型企業(yè)比中小型企業(yè)做的好，往往越是大型企業(yè)，檔案管理的水平越能體現(xiàn)出一個(gè)企業(yè)的管理水平，企業(yè)越大，行為越復(fù)雜，產(chǎn)生的文件越多，檔案管理的重要性就體現(xiàn)的越明顯，而小型企業(yè)往往重視的是市場(chǎng)和生產(chǎn)，檔案工作還未引起領(lǐng)導(dǎo)者的重視。而小部分成功的民營企業(yè)檔案管理也能達(dá)到領(lǐng)先水平，這與領(lǐng)導(dǎo)者的關(guān)注不無關(guān)系。[2]

2企業(yè)檔案管理的問題分析

2.1檔案管理制度體系不健全

目前一些企業(yè)檔案管理工作不健全，不能合理高效地利用其所擁有的檔案資源，問題就出在其檔案管理制度體系不完善、不健全。一些企業(yè)制定的規(guī)章制度和責(zé)任體系十分不完善，在檔案的保存和使用、鑒定和移交等方面的制度均存在較大的漏洞。甚至一些大中型企業(yè)，具有完善的檔案管理制度，但在檔案管理工作中不能很好地按要求執(zhí)行和落實(shí)，究其根本原因，是不重視企業(yè)的檔案管理工作，負(fù)責(zé)人不了解檔案管理的重要性，結(jié)果最終反映在忽視檔案管理制度和制度的實(shí)施上。此種問題輕則導(dǎo)致企業(yè)檔案混亂而無利用價(jià)值，重則因重要檔案的遺失而導(dǎo)致企業(yè)損失。

2.2檔案管理工作的人員素質(zhì)不高

據(jù)有關(guān)資料記載，大多企業(yè)從事檔案管理工作人員多為兼職，特別是一定數(shù)量的企業(yè)沒有把檔案崗位人員的選配、培養(yǎng)重視起來，計(jì)算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)管理、檔案工作軟件運(yùn)行等專業(yè)人員少之又少。新形勢(shì)下的企業(yè)檔案內(nèi)容較前豐富了、資料載體形態(tài)拓展了，但現(xiàn)崗的檔案管理工作人員思想觀念、知識(shí)結(jié)構(gòu)、多媒體技術(shù)掌握、日常管理辦法、業(yè)務(wù)工作能力等元素都按與時(shí)俱進(jìn)的要求有短板。

2.3管理方法相對(duì)陳舊

信息化飛速發(fā)展的當(dāng)下，檔案管理已經(jīng)進(jìn)入了信息化時(shí)代，大量的電子信息也需要作為檔案進(jìn)行存檔，海量的檔案也可以依托信息管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)高效的管理。但是在企業(yè)的檔案管理工作中，很大程度上依舊是陳舊的管理方式，單憑人工去記錄檔案信息，然后通過人工查閱檔案統(tǒng)計(jì)冊(cè)的方式進(jìn)行管理，卷宗的日常管理也不夠完善，這就導(dǎo)致許多檔案得不到有效的利用和妥善的保存。

3解決檔案管理中問題的對(duì)策措施

3.1加強(qiáng)對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)

加強(qiáng)企業(yè)管理層及其工作人員對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，在正確認(rèn)識(shí)和理解檔案管理相關(guān)內(nèi)容和意義的同時(shí)，嚴(yán)格按照檔案管理的相關(guān)規(guī)定和制度進(jìn)行檔案管理工作，并定期對(duì)檔案管理工作進(jìn)行監(jiān)察。而要提升企業(yè)管理層及其工作人員對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，需要加強(qiáng)對(duì)他們進(jìn)行檔案管理相關(guān)知識(shí)和技術(shù)的培訓(xùn)，這種培訓(xùn)必須是由上而下的，并且是定期的持續(xù)化的培訓(xùn)，確保檔案管理規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化，適應(yīng)現(xiàn)代化經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需求。[1]

3.2健全檔案管理制度體系

企業(yè)管理具有綜合性和復(fù)雜性，同時(shí)需要?jiǎng)討B(tài)性地開展工作，這導(dǎo)致企業(yè)的檔案管理也具有以上三方面的特征。針對(duì)現(xiàn)階段企業(yè)檔案管理工作出現(xiàn)的問題，首先需要制定完善的檔案管理制度體系，各個(gè)地區(qū)和不同的企業(yè)應(yīng)根據(jù)自身的特點(diǎn)和實(shí)際，細(xì)化制度和規(guī)范的具體內(nèi)容，從每一條細(xì)則著手，健全制度體系。另外，一定要重視和落實(shí)責(zé)任追究制度，從制度上明確檔案管理相關(guān)人員應(yīng)負(fù)的責(zé)任，確保制度的實(shí)行和運(yùn)作。

3.3加強(qiáng)檔案工作培訓(xùn)，全員增強(qiáng)檔案意識(shí)

不僅檔案工作者要對(duì)檔案管理有專業(yè)系統(tǒng)的知識(shí)，更要加強(qiáng)管理層、企業(yè)員工的檔案意識(shí)，不僅要對(duì)檔案工作者進(jìn)行定期培訓(xùn)學(xué)習(xí)，而且全員都要學(xué)習(xí)，檔案工作者要不斷學(xué)習(xí)的是檔案管理的工作方法，全員要學(xué)習(xí)的是公司檔案制度文件，每位員工都要清楚自己在檔案工作中的責(zé)任。只有通過學(xué)習(xí)，才能提高全員的檔案素養(yǎng)，才能創(chuàng)新工作方法，否則只能按照舊方法故步自封。另外，給檔案工作者建立晉升機(jī)制是穩(wěn)住檔案建設(shè)的有力措施，是給檔案工作者自發(fā)積極探索學(xué)習(xí)做好檔案管理的一劑良藥。

3.4擇機(jī)信息化，信息共享，打造數(shù)字檔案館，提高檔案利用效率

隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展，社會(huì)工作效率不斷提高，如果檔案工作還是舊模式的話，就難以適應(yīng)社會(huì)快速發(fā)展，影響整體工作效率。借助互聯(lián)網(wǎng)的趨勢(shì)幫助檔案的管理實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)化科學(xué)化的流程，從而保證檔案的完整性、規(guī)范性，提高檔案管理人員的工作效率。實(shí)現(xiàn)檔案信息化是企業(yè)現(xiàn)代化管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容，是將企業(yè)檔案管理工作推向新高度的必然舉措。企業(yè)建立電子檔案中心，借用信息檢索的幫助，很容易在平臺(tái)上找到想要的信息，會(huì)極大提高檔案的利用率。信息化是對(duì)資源適度的開放，合理地讓企業(yè)內(nèi)部員工學(xué)習(xí)了解，但是信息化提供便利的同時(shí)，保密工作要做好，這就要信息管理員了解保密的需求，分級(jí)制定系統(tǒng)訪問權(quán)限，根據(jù)公司的實(shí)際情況加強(qiáng)保密管理。[3]

結(jié)語

總之，為促進(jìn)檔案管理科學(xué)化水平的提升，應(yīng)該充分認(rèn)識(shí)它的發(fā)展現(xiàn)狀，根據(jù)存在的不足，有針對(duì)性地采取措施進(jìn)行完善。同時(shí)還要落實(shí)管理規(guī)章制度，明確管理人員職責(zé)，并提高管理人員的綜合素質(zhì)。從而有效適應(yīng)檔案管理需要，防止檔案資料丟失，使其更好地滿足人們的需要，促進(jìn)檔案管理水平和檔案服務(wù)質(zhì)量的提升。

參考文獻(xiàn)

[1]陳靜.關(guān)于企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀分析與對(duì)策的探究[J].企業(yè)改革與管理，2014（12）：69.

[2]肖一兵.現(xiàn)代國有企業(yè)檔案管理特征及對(duì)策[J].科技信息，2012（33）：722.

[3]張艷艷.淺析民營企業(yè)檔案管理現(xiàn)狀及對(duì)策[J].蘭臺(tái)世界，2007（11）：24.

（作者單位：中國中車股份有限公司辦公室）