行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化探究

鄧韶勇 張磊 許勇君

[摘 要] 我國(guó)財(cái)政部在2017年1月25日制定了《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制報(bào)告管理制度（試行）》，而為了大力實(shí)施和確實(shí)推進(jìn)行政單位內(nèi)部控制，實(shí)行行政單位內(nèi)部控制信息化是一個(gè)十分必要的途徑。本文對(duì)行政單位內(nèi)部控制信息化建設(shè)需要面對(duì)的問(wèn)題以及行政單位的現(xiàn)狀進(jìn)行了詳細(xì)的分析，指出了一些行政單位內(nèi)部控制信息化的問(wèn)題解決方向，希望能夠?qū)涌煨姓聵I(yè)單位內(nèi)部控制建設(shè)進(jìn)程起到參考作用。

[關(guān)鍵詞] 行政單位；內(nèi)部控制

1 行政單位內(nèi)部控制信息化建設(shè)現(xiàn)狀

在《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制報(bào)告管理制度（試行）》中，規(guī)定了將單位體制內(nèi)部控制和業(yè)務(wù)范圍內(nèi)部控制確定為行政事業(yè)單位的內(nèi)部控制范圍。單位層面的內(nèi)部控制比較靈活，易變通，主要包括控制職能部門分化，分配崗位任務(wù)，職業(yè)素質(zhì)與職業(yè)道德培養(yǎng)，這些單位層面的內(nèi)部控制無(wú)法通過(guò)信息系統(tǒng)來(lái)實(shí)現(xiàn)控制，只能在行政事業(yè)單位日常工作時(shí)進(jìn)行單位文化作風(fēng)建設(shè)和管理。業(yè)務(wù)層面的內(nèi)部控制有硬指標(biāo)，涵蓋了控制單位業(yè)務(wù)預(yù)算，控制單位業(yè)務(wù)收支，制定政府采購(gòu)計(jì)劃，控制資產(chǎn)購(gòu)置、資產(chǎn)使用、資產(chǎn)清查、資產(chǎn)處置、資產(chǎn)統(tǒng)計(jì)報(bào)告和監(jiān)督檢查，建設(shè)投資控制、建設(shè)進(jìn)度控制和建設(shè)質(zhì)量控制，以及合同進(jìn)度控制、合同質(zhì)量控制、合同投資控制等。在進(jìn)行這些業(yè)務(wù)層面的控制時(shí)，不必完全依靠人力進(jìn)行控制，可以將控制指標(biāo)輸入到行政事業(yè)單位運(yùn)營(yíng)系統(tǒng)中，通過(guò)運(yùn)營(yíng)系統(tǒng)進(jìn)行自動(dòng)控制。在《行政事業(yè)單位內(nèi)部控制報(bào)告管理制度（試行）》中，還對(duì)行政事業(yè)單位的內(nèi)部管理提出了評(píng)價(jià)與監(jiān)督的要求，可以將行政事業(yè)單位的權(quán)力機(jī)構(gòu)對(duì)內(nèi)部控制的有效性評(píng)價(jià)，形成的評(píng)價(jià)結(jié)論，出具評(píng)價(jià)報(bào)告的過(guò)程轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒒芾?，這對(duì)于內(nèi)部監(jiān)督管理的透明化以及監(jiān)督的便捷性有很大的幫助。

在信息化系統(tǒng)進(jìn)行實(shí)施之前，已經(jīng)存在如根據(jù)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則和本單位會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)規(guī)則自動(dòng)產(chǎn)生出賬模板的總賬系統(tǒng)、以企業(yè)固定資產(chǎn)為管理對(duì)象，以資產(chǎn)臺(tái)賬為基礎(chǔ)，通過(guò)對(duì)固定資產(chǎn)運(yùn)轉(zhuǎn)周期進(jìn)行可視化管理的固定資產(chǎn)管理信息系統(tǒng)，以及針對(duì)政府采購(gòu)管理與執(zhí)行部門開(kāi)發(fā)的專用綜合業(yè)務(wù)管理信息系統(tǒng)。但這些系統(tǒng)研發(fā)時(shí)間以及投入使用并不在同一時(shí)期，系統(tǒng)構(gòu)建所使用的技術(shù)也不相同，造成這些系統(tǒng)互不兼容，無(wú)法同時(shí)使用，使得原本為簡(jiǎn)化管理工作而研發(fā)的系統(tǒng)變得復(fù)雜化。行政事業(yè)單位進(jìn)行內(nèi)部控制首先要做的是整合現(xiàn)有的信息管理系統(tǒng)，對(duì)技術(shù)進(jìn)行更新，完善系統(tǒng)結(jié)構(gòu)，使得現(xiàn)有的一些信息管理系統(tǒng)變?yōu)橐粋€(gè)整體，為行政事業(yè)單位內(nèi)部控制提供便利，工作效率大大提高。

大多數(shù)企業(yè)會(huì)設(shè)置獨(dú)立的內(nèi)部控制部門，但行政事業(yè)單位內(nèi)部沒(méi)有內(nèi)部控制機(jī)構(gòu)或部門，都是將內(nèi)部控制這一職責(zé)劃分到財(cái)會(huì)部門下來(lái)執(zhí)行，但是內(nèi)部控制不僅僅是需要財(cái)會(huì)部門來(lái)進(jìn)行，信息部門也要參與其中，缺少一個(gè)都難以將內(nèi)部控制進(jìn)行下去，因此，這樣會(huì)使效率難以得到最大化提升，行政事業(yè)單位應(yīng)重視內(nèi)部控制的重要性，將內(nèi)部控制設(shè)立為一個(gè)單獨(dú)的權(quán)力機(jī)構(gòu)，聯(lián)合財(cái)會(huì)部門和信息部門以及調(diào)用各個(gè)部門的人力參與到內(nèi)部控制中，將內(nèi)部控制順利的開(kāi)展下去，保證內(nèi)部控制工作進(jìn)行期間，不會(huì)遇到相關(guān)部門拖后腿的情況。

2 行政事業(yè)單位內(nèi)部控制信息化的方式

在進(jìn)行內(nèi)部控制的理論研究過(guò)程以及對(duì)內(nèi)部控制的實(shí)踐探索過(guò)程中，我們發(fā)現(xiàn)，內(nèi)部控制的概念已將開(kāi)始變得寬泛，包含的范圍也越來(lái)越大，行政事業(yè)單位的管理控制已經(jīng)徹底滲透到內(nèi)部控制的每個(gè)方面，要想做好行政事業(yè)單位的內(nèi)部控制，單位應(yīng)從基礎(chǔ)做起，做好單位管理控制，并逐步實(shí)現(xiàn)全方位控制。因此，一個(gè)良好的行政事業(yè)單位信息化系統(tǒng)應(yīng)有完善的結(jié)構(gòu)組成，包括從數(shù)據(jù)源收集、識(shí)別和選取數(shù)據(jù)的信息采集系統(tǒng)、用于管理企業(yè)信息化過(guò)程中用到的各類企業(yè)業(yè)務(wù)相關(guān)的政策、策略、制度的規(guī)則庫(kù)管理系統(tǒng)、運(yùn)用信息技術(shù)對(duì)風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行管控的風(fēng)險(xiǎn)管理信息系統(tǒng)、由控制主體、控制客體和控制媒體組成的具有自身目標(biāo)和功能的管理系統(tǒng)、具有實(shí)時(shí)動(dòng)態(tài)監(jiān)控和跟蹤監(jiān)控的網(wǎng)絡(luò)化監(jiān)控機(jī)制的監(jiān)督檢查管理系統(tǒng)、由輸入、輸出和內(nèi)部結(jié)構(gòu)三部分組成的體現(xiàn)決策者所需目標(biāo)的決策系統(tǒng)以及為企業(yè)所有級(jí)別的決策制定過(guò)程提供所有類型數(shù)據(jù)支持的戰(zhàn)略集合的數(shù)據(jù)倉(cāng)庫(kù)等。在信息化建設(shè)過(guò)程中，預(yù)算系統(tǒng)能夠在預(yù)算期間對(duì)經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)采取一定的控制方法，對(duì)指定的預(yù)算責(zé)任單位的預(yù)算項(xiàng)目進(jìn)行控制并提供相應(yīng)的預(yù)算控制報(bào)告。國(guó)庫(kù)支付管理系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)直接支付、授權(quán)支付管理的完整流程，包括財(cái)政、單位零余額賬戶管理，支付申請(qǐng)管理，直接支付憑證、授權(quán)支付憑證的編制審核等。會(huì)計(jì)信息系統(tǒng)能夠?qū)?huì)計(jì)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)化為信息進(jìn)采集、存儲(chǔ)和處理，完成會(huì)計(jì)核算任務(wù)，并能提供進(jìn)行會(huì)計(jì)管理、分析、決策用的輔助信息。辦公系統(tǒng)能夠?qū)崿F(xiàn)各種文檔電子化，通過(guò)電子文件柜的形式實(shí)現(xiàn)文檔的保管，按權(quán)限進(jìn)行使用和分享。將這些組成元素進(jìn)行集成，能夠?yàn)閮?nèi)部控制系統(tǒng)提供十分豐富的技術(shù)環(huán)境。

內(nèi)部控制系統(tǒng)是將行政事業(yè)單位的所有業(yè)務(wù)與經(jīng)濟(jì)活動(dòng)包括在內(nèi)的管控，無(wú)論是日常的工作范圍還是獨(dú)立發(fā)生的采購(gòu)，管理，報(bào)銷，審核等工作都是內(nèi)部控制的范圍，這些工作由對(duì)應(yīng)的信息系統(tǒng)管理并轉(zhuǎn)化為信息數(shù)據(jù)。采集系統(tǒng)具有特定的信息處理方式，能夠收集到采集系統(tǒng)所面向的行政事業(yè)單位運(yùn)營(yíng)過(guò)程中產(chǎn)生的信息數(shù)據(jù)并進(jìn)行加工，將這些采集到的數(shù)據(jù)保存到數(shù)據(jù)庫(kù)中，并輸入到風(fēng)險(xiǎn)信息管理系統(tǒng)中，采集系統(tǒng)十分高效，能夠有效地提升信息收集速度和信息總量，該系統(tǒng)保證了信息的實(shí)時(shí)性與有效性，包括了信息環(huán)境中的所有對(duì)象。規(guī)則庫(kù)系統(tǒng)內(nèi)置了很多內(nèi)部控制指令，有很多已經(jīng)十分完善的內(nèi)部控制架構(gòu)，該系統(tǒng)可以支持豐富的規(guī)則輸入，雖然支持自動(dòng)控制，但為了公平公正，還是要有人工參與。風(fēng)險(xiǎn)分析系統(tǒng)在受到來(lái)自數(shù)據(jù)庫(kù)的信息后，會(huì)調(diào)用規(guī)則庫(kù)系統(tǒng)的內(nèi)部控制指令，通過(guò)比較后產(chǎn)生的誤差，來(lái)決定是否繼續(xù)進(jìn)行控制程序?？刂葡到y(tǒng)具有兩種級(jí)別的控制，在信息與指令標(biāo)準(zhǔn)偏差較小時(shí)，會(huì)執(zhí)行提醒管理員操作，在信息與指令標(biāo)準(zhǔn)偏差較大時(shí)，會(huì)直接中止程序運(yùn)行。監(jiān)督系統(tǒng)能夠?qū)?shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)進(jìn)行監(jiān)測(cè)，與行政事業(yè)單位的運(yùn)營(yíng)方向與方式做出對(duì)比，生成報(bào)告為管理員提供參考，這種行為是定期的操作，能夠使行政事業(yè)單位及時(shí)調(diào)整決策，適應(yīng)外部環(huán)境的改變。決策系統(tǒng)能夠?qū)⒆酉到y(tǒng)采集到的數(shù)據(jù)進(jìn)行整理匯總，為管理者提供戰(zhàn)略決策的技術(shù)支撐。

3 實(shí)際分析

一套完整的信息化管理體系是由各個(gè)子系統(tǒng)組成的，本單位的信息化系統(tǒng)在使用之前應(yīng)在系統(tǒng)中輸入單位管理制度，各個(gè)部門的職責(zé)任務(wù)，以及執(zhí)行業(yè)務(wù)的具體操作流程。并在信息化系統(tǒng)投入使用之前就已經(jīng)使用的其他系統(tǒng)做一個(gè)詳細(xì)的梳理，并把危險(xiǎn)發(fā)生的可能性和傷害的嚴(yán)重程度綜合評(píng)估的風(fēng)險(xiǎn)大小進(jìn)行定性評(píng)估。以經(jīng)濟(jì)核算提供的資料為依據(jù)，通過(guò)深入的調(diào)查研究以及對(duì)企業(yè)全部或局部經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的過(guò)程與結(jié)果進(jìn)行分析和評(píng)價(jià)，提高經(jīng)濟(jì)效益。合理設(shè)置內(nèi)部控制關(guān)鍵崗位，明確職責(zé)劃分權(quán)限，實(shí)施相應(yīng)的分離措施，形成相互制約、相互監(jiān)督的工作機(jī)制，這些都要應(yīng)用到內(nèi)部控制管理中。在監(jiān)督過(guò)程中，將發(fā)現(xiàn)的內(nèi)部控制缺陷實(shí)時(shí)發(fā)送給管理員，便于管理員及時(shí)改進(jìn)內(nèi)部控制的不足，利用評(píng)價(jià)分析，風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)分析建立自評(píng)制度，便于相關(guān)工作人員查閱。

4 結(jié) 論

綜上所述，我們已經(jīng)看到，行政單位的內(nèi)部控制信息化十分重要，引進(jìn)信息化系統(tǒng)能夠?yàn)槭聵I(yè)單位進(jìn)行全方面的效率提升，建立起適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的內(nèi)部控制機(jī)制，提升行政事業(yè)單位工作質(zhì)量。

參考文獻(xiàn)：

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