高校干部人事檔案管理問題及對策淺析

文/馮春艷，唐山學院

人事檔案是記載個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風、業(yè)務能力、工作表現(xiàn)等內容的文件材料，是以個人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。高校干部人事檔案是高校檔案的重要組成部分，是高?！爸恕⒂萌?、管人”的重要依據(jù)。

1 現(xiàn)階段，高校人事檔案工作存在一些問題，制約了高校人事檔案工作的發(fā)展

1.1 干部人事檔案管理制度不夠完善

干部人事檔案管理要發(fā)揮其功效是一個長期的過程，且工作本身極其繁瑣、重復性高、工作強度高，隨著人事管理工作難度的不斷加大，人事管理制度也出現(xiàn)了一些漏洞和問題，其主要表現(xiàn)在：人事檔案管理制度建設薄弱，各項管理制度相對滯后，檔案管理部門執(zhí)行起來很難做到嚴格、嚴密，對檔案管理工作造成了不利的影響。此外，隨著改革開放形勢的發(fā)展，還有一些制度已經(jīng)不適應新形勢發(fā)展的需要，加之一些單位雖有相關制度，但實際工作中又貫徹執(zhí)行不到位，缺少有效的監(jiān)督機制和獎懲考核機制，在一定程度上也影響了干部人事檔案材料收集工作的質量和效率。

1.2 檔案內容陳舊，實用性不強

1991年發(fā)布的《干部檔案工作條例》將檔案內容劃分為十大類：履歷材料，自傳材料，鑒定、考核、考察材料，學歷、評聘專業(yè)技術職務材料，政審材料，黨團材料，獎勵材料，處分材料，工資、任免、出國等材料，其他可供組織參考的有保存價值的材料?，F(xiàn)階段高校教職工人事檔案仍停留對以上十項內容的陳列上，而對教職工業(yè)務素質提升的證明材料，反映教職工依法應享有的各種工資福利待遇和其他社會保障權益的等級和變動證明材料很匱乏?，F(xiàn)階段，高校學生就業(yè)工作已從計劃經(jīng)濟下的“統(tǒng)包統(tǒng)分”轉向市場經(jīng)濟下的“市場導向、政府調控、學校推薦、學生與用人單位雙向選擇”的就業(yè)機制，而高校學生人事檔案卻沒有跟上時代發(fā)展的步伐，仍沿襲著計劃經(jīng)濟時代的舊模式，過多強調思想政治表現(xiàn)，檔案內容的收集多側重于入團、入黨材料及政治方面的獎懲等，忽視素質教育成果的展示，缺乏實踐活動、科技創(chuàng)新、心理健康、性格測試等方面的記錄。干部人事檔案內容的陳舊，在新形勢下對保障教職工權益、服務學生就業(yè)等方面都產(chǎn)生了消極的影響。

1.3 檔案管理缺乏規(guī)范化

當前高等院校仍然有部分存在著檔案管理主要以紙質化檔案為主的現(xiàn)象，而紙質化檔案的弊端則在于信息容易失真和遺失，部分人在填寫個人檔案時，存在字跡潦草難以辨認，信息填寫不全，內容描述不準確的現(xiàn)象，加之很多人的紙質化檔案在存檔時存在證書遺失、證書失效等情況，進而使得人事檔案有效性較低。而檔案管理人員對信息填寫不全、證書補遺不到位的人事檔案缺乏監(jiān)管，沒有及時督促檔案本人將資料補齊，而對于部分人深造后所獲得的新學歷、新證書，檔案管理人員也不能及時收齊并存檔，進而使得干部人事檔案管理缺乏規(guī)范化。

1.4 干部人事檔案管理方式和手段相對落后

人事檔案管理是一項專業(yè)性、政治性、機密性很強的工作。人事檔案材料需要專人管理，單獨存放。如學院因辦公用房緊張，雖然人事檔案材料份數(shù)多，資料復雜，但多年來檔案室一直是庫房，比較狹小。由于單位人事管理人員不足，人事管理工作量大，人事檔案管理都是其他人事管理人員兼管，屬于非專業(yè)人員管理。在檔案管理手段上，因為沒有單獨的計算機和檔案管理軟件，管理人員還一直采取手工編輯、檢索，致使人事檔案材料不能及時歸檔整理，存在檔案資料不完整的情況。

2 高校干部人事檔案管理對策

新常態(tài)下，高校本科規(guī)模的擴大，學生、教職工的增加，高校人事檔案也要創(chuàng)新管理。主要對策是：

2.1 翔實檔案內容

調整和豐富高校干部人事檔案的歸檔內容和范圍。針對現(xiàn)階段高校人事管理的新發(fā)展，建議將干部人事檔案在原有的十大類的基礎上加入以下內容的材料：（1）反映教職工個人素質提升和工作業(yè)績的材料，如各種業(yè)務培訓、留學訪學、學歷提升、科研成果的證明材料；（2）反映教職工與學校之間關系變動的材料，如各種聘用合同、勞動合同、合作協(xié)議和解聘、辭退、崗位變動等相關材料；（3）反映教職工依法應享有的各種福利待遇和其他社會保障權益的等級和變動材料。

2.2 推進人事檔案信息化管理

隨著信息技術的高速發(fā)展，檔案管理系統(tǒng)也在不斷優(yōu)化升級，推進干部人事檔案信息化管理，采取現(xiàn)代化、信息化的管理方式，利用信息資源，以達到更快捷、更準確、更科學地干部人事工作提供全方位的優(yōu)質服務。首先，健全人事檔案網(wǎng)上信息系統(tǒng)，將個人檔案信息錄入系統(tǒng)，便于部門進行高效查詢。其次，積極開發(fā)利用本地區(qū)信息資源，各部門聯(lián)合組建本地區(qū)人才信息庫，為各部門提供詳細的人才信息，為用人單位選才發(fā)揮效力。再次，實現(xiàn)電子材料與紙質材料的聯(lián)合，將紙質檔案與信息系統(tǒng)、各項登記本聯(lián)系起來，互相核對，找出檔案內容不完整、不規(guī)范之處，及時修正，促進人事檔案管理的規(guī)范性。

2.3 將檔案信息與個人發(fā)展相聯(lián)系

干部檔案信息是干部選聘的重要依據(jù)，檔案信息要得到個人、單位及檔案管理人員三方的重視，最主要的措施則是將檔案信息與個人發(fā)展直接掛鉤，對所有干部的聘用、調任等，都必須先審后用，凡用必審，在這種情況下，檔案管理三方都會因涉及自身利益而必須重視檔案管理工作。

2.4 加強檔案管理人員隊伍的建設

檔案管理工作人員是檔案管理工作的實際操作者，要實行檔案規(guī)范化管理，就必須不斷提高檔案工作人員的專業(yè)素質和道德水平。要堅持不懈的加強職業(yè)道德教育，用現(xiàn)代理論知識和規(guī)章制度加強對工作人員的培訓，不斷提高工作人員的業(yè)務水平和工作能力。

[1]李君.淺談高校人事檔案管理存在的問題及對策[J].學理論，2010，（3）：195-196.

[2]胡映君.高校人事檔案管理發(fā)展去向探討[J].蘭臺世界，2010，（24）：37-38.