試論會計檔案管理的提升優(yōu)化

李美珍

摘 要：會計檔案是機(jī)關(guān)團(tuán)體和企事業(yè)單位在財務(wù)管理當(dāng)中開展正常工作時產(chǎn)生的各種憑證、報表以及最后形成的賬簿等，是對本單位的財務(wù)管理合法、經(jīng)營管理正常、企業(yè)秩序規(guī)范的重要證明材料，也是單位正常建設(shè)工作開展的重要內(nèi)容。完善會計檔案建設(shè)工作，嚴(yán)格開展會計檔案管理工作，用詳盡、詳實(shí)的檔案可以研究單位在過去一段時間內(nèi)的各方面管理與發(fā)展方面存在的失誤與不足，可以幫助企業(yè)管理人員針對不同的問題制定針對性更強(qiáng)的管理策略。在此我們對會計檔案管理的提升優(yōu)化進(jìn)行簡要探究。

關(guān)鍵詞：會計檔案管理；提升；優(yōu)化

會計檔案管理是一家單位財務(wù)管理的重要工作，會涉及到整個單位政務(wù)、生產(chǎn)、人事、后勤等各個方面的任何一個環(huán)節(jié)，同時也是掌握一家單位發(fā)展?fàn)顩r的關(guān)鍵要素，因此采取一定措施提升優(yōu)化會計檔案管理工作，歷來都是單位管理的重心任務(wù)。但是在會計檔案管理工作中，卻存在著一系列的問題，例如會計檔案的歸檔工作不規(guī)范、不能按照各自歸類分門別類進(jìn)行歸檔；例如保管工作不規(guī)范，不能設(shè)置專門的檔案室，不能安排專人進(jìn)行維護(hù)；例如監(jiān)督管理機(jī)制不完善，從業(yè)人員的專業(yè)知識和專業(yè)能力水平較低；例如不能根據(jù)時代科技的進(jìn)步采用網(wǎng)絡(luò)化、數(shù)字化檔案管理模式，工作方法陳舊、落后等等。這一系列的問題嚴(yán)重制約著會計檔案管理工作的高效進(jìn)行。那么我們應(yīng)從哪些方面來提升優(yōu)化會計檔案管理工作呢？

1 建立健全會計檔案歸檔管理制度

所有的會計檔案都是應(yīng)該交由本單位統(tǒng)一進(jìn)行歸檔、保存和管理的，因此必須保證建立健全各項(xiàng)會計檔案歸檔的管理制度，保證會計檔案歸檔工作的順利進(jìn)行。單位需要建立并不斷完善制度體系，建立《會計檔案管理工作職責(zé)》、《財務(wù)檔案建立制度》、《檔案管理保密制度》等相關(guān)工作規(guī)程，為會計檔案的歸檔管理工作奠定基礎(chǔ)。在實(shí)際工作開展中，要首先確定所有的會計檔案的所有權(quán)隸屬于本單位，單位的財務(wù)管理部門需要把日常的會計檔案進(jìn)行及時的收集、規(guī)范、整理，按照一年的暫存期之內(nèi)在財務(wù)部門存放、一年暫存期滿移交檔案管理部門存放的制度，一年暫存期滿之后，財務(wù)部門要遵照《會計檔案移交管理制度》中的規(guī)定，依據(jù)檔案的實(shí)際內(nèi)容編制檔案目錄形成案卷，然后移送本單位檔案管理部門存檔，統(tǒng)一保存。假如本單位沒有設(shè)置專門的檔案管理部門，需要在財務(wù)部門安排專人負(fù)責(zé)會計檔案管理工作，不允許出納人員管理會計檔案現(xiàn)象出現(xiàn)。

2 建立健全會計檔案立卷管理制度

在會計檔案歸檔立卷的過程中，需要按照《財務(wù)檔案立卷歸檔管理制度》中的規(guī)定，使用專用的封皮進(jìn)行裝訂，把裝訂線進(jìn)行密封粘貼包裝，在密封處加蓋單位會計專用章壓縫。封面的內(nèi)容需要按照要求逐項(xiàng)填寫完整，不允許出現(xiàn)缺項(xiàng)、漏填現(xiàn)象。立卷裝訂完成后，按照時間先后順序裝填檔案盒，并在檔案盒上逐項(xiàng)標(biāo)明盒內(nèi)檔案內(nèi)容。每年度都要對當(dāng)年會計檔案進(jìn)行核對及封帳，如果在活頁賬簿當(dāng)中有空白帳頁存在，需要將空白帳頁取出；如果會計賬目已經(jīng)設(shè)置，但是還沒有真正發(fā)生業(yè)務(wù)往來，相關(guān)帳頁可以保留。在把會計檔案移交檔案管理部門保存時，需要保持原卷封裝的完好，假如確實(shí)因?yàn)楝F(xiàn)實(shí)原因需要把檔案進(jìn)行拆封處理的，需要由檔案管理人員、財務(wù)部門人員、業(yè)務(wù)經(jīng)辦人員同時在場進(jìn)行拆封，杜絕任何意外情況發(fā)生。

3 建立健全會計檔案存放管理制度

會計檔案不管是在專門的檔案室內(nèi)進(jìn)行存放，還是在財務(wù)部門進(jìn)行存放，都必須由專人進(jìn)行負(fù)責(zé)保管，同時必須配備專用的檔案櫥柜，必須做好防盜、防潮、防火、防霉、防蟲蛀等相關(guān)工作，保證具備一定的通風(fēng)、除濕、降燥設(shè)備。需要建立健全檔案查閱報備制度，有需要查閱檔案的，必須在檔案管理人員進(jìn)行相關(guān)記錄之后，由管理人員進(jìn)行檔案的取放，查閱過程中需要檔案管理人員在旁監(jiān)督；如果確實(shí)需要把檔案帶出檔案室，需要由管理人員和借閱人員共同對檔案材料進(jìn)行仔細(xì)地檢查，并記錄好頁碼、內(nèi)容，由借閱人員自行填寫借閱單，把所有內(nèi)容按照規(guī)定詳細(xì)填寫，在檔案歸還時按照借檔案閱單進(jìn)行仔細(xì)地復(fù)檢。

4 建立健全會計檔案數(shù)字管理制度

首先對會計檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)能力培訓(xùn)的同時還要強(qiáng)化計算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的應(yīng)用能力培訓(xùn)，保證會計檔案管理人員能夠熟練應(yīng)用現(xiàn)代化的檔案管理軟件，提高管理人員的現(xiàn)代化數(shù)字管理技術(shù)，打造一支高素質(zhì)的檔案管理工作人員隊(duì)伍，為會計檔案管理工作奠定“軟件基礎(chǔ)”。單位還應(yīng)當(dāng)不斷加大“硬件基礎(chǔ)”的建設(shè)工作，為財務(wù)部門配備更高品質(zhì)的計算機(jī)設(shè)備，安裝專用的賬務(wù)管理系統(tǒng)，并及時做好備份工作，確保系統(tǒng)的正常工作及數(shù)據(jù)穩(wěn)定存儲。最后需要給所有的財務(wù)部門計算機(jī)設(shè)備安裝防火墻，安裝殺毒軟件，及時進(jìn)行殺毒和清理操作，不允許隨意插入不明來歷的移動存儲設(shè)備，不允許隨意接收不明來歷的文件，避免系統(tǒng)被病毒入侵；同時需要定期進(jìn)行電子檔案的備份管理工作，責(zé)成專門管理人員負(fù)責(zé)管理會計檔案收集和備份設(shè)備，給設(shè)備設(shè)置登錄密碼，保證設(shè)備的正常運(yùn)行，以免會計檔案因?yàn)樵獾骄W(wǎng)絡(luò)攻擊或者設(shè)備運(yùn)行發(fā)生故障致使會計檔案受到不可挽回的損失。

5 建立健全會計檔案鑒定銷毀制度

當(dāng)保存的會計檔案的保管期滿之后，就需要按照銷毀程序進(jìn)行相關(guān)的處理了。對會計檔案進(jìn)行銷毀的過程中，需要由單位的財務(wù)部門派出會計人員會同檔案管理人員共同對所保存的會計檔案材料進(jìn)行鑒定，對于那些尚存有一定價值意義的檔案，需要抽取出來單另進(jìn)行存放，對于那些保存價值不大或者沒有保存價值的檔案可以按照相關(guān)程序進(jìn)行銷毀。尤其是對于那些已經(jīng)達(dá)到保管期限，但是在債務(wù)債權(quán)方面還存在問題，尚沒有結(jié)清的往來賬目，或者因?yàn)槠渌鞣矫嬖蜻€沒有真正處理完成的原始憑證，一律不得銷毀，必須抽出重新歸卷，做好相關(guān)記錄。

6 建立健全會計人員提高培訓(xùn)制度

畢竟對會計檔案進(jìn)行管理工作的主要開展和相關(guān)負(fù)責(zé)人員是檔案管理人員，所以保證會計檔案管理工作的提升和優(yōu)化，其根本保障就是建立健全會計人員的培訓(xùn)制度，定期組織會計檔案管理人員參加提高學(xué)習(xí)活動，保證相關(guān)人員在工作意識、工作能力、工作理念、職業(yè)道德等方面的不斷發(fā)展。此外，組織會計檔案管理人員參加培訓(xùn)工作也應(yīng)當(dāng)作為考核本單位工作開展情況的一項(xiàng)重要指標(biāo)，也是單位管理的重要內(nèi)容之一。在進(jìn)行培訓(xùn)的過程中，需要不斷豐富檔案管理人員的管理工作知識，提高檔案管理操作的技能，尤其是依據(jù)社會發(fā)展和科學(xué)進(jìn)步的形式，把會計檔案管理工作中的更多的先進(jìn)的方法、先進(jìn)的理念、先進(jìn)的模式引入會計檔案管理人員的培訓(xùn)內(nèi)容中來，保證檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)的不斷提升。此外，還應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)思想方面的教育，保證檔案管理人員能夠以高度的責(zé)任心和使命感開展實(shí)際工作，保證和單位發(fā)展步調(diào)高度一致，和各級領(lǐng)導(dǎo)思想高度統(tǒng)一，堅(jiān)持走科學(xué)管理的道路，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)、發(fā)現(xiàn)不足，不斷對自身的工作進(jìn)行查漏補(bǔ)缺，保證會計檔案管理工作效率的持續(xù)提高，以促進(jìn)本單位檔案管理工作的更上層樓，借以推動單位整體工作的有效開展。

總而言之，會計檔案管理工作是會計日常工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，作為企業(yè)的財務(wù)管理人員必須以高度的責(zé)任心投入到工作當(dāng)中，提高會計檔案的歸檔、存儲、管理、利用工作，更深層次地挖掘會計檔案中的有效資源為己所用，促進(jìn)會計工作的高效開展，促進(jìn)單位建設(shè)的穩(wěn)步前行，為社會經(jīng)濟(jì)的發(fā)展提供更加強(qiáng)勁的動力。

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