醫(yī)院辦公室行政精細(xì)化管理的重要性以及措施

湯 愷

一、醫(yī)院行政相關(guān)辦公室的重要意義

（一）完善各項(xiàng)管理工作機(jī)制職能

醫(yī)院的很多管理?xiàng)l例和制度，絕大多數(shù)都是通過(guò)醫(yī)院辦公室人員制訂的，它在整個(gè)管理機(jī)制方面占有重要地位與價(jià)值。在制訂好相關(guān)部門(mén)制度后，一定要及時(shí)通知每個(gè)單元或者相關(guān)部門(mén)，并且對(duì)這些新制訂出來(lái)的管理機(jī)制進(jìn)行監(jiān)督和引導(dǎo)，使管理機(jī)制能夠發(fā)揮最大價(jià)值，以此提高醫(yī)院的工作效率。在落實(shí)相關(guān)管理機(jī)制的時(shí)候，還應(yīng)該解決每個(gè)科室或崗位所遇到的具體問(wèn)題，及時(shí)把這些問(wèn)題反饋給有關(guān)管理部門(mén)去落實(shí)，保證每項(xiàng)工作都能夠公平、公正正常地進(jìn)行。

（二）處理協(xié)調(diào)工作職能

醫(yī)院辦公室在思考和處理一些事情時(shí)，需要站在整個(gè)醫(yī)院的角度，一定要按照相關(guān)規(guī)則條例去進(jìn)行，最大限度地保證每個(gè)部門(mén)都能夠正常開(kāi)展工作，調(diào)動(dòng)每個(gè)部門(mén)工作的積極性、主動(dòng)性，進(jìn)而提升醫(yī)院的服務(wù)品質(zhì)。尤其在開(kāi)展一些重大活動(dòng)時(shí)，需要科學(xué)安排時(shí)間，積極做好各部門(mén)之間的協(xié)調(diào)工作。

（三）檢查、督促管理工作各項(xiàng)職能

醫(yī)院辦公室在整個(gè)醫(yī)院系統(tǒng)里起著承上啟下的重要作用和意義，同時(shí)又擔(dān)負(fù)著對(duì)各項(xiàng)工作進(jìn)行督促和檢查的重要角色。它在患者和醫(yī)院中間起著良好的橋梁作用，是醫(yī)院與客戶(hù)進(jìn)行有效溝通的重要保障。醫(yī)院里有各種各樣的問(wèn)題，它是一個(gè)綜合、復(fù)雜的集成系統(tǒng)。因此，各項(xiàng)與醫(yī)院相關(guān)工作的檢查就變得非常有意義，也是很多工作能夠正常運(yùn)行的重要前提條件，從而推動(dòng)醫(yī)院更加健康、穩(wěn)定地向前發(fā)展。

二、醫(yī)院辦公室行政精細(xì)化管理相關(guān)策略

（一）明確目標(biāo)，量化標(biāo)準(zhǔn)

在管理中，應(yīng)當(dāng)樹(shù)立明確的管理目標(biāo)，制訂科學(xué)化的管理制度，要求工作人員嚴(yán)格按照規(guī)章制度辦事，切勿出現(xiàn)漏洞管理、過(guò)度管理等問(wèn)題?？梢詮囊韵聨讉€(gè)方面建立精細(xì)化的管理目標(biāo)和標(biāo)準(zhǔn)：首先，確保責(zé)權(quán)分明，崗位劃分科學(xué)，制度公正。醫(yī)院辦公室的主要職能是為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)，協(xié)調(diào)其他部門(mén)工作，因此在崗位和工作流程的設(shè)置上，一定要根據(jù)工種和服務(wù)需求統(tǒng)籌安排。其次，工作流程的優(yōu)化。醫(yī)院辦公室行政管理工作相對(duì)其他部門(mén)的工作來(lái)說(shuō)更加復(fù)雜，綜合性較強(qiáng)，簡(jiǎn)約的工作流程對(duì)于實(shí)現(xiàn)精細(xì)化的辦公室管理能起到極大的促進(jìn)作用，特別是在上級(jí)命令的分析和處理上能夠做到快速準(zhǔn)確，及時(shí)地完成領(lǐng)導(dǎo)所布置的任務(wù)。管理人員要努力完善并優(yōu)化管理流程，在任務(wù)的處理上更為快捷和高效。行動(dòng)時(shí)也要符合邏輯，這樣便于決策者更為直觀地審視任務(wù)結(jié)果并提出決策方案。對(duì)每次出現(xiàn)的問(wèn)題和不足也要及時(shí)總結(jié)，并作出反饋和調(diào)整。

（二）以制度化和標(biāo)準(zhǔn)化推進(jìn)精細(xì)化管理的實(shí)現(xiàn)

如果說(shuō)思想層面的高度統(tǒng)一是實(shí)現(xiàn)醫(yī)院辦公室行政管理工作精細(xì)化的必要和首要前提，那么制度建設(shè)則是必經(jīng)之路。醫(yī)院辦公室行政管理工作瑣碎而繁雜，要實(shí)現(xiàn)精細(xì)化的管理模式還要有完善的規(guī)章制度對(duì)日常工作進(jìn)行指引和規(guī)范。所以，必須健全醫(yī)院辦公室各個(gè)環(huán)節(jié)的工作制度，避免出現(xiàn)管理真空。要完善督促檢查制度，提高執(zhí)行力。要對(duì)現(xiàn)行制度進(jìn)行認(rèn)真清理，保留合理的，補(bǔ)充必要的，廢止過(guò)時(shí)的，形成完善、管用、有效的制度體系。同時(shí)，制訂明確的工作標(biāo)準(zhǔn)是醫(yī)院辦公室行政管理人員的行為指南和考核依據(jù)。制訂標(biāo)準(zhǔn)盡量做到數(shù)字化，并與考核相聯(lián)系，最終減少工作出錯(cuò)率，提高工作效率。

（三）加大監(jiān)督考核力度

以往很多醫(yī)院行政相關(guān)辦公室管理人員上班后只是按照以往的工作模式先開(kāi)會(huì)制訂任務(wù)、發(fā)布任務(wù)，接下來(lái)就忙其他事情了，沒(méi)有專(zhuān)業(yè)部門(mén)或者人員考查這些任務(wù)到底是否已經(jīng)完成，至于布置的任務(wù)完成到哪一種程度，沒(méi)有人去關(guān)注和重視，缺乏良好的工作責(zé)任意識(shí)。不僅要制訂任務(wù)，而且還要安排相關(guān)項(xiàng)目跟蹤人員進(jìn)行檢查、落實(shí)，保障任務(wù)的進(jìn)程與品質(zhì)，避免漏掉每個(gè)小任務(wù)，發(fā)現(xiàn)任務(wù)中出現(xiàn)的問(wèn)題一定要及時(shí)去解決。有經(jīng)濟(jì)實(shí)力的醫(yī)院最好設(shè)置一個(gè)專(zhuān)業(yè)監(jiān)督小組，讓小組成員輪流值班。在日常行政辦公過(guò)程中，一定要按照專(zhuān)事專(zhuān)項(xiàng)的工作原則，逐步完善醫(yī)院管理相關(guān)工作的監(jiān)督，醫(yī)院辦公室應(yīng)該發(fā)揮自身獨(dú)特功能，進(jìn)而提升醫(yī)院辦公室的工作效率。

（四）要依職能辦事

醫(yī)院辦公室的主要職責(zé)概括起來(lái)就是“履行六大職能，搞好六項(xiàng)服務(wù)”，即履行參謀職能，為領(lǐng)導(dǎo)決策服務(wù)；履行協(xié)調(diào)職能，為推動(dòng)全局服務(wù)；履行把關(guān)職能，為中心工作服務(wù)；履行宣傳職能，為依法治稅服務(wù)；履行督辦職能，為政令暢通服務(wù)；履行保障職能，為機(jī)關(guān)運(yùn)轉(zhuǎn)服務(wù)。要將辦公室的各項(xiàng)職能逐項(xiàng)分解到各系列、各環(huán)節(jié)、各崗位，明確“干什么”“怎么干”“干得怎么樣”“干錯(cuò)了怎么辦”，確保崗位職責(zé)精細(xì)化；按規(guī)章辦事，按程序運(yùn)作，按規(guī)程服務(wù)，既不越位，也不缺位，確保職權(quán)人人有、任務(wù)個(gè)個(gè)擔(dān)、責(zé)任人人負(fù)、事事有人干。

三、結(jié)語(yǔ)

隨著現(xiàn)代社會(huì)分工越來(lái)越專(zhuān)業(yè)和精細(xì)，一個(gè)精細(xì)化工作和管理的時(shí)代已經(jīng)來(lái)臨。在新時(shí)代新要求下，只有將精細(xì)化管理理念融入辦公室行政管理工作之中，實(shí)現(xiàn)辦公室行政管理工作由粗放型管理向精細(xì)化管理的快速轉(zhuǎn)變，才能不斷提升辦公室工作質(zhì)量和服務(wù)效能。