水泥企業(yè)采購信息化管理體系建設(shè)與應(yīng)用

文/孫慶，浙江南方水泥有限公司

關(guān)于水泥企業(yè)采購信息化管理體系建設(shè)，包含多方面的內(nèi)容，其中采購資源整合就是其前提條件。然而，考量水泥集團企業(yè)ERP建設(shè)情況，采購資源整合尚且存在一些難以解決的問題。例如，在集團對物資的集中采購層面，區(qū)域化的現(xiàn)場管理能力較弱。例如，在采購信息共享層面，各采購單位并不明確市場情況，從而導(dǎo)致采購成本難以降低。故而，為促進水泥企業(yè)采購信息化管理體系建設(shè)，應(yīng)做好采購資源整合工作，并從以上方面進行探究。

1 水泥企業(yè)采購信息化管理體系建設(shè)

關(guān)于水泥企業(yè)采購信息化管理體系建設(shè)，應(yīng)從采購管理規(guī)范、培育采購市場、采購管理內(nèi)容延伸、管理體系設(shè)計等方面分析，具體可參考以下內(nèi)容：

采購管理規(guī)范。在水泥集團公司管理結(jié)構(gòu)中，其下屬的生產(chǎn)企業(yè)通常遠離管理核心，且臨近資源產(chǎn)地，相應(yīng)的采購交易常處于獨立封閉的狀態(tài)，其交易過程缺乏有效監(jiān)督，并不公開透明。為保證企業(yè)利益，應(yīng)建立采購交易集中管控體系，使采購交易過程處于多部門相互制衡的環(huán)境之中，確保采購交易公開、公平、公正。

培育采購市場。為促進采購交易管控體系達成采購目標，水泥集團企業(yè)應(yīng)正確考察、評估及選擇潛在的供應(yīng)商，以培育采購市場。關(guān)于供方資源共享，水泥集團企業(yè)應(yīng)建立統(tǒng)一的供方管理辦法，以統(tǒng)一的供應(yīng)商平臺促進采購管理工作。簡而言之，供方管理應(yīng)以集中管理、分級負責(zé)的方式落實，并健全供方準入、評價及淘汰機制，定期分析供方的全方位數(shù)據(jù)，為信息化、精確化采購交易供方管理提供指導(dǎo)依據(jù)。

采購管理內(nèi)容延伸?，F(xiàn)代采購業(yè)務(wù)集信息化管理、采購市場、采購業(yè)務(wù)管理等于一體，極大地影響了企業(yè)的內(nèi)部物流過程管理。在企業(yè)動態(tài)聯(lián)盟管理下，相應(yīng)的電子采購平臺擁有以下需求特征。例如，全面解決集團化集中采購招標項目的集權(quán)問題，乃至子公司分散采購招標項目的分權(quán)問題。例如，針對水泥生產(chǎn)所需的大宗原燃料及相應(yīng)的配送服務(wù)資源，可對之進行相應(yīng)的資源開發(fā)及市場培育工作。

管理體系設(shè)計。關(guān)于采購信息化管理體系，其信息化集成組合應(yīng)包括采購計劃形成、招標交易及管理平臺、合同形成及審批平臺、采購結(jié)算平臺、遠程視頻會議平臺等內(nèi)容。具體而言，首先要構(gòu)建電子招標采購信息化平臺，其次建設(shè)企業(yè)內(nèi)部及外部的網(wǎng)絡(luò)操作管理平臺,最終要培育供應(yīng)商及內(nèi)外評標委員會的企業(yè)戰(zhàn)略資源，并實現(xiàn)覆蓋企業(yè)需求、管理、業(yè)務(wù)、監(jiān)管等四個方面的具體化管理流程。

2 水泥企業(yè)采購信息化管理體系應(yīng)用

2.1 軟件選型

在軟件選型前，水泥集團企業(yè)要做好系統(tǒng)建設(shè)工作。關(guān)于系統(tǒng)設(shè)計，首先要明確系統(tǒng)設(shè)計的指導(dǎo)思想，即整體規(guī)劃、分步實施、集成牽制、效益優(yōu)先，使業(yè)務(wù)流程趨于公開、透明、廉潔、高效，并保證系統(tǒng)操作的安全性及便捷性，注重網(wǎng)上招標管理平臺的建設(shè)，使采購交易過程處于多部門聯(lián)合制衡的環(huán)境之中。其次要明確系統(tǒng)的設(shè)計原則，即信息與交易平臺應(yīng)相互融合，并依托遠程視屏?xí)h，做好招標采購工作。最終企業(yè)要整合電子交易平臺所需的信息資源及管理內(nèi)容，具體設(shè)計系統(tǒng)的管理體系與功能構(gòu)架。關(guān)于軟件選型，應(yīng)側(cè)重管理目標及管理咨詢，選型原則應(yīng)以先調(diào)研后選擇依據(jù)，側(cè)重軟件的應(yīng)用性、咨詢性、開發(fā)性、集成性等方面的能力，即軟件要在業(yè)務(wù)管理、咨詢服務(wù)、戰(zhàn)略合作等方面發(fā)揮重要作用。

2.2 前期準備

為做好采購信息化管理體系建設(shè)工作，應(yīng)致力于項目建設(shè)的前期準備，具體可參考以下內(nèi)容。其一，相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)小組與工作小組應(yīng)強化協(xié)調(diào)及行政能力，以促進項目執(zhí)行。其二，加強項目宣傳力度，使項目建設(shè)取得全員支持。其三，全面優(yōu)化業(yè)務(wù)流程及管理制度。其四，組建專業(yè)化的項目小組，并抽調(diào)采購流程所涉及的各專業(yè)人才。其五，項目相關(guān)培訓(xùn)不僅要側(cè)重企業(yè)內(nèi)部，更要考慮供應(yīng)商層面，培訓(xùn)出一定數(shù)量的工作人員。其六，審核并確定采購標的技術(shù)要求、型號、材質(zhì)、數(shù)量等內(nèi)容。

2.3 理順機構(gòu)

水泥集團企業(yè)應(yīng)整章建制，從整體上梳理采購工作思路，并完善各項管理制度。具體而言，首先，企業(yè)要轉(zhuǎn)變管理職能，成立招標中心，并實現(xiàn)多重監(jiān)管。簡而言之，企業(yè)所有采購項目均要在招標中心的招標網(wǎng)實施，使整個交易過程納入多部門相互制衡的環(huán)境之中。其次，關(guān)于多部門相互制衡關(guān)系，應(yīng)明確需求部門、采購及物流供應(yīng)部門、合同管理部門、儲運部門、財務(wù)及紀檢部門等多部門的管理職責(zé)。最終，關(guān)于統(tǒng)一供方管理，應(yīng)依托集中管理、分級負責(zé)的指導(dǎo)思想，使各子公司明確在供應(yīng)商準入、供貨、淘汰、統(tǒng)計、共享等方面的管理職責(zé)。簡而言之，依據(jù)企業(yè)戰(zhàn)略需求，應(yīng)對企業(yè)的重點供應(yīng)商進行具體化、細致化的監(jiān)督管理，使合格供方始終保持在五家以上，并實行供方資格及等級的動態(tài)化管理，不斷優(yōu)化采購交易環(huán)境。

3 結(jié)論

綜上所述，水泥企業(yè)采購信息化管理體系建設(shè)應(yīng)致力于招標網(wǎng)的建設(shè)與集成應(yīng)用，并不斷優(yōu)化管理體系建設(shè)及信息系統(tǒng)設(shè)計及應(yīng)用效果。經(jīng)過以上分析可得，為保證體系建設(shè)的成功，水泥集團企業(yè)應(yīng)以生產(chǎn)管理信息為切入點，并促進采購交易流程的多部門聯(lián)合制衡，做好資金管理層面的內(nèi)控管理系統(tǒng)，以全面推動企業(yè)的信息化建設(shè)應(yīng)用。