事業(yè)單位人事檔案糾紛與檔案管理新途徑探究

王芳

中圖分類號(hào)：C962 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)：A 文章編號(hào)：1674-1145（2018）4-285-01

摘要 人事檔案管理是事業(yè)單位管理工作的一項(xiàng)重要內(nèi)容，由于一些因素的影響致使在人事檔案管理中經(jīng)常出現(xiàn)一些糾紛，從而影響了事業(yè)單位人事檔案管理的效率?；诖?，本文就事業(yè)單位人事檔案糾紛產(chǎn)生的原因和提高人事檔案管理的新途徑進(jìn)行了分析。

關(guān)鍵詞 事業(yè)單位 人事檔案管理 糾紛 新途徑

一、事業(yè)單位人事檔案糾紛的原因分析

（一）人事檔案管理體制與用人機(jī)制不配套

市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制改革之后，用人單位的思想觀念發(fā)生了極大地變化，對(duì)于員工的個(gè)人能力更加重視，單位約束員工主要通過勞動(dòng)合同，不再是人事檔案，合同到期之后，員工也可以按照自己的意愿自主選擇留下或者離開，也就是員工及用人單位擁有雙向選擇權(quán)，員工為了謀求更好的發(fā)展而跳槽的現(xiàn)象比比皆是，部分用人單位為了單位的利益可能會(huì)以各種理由將員工的人事檔案扣留，“死檔或棄檔”“人質(zhì)檔案”等情況經(jīng)常出現(xiàn)。

（二）檔案渠道不暢，收集歸檔不及時(shí)

有相當(dāng)一部分材料的單位不能及時(shí)將材料送交歸檔，加上有些檔案管理人員不能主動(dòng)去了解和掌握形成干部人事檔案材料源的信息。有的甚至在干部職務(wù)或變動(dòng)幾年后仍沒有相當(dāng)?shù)牟牧蠚w檔。以上存在的問題，不僅直接影響著干部人事檔案的內(nèi)在質(zhì)量，而且直接影響著干部人事檔案利用效率和質(zhì)量。

（三）人事檔案中信息不夠系統(tǒng)完整、利用價(jià)值不高

當(dāng)前階段人事檔案的主要內(nèi)容依然只有姓名、性別、年齡、民族、文化程度等基本的信息，個(gè)人的專業(yè)特長(zhǎng)、就業(yè)經(jīng)歷、業(yè)績(jī)水平等等動(dòng)態(tài)的資料往往沒有在人事檔案中表現(xiàn)出來，檔案的信息十分基礎(chǔ)，不夠系統(tǒng)完整，難以全面的反應(yīng)個(gè)人的工作能力、道德素質(zhì)。正是由于檔案信息的不全面，僅憑人事檔案并不能夠反應(yīng)出人的全貌，檔案的利用價(jià)值較低，事業(yè)單位并不能通過檔案發(fā)現(xiàn)人才。

（四）管理意識(shí)不強(qiáng)，有懶惰情緒

人事檔案管理是一項(xiàng)細(xì)致、系統(tǒng)的工作，要求管理人員有高度的責(zé)任心和管理意識(shí)。人事檔案的審核關(guān)系到個(gè)人的職稱晉升、工資對(duì)應(yīng)和職務(wù)任用等，尤為重要。這就要求人事檔案管理人員要仔細(xì)審核所有的人檔材料，確保人事檔案的真實(shí)性。還有一些管理人員，認(rèn)為我是“在編”人員，工作好壞都無所謂，產(chǎn)生隋性心理。對(duì)人事檔案管理工作不上心、不用心，在其位不謀其職，導(dǎo)人事檔案管理工作拖延，檔案得不到及時(shí)整理、更新。

二、提高事業(yè)單位人事檔案管理的新途徑

（一）嚴(yán)格人事檔案管理相關(guān)制度

建立嚴(yán)格的人事檔案管理制度是做好人事檔案管理工作的前提，也是事業(yè)單位人事檔案管理的目標(biāo)。檔案管理人員必須按照職責(zé)規(guī)定，對(duì)檔案材料進(jìn)行收集和歸檔，并針對(duì)檔案收集、鑒別歸檔、查（借）閱、轉(zhuǎn)遞、保管保密以及檢查、核對(duì)、統(tǒng)計(jì)等環(huán)節(jié)制定嚴(yán)格的制度。檔案管理人員在工作中要嚴(yán)格遵守工作紀(jì)律；檔案調(diào)用要按照組織程序進(jìn)行；要定期對(duì)檔案進(jìn)行檢查，檔案號(hào)與檔案名冊(cè)的編號(hào)要一致，發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤及時(shí)更正。（二）健全檔案科目，細(xì)化管理目標(biāo)人才是事業(yè)單位發(fā)展的根本，健全的人事檔案、科學(xué)的檔案管理對(duì)于員工的升職、調(diào)動(dòng)都有著十分重要的意義。在實(shí)際的人事檔案管理工作中應(yīng)結(jié)合單位的實(shí)際需求，根據(jù)員工的工作崗位增加一些能夠反映員工個(gè)人能力的資料，更符合當(dāng)前人事管理工作的需求，也可以有效地提高人事檔案的利用價(jià)值，比如專業(yè)技術(shù)人員的檔案中除了一些基礎(chǔ)的材料，還可以附加上科學(xué)技術(shù)成果材料、參加專業(yè)學(xué)術(shù)會(huì)議的證書、專業(yè)技術(shù)失誤差錯(cuò)材料等等，讓用人單位能夠更加清晰的了解員工的個(gè)人情況，為單位的人事調(diào)動(dòng)等決策提供依據(jù)。

（三）人事檔案管理要規(guī)范

為了確保人事檔案管理的規(guī)范，必須建立一套嚴(yán)格的檔案管理工作流程，按照檔案管理質(zhì)量的相關(guān)要求進(jìn)行歸檔整理。在收集原始材料時(shí)一定要加強(qiáng)審核，確保材料收集的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。材料入檔前要認(rèn)真甄別，做到手續(xù)完備、字跡清楚、表述準(zhǔn)確，具有保存價(jià)值。材料歸檔時(shí)要嚴(yán)格分類、有序編排、整齊裝訂、統(tǒng)一入庫。對(duì)于人事檔案材料的審核要建立二次審核機(jī)制。檔案材料需要相關(guān)部門蓋章或者個(gè)人簽字的一定要補(bǔ)全，避免日后出現(xiàn)不必要的糾紛，材料的形成要有時(shí)間，對(duì)于檔案材料出現(xiàn)的錯(cuò)誤要及時(shí)糾正，提高檔案材料管理的準(zhǔn)確性。只有嚴(yán)格規(guī)范管理，才能確保人事檔案管理的質(zhì)量。

（四）加快檔案管理信息化進(jìn)程

近年來，信息技術(shù)飛速發(fā)展，在檔案管理工作中引入現(xiàn)代信息技術(shù)已經(jīng)成為檔案管理工作的新趨勢(shì)，通過信息化能夠讓檔案管理水平更高、更快捷，能夠節(jié)省大量的人力、物力和時(shí)間。電子化的人事檔案可以讓檔案使用部門實(shí)現(xiàn)信息共享，避免了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案只有一份原件的不便。電子信息檔案可以實(shí)現(xiàn)迅速檢索，使信息查詢更加方便快捷，提高了檔案信息的實(shí)用性和有效性。同時(shí)電子人事檔案信息通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)能夠遠(yuǎn)程傳輸，可以異地查閱、異地審核，為跨地區(qū)人員的調(diào)動(dòng)及信息查詢提供便利。

三、結(jié)語

總之，隨著經(jīng)濟(jì)形勢(shì)的不斷變化，事業(yè)單位的人員流動(dòng)明顯加快，人事檔案管理工作中的各種問題層出不窮，嚴(yán)重影響了檔案管理工作的效率，因此，事業(yè)單位檔案管理人員必須做到與時(shí)俱進(jìn)，提高檔案管理的科學(xué)性，促進(jìn)檔案管理工作效率的提高。