如何做好項(xiàng)目管理中的招標(biāo)采購及合同管理

文/董衛(wèi)衛(wèi)，陜西金泰恒業(yè)房地產(chǎn)有限公司

1 導(dǎo)言

招標(biāo)采購及合同管理工作是建筑工程項(xiàng)目管理中的重點(diǎn)和難點(diǎn)，其工作的效率和質(zhì)量直接影響著建筑工程項(xiàng)目的整體發(fā)展。但是在日常建筑工程項(xiàng)目管理中，招標(biāo)采購及合同管理工作還存在著很多缺點(diǎn)和不足。我們應(yīng)該積極的尋找解決對策，運(yùn)用科學(xué)、合理的方式方法，對招標(biāo)采購及合同管理工作中存在的問題進(jìn)行解決，促進(jìn)建筑工程項(xiàng)目管理工作的順利開展。

2 建立招標(biāo)采購管理體系

根據(jù)工程項(xiàng)目建設(shè)的具體特點(diǎn)，建立和健全相應(yīng)的項(xiàng)目招標(biāo)采購管理制度、工作流程、相關(guān)規(guī)定等管理體系使項(xiàng)目招標(biāo)采購工作規(guī)范、有序、高效運(yùn)行的可靠保證。項(xiàng)目前期招標(biāo)采購管理體系的建立為項(xiàng)目實(shí)施過程中的各項(xiàng)采購工作搭建起一個(gè)堅(jiān)實(shí)的工作平臺，使招標(biāo)采購活動(dòng)有章可循、有法可依，為完成項(xiàng)目實(shí)施階段的各項(xiàng)采購任務(wù)奠定了良好的基礎(chǔ)。

3 建立招標(biāo)采購組織機(jī)構(gòu)

在目前工程項(xiàng)目采購任務(wù)繁重的情況下，高度集約化地組成項(xiàng)目采購、監(jiān)造、物流團(tuán)隊(duì)，充分利用現(xiàn)有的人力資源，調(diào)動(dòng)、發(fā)揮各專業(yè)人員的積極性和主動(dòng)性，做到重要工作專人負(fù)責(zé)，次要工作有人負(fù)責(zé)，既有任務(wù)分工又有相互協(xié)作的物資采購隊(duì)伍，是建立項(xiàng)目采購機(jī)構(gòu)組織的總體原則。

4 把控招標(biāo)計(jì)劃，實(shí)施計(jì)劃管理

社會的不斷發(fā)展加劇了行業(yè)間的競爭，對于建筑工程項(xiàng)目來說，由于項(xiàng)目建設(shè)具有范圍廣、數(shù)量多的特點(diǎn)，導(dǎo)致在建筑項(xiàng)目施工前要事先做好招標(biāo)采購工作，為項(xiàng)目施工的順利進(jìn)行做好充足的準(zhǔn)備，對包括工程勘察設(shè)計(jì)類、咨詢服務(wù)類、材料設(shè)備類、施工類等項(xiàng)目種類進(jìn)行復(fù)雜的籌備，并對招標(biāo)采購實(shí)施嚴(yán)格的計(jì)劃管理，為建筑工程項(xiàng)目招標(biāo)采購工作的順利進(jìn)行奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，確保在工期范圍內(nèi)完成建設(shè)。由于計(jì)劃管理的合理程度和科學(xué)程度直接影響著建筑項(xiàng)目計(jì)劃的實(shí)施，所以每一項(xiàng)招標(biāo)工作都要嚴(yán)格遵守招標(biāo)計(jì)劃的規(guī)定。

5 加強(qiáng)對招標(biāo)采購過程的管理

加強(qiáng)對招標(biāo)采購過程的管理可以保障招標(biāo)采購工作的順利進(jìn)行，這就要求我們要具備專業(yè)知識和高素質(zhì)的招標(biāo)及合同管理團(tuán)隊(duì)。在招標(biāo)文件編制過程中應(yīng)結(jié)合項(xiàng)目實(shí)際情況，確定合適的投標(biāo)人資格，合理的評標(biāo)辦法，嚴(yán)格而又周密的合同條款，以免合同內(nèi)容的不明確或漏項(xiàng)，以及對可能出現(xiàn)的不明情況沒有足夠的預(yù)見性而為后期項(xiàng)目管理埋下隱患，產(chǎn)生不必要的合同糾紛。要確保為項(xiàng)目施工選擇施工能力較強(qiáng)、施工方式較科學(xué)、施工名譽(yù)較好的施工單位，以提升建筑工程項(xiàng)目管理的施工水平，從而有效保證達(dá)到工程質(zhì)量要求。

具體應(yīng)從以下幾方面入手：

（1）確定招標(biāo)方式、對投標(biāo)人的要求、工程標(biāo)段的劃分等事項(xiàng)，明確合同標(biāo)的，合同主要條款；

（2）組織招標(biāo)文件的編制、審核；

（3）依法組織招標(biāo)、評標(biāo)活動(dòng)；

（4）組織合同談判和合同簽訂；

（5）妥善保管招標(biāo)、投標(biāo)、評標(biāo)、合同洽談和承諾文件。

6 加強(qiáng)合同管理措施

6.1 在項(xiàng)目管理機(jī)構(gòu)中，應(yīng)組建合同管理保證體系。從組織設(shè)置、人員安排、設(shè)備配置等方面來保證合同管理工作的順利展開。

6.2 要建立嚴(yán)密和精細(xì)的合同管理程序。包括：工程開工申請和審批程序、材料設(shè)備進(jìn)場檢驗(yàn)程序、工程計(jì)量簽認(rèn)程序、工程款支付審批程序、圖紙變更審查和批準(zhǔn)程序、工程變更申請和批準(zhǔn)程序、合同調(diào)整價(jià)款程序、索賠和爭議處理程序等。

6.3 在招標(biāo)環(huán)節(jié)，合同管理人員就應(yīng)該參與到規(guī)模較大工程的開標(biāo)和現(xiàn)場勘察工作中，全面了解招投標(biāo)領(lǐng)域的第一手資料，從而也就可以在后續(xù)的合同審查工作過程中起到一定的促進(jìn)性作用，也可以將合同的合法性和可靠性提升到一定的水平上。參與到現(xiàn)場勘查工作中之后，可以讓合同管理人員對施工現(xiàn)場的實(shí)際情況形成一定的了解，因?yàn)楹贤?dāng)中涉及的很多條款都和施工現(xiàn)場實(shí)際情況有一定的關(guān)系。因此，合同管理部門應(yīng)當(dāng)對施工現(xiàn)場中的實(shí)際情況形成初步的了解，以便于在調(diào)節(jié)合同當(dāng)事人之間不同意見過程中發(fā)揮出一定的協(xié)調(diào)性作用，最終促使雙方形成一致的意見，共同妥善完成招投標(biāo)階段中的合同管理工作。

6.4 要重視合同交底工作。合同簽訂后及時(shí)召開合同交底會議，由合同管理人員負(fù)責(zé)對合同重要條款和重要問題做出分析和解釋，使項(xiàng)目各級管理人員學(xué)習(xí)和了解合同的主要內(nèi)容和工作程序。同時(shí)確定合同管理任務(wù)，目標(biāo)和責(zé)任，并將其細(xì)化分解，把具體的合同管理任務(wù)和責(zé)任落實(shí)到相關(guān)的部門和人員身上。

6.5 通過信息管理系統(tǒng)做好合同管理工作。建立正確、及時(shí)、完整的合同信息資料對項(xiàng)目管理的決策、項(xiàng)目管理工作的順利進(jìn)行和項(xiàng)目計(jì)劃目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)具有十分重要的意義。

6.6 加強(qiáng)合同各方交流和溝通。在工程建設(shè)期間，合同各方對信息的及時(shí)交流和傳遞，對有關(guān)問題的及時(shí)解決對項(xiàng)目工程的順利開展發(fā)揮著重要作用。應(yīng)以制度的形式保證項(xiàng)目信息的正常流通和反饋，可以通過召開碰頭會、周進(jìn)度會議、月進(jìn)度會議和關(guān)于工程變更、索賠等專題會議的會議形式及時(shí)檢查合同實(shí)施和進(jìn)展情況；就出現(xiàn)的問題明確各方責(zé)任，并提出解決的方案；對將來可能出現(xiàn)的問題給予提醒和警告；對變更、索賠的處理進(jìn)展情況進(jìn)行評議，就有關(guān)問題做出決策；還可以協(xié)調(diào)各方的工作關(guān)系。

7 結(jié)束語

通過本文介紹，可以看出招標(biāo)采購及合同管理為工程建設(shè)提供了基本保障，它是工程項(xiàng)目管理的重要組成部分。做好招標(biāo)采購和合同管理工作不僅對確保工程質(zhì)量、達(dá)到進(jìn)度目標(biāo)和控制工程造價(jià)具有決定性的作用，而且在規(guī)范各參建方項(xiàng)目管理行為和提升我國建筑市場的發(fā)展方面均具有重要意義。