流程優(yōu)化在中小企業(yè)采購管理中的應(yīng)用研究

文/王蕾，重慶理工大學會計學院

1 引言

企業(yè)信息化技術(shù)的應(yīng)用和國家對企業(yè)內(nèi)部控制建設(shè)的要求，推動了企業(yè)制度流程化的進程。但是中小企業(yè)因為流程建立不夠規(guī)范或沒有充分權(quán)衡相關(guān)者的權(quán)利和義務(wù)，流程的建立并不能保證流程的有效實施，有時還會降低企業(yè)的效率。采購業(yè)務(wù)是一項重要業(yè)務(wù)，但是因為其復雜性所以在設(shè)計過程中經(jīng)常會出現(xiàn)不規(guī)范或不合理的部分，所以本文分析了中小企業(yè)在采購管理中存在的問題并提出了具體的流程優(yōu)化方案。希望對中小企業(yè)的管理者有所啟示。

2 中小企業(yè)采購流程現(xiàn)狀

2.1 負責人觀念滯后

負責人都能認識到采購的重要性，知道采購是企業(yè)經(jīng)營的基礎(chǔ)，但也正因為如此，他們對采購的授權(quán)非常謹慎，會設(shè)置繁瑣的審核程序，甚至有的負責人對企業(yè)所有的采購業(yè)務(wù)都要自己親力親為進行審核，所以他們要耗費大量的時間對企業(yè)的采購事項進行審核，這勢必會影響投入到企業(yè)重大的經(jīng)營決策中的精力，同時繁瑣的審核程序也會降低采購流程的執(zhí)行效率。

負責人購觀念滯后的另一個表現(xiàn)就是他們會在企業(yè)的采購崗和審核崗大量安排自己的親信，但是卻不重視他們的專業(yè)素養(yǎng)。這就使企業(yè)在進行采購時，會缺乏合理的采購計劃和對產(chǎn)品質(zhì)量的要求，而僅僅以低價作為評價準則。導致采購的產(chǎn)品不能滿足企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的需要。

2.2 采購缺乏計劃性

中小企業(yè)與大企業(yè)相比，競爭力較差，所以在與客戶談判時也常處于劣勢地位，經(jīng)常采用免付定金或少付定金的方式來爭取訂單。訂單的不確定性也導致了采購的隨機性，所以在與供應(yīng)商進行價格磋商時同樣不占優(yōu)勢，通常會以較高的單價制定采購協(xié)議，甚至還要提前預付定金。此外通貨膨脹也導致原材料的采購價格越來越高。所以中小企業(yè)要在采購上花費大量的資金，造成企業(yè)的資金運轉(zhuǎn)困難影響企業(yè)的正常經(jīng)營；較高的采購價格還會導致產(chǎn)品的生產(chǎn)成本較高，進一步降低企業(yè)的競爭力。

2.3 采購組織結(jié)構(gòu)混亂 分工不合理

如上文所述，中小企業(yè)負責人都非常重視企業(yè)的采購活動，但是又缺乏正確的采購理念，所以經(jīng)常會為了降低采購成本的目的越級干預采購分管領(lǐng)導的決策，使得采購分管領(lǐng)導不能正常行駛自己的權(quán)利。同時，在采購業(yè)務(wù)中，中小企業(yè)通常會存在采購分管領(lǐng)導和財務(wù)分管領(lǐng)導權(quán)利劃分不清的問題，所以兩者經(jīng)常會因為采購的資金問題發(fā)生爭執(zhí)。這不僅會影響企業(yè)里員工間的關(guān)系，還會影響采購的效率。

3 完善中小企業(yè)采購流程的建議

通過上述分析，我們可以發(fā)現(xiàn)在中小企業(yè)的采購流程中存在著很多問題，這些問題會嚴重影響到采購的質(zhì)量和采購的效率。通過對采購流程進行梳理，制定了以下方案來完善中小企業(yè)的采購流程。

3.1 設(shè)立分級審批制度

負責人作為企業(yè)的最高管理人員，他的主要任務(wù)是制定企業(yè)的戰(zhàn)略目標，負責企業(yè)的整體運行，而不是花費大量時間用于采購申請的審批。為了讓負責人從繁瑣的審核流程中解脫出來，還應(yīng)當根據(jù)采購的金額進行分級審核，當金額達到一定數(shù)量時才需要負責人進行審核，這樣就能讓負責人擺脫簡單重復的工作，將更多的精力投入到企業(yè)的經(jīng)營管理當中，這樣才可以充分發(fā)揮他作為企業(yè)最高管理人員的作用。

3.2 制定采購計劃

雖然中小企業(yè)的業(yè)務(wù)量不確定，制定采購計劃比較困難，但是制定采購計劃還是非常必要的。中小企業(yè)可以結(jié)合具體的業(yè)務(wù)對所需的材料進行分析。對那些經(jīng)常使用且價格變動幅度較大的材料制定采購計劃并提前采購。這樣可以提高與供應(yīng)商的價格磋商能力，在一定程度上緩解企業(yè)的資金壓力。同時較低的采購價格還會降低產(chǎn)品的生產(chǎn)成本，提高企業(yè)的競爭能力。

3.3 明確不同管理者的權(quán)限

從最初制定采購計劃到最終完成采購是一個復雜的過程，如果對職責劃分不明確，就會出現(xiàn)管理者進行權(quán)利爭搶的情況。所以明確不同管理者的職責是非常必要的。因為不同企業(yè)的情況不同，所以對采購分管領(lǐng)導和財務(wù)分管領(lǐng)導的重視程度不同，所以要結(jié)合企業(yè)的實際情況明確二者的職責權(quán)限，確定兩者在采購流程中的層級順序。同時還要明確負責人的審核權(quán)限，防止負責人越權(quán)審核，影響到其他分管領(lǐng)導的正常決策。