干部人事檔案管理的現(xiàn)狀及策略研究

楊生俊

【摘要】人事檔案在人力資源管理中發(fā)揮著極其重要的作用，尤其是全國組織人社系統(tǒng)開展干部人事檔案專項審核工作以來，干部人事檔案的重要性日益凸顯。本文旨在結(jié)合工作實際，分析當(dāng)前檔案整理和專項審核及數(shù)字化建設(shè)現(xiàn)狀，并提出相應(yīng)管理策略。

【關(guān)鍵詞】干部人事檔案管理；現(xiàn)狀；策略

干部人事檔案是組織人社部門按照人事管理政策，在干部錄用、培養(yǎng)、選拔使用及日常管理工作中形成的記載干部個人學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、錄用審批、工資晉升、職稱評聘、考核培訓(xùn)等方面的內(nèi)容資料，是歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用干部的重要依據(jù)，是國家檔案工作的重要組成部分。

一、干部人事檔案的重要性

干部人事檔案是人力資源管理的基礎(chǔ)。人力資源管理起始于人事檔案，以檔案記載為基礎(chǔ)。同時人力資源管理中的招聘與配置、培訓(xùn)與開發(fā)、績效、薪酬、勞動關(guān)系等各環(huán)節(jié)又記錄在人事檔案中，因此人事檔案管理與人力資源管理工作密不可分。人事檔案是記錄一個人從高中到大學(xué)期間的學(xué)習(xí)成長及各種社會實踐活動，是高校畢業(yè)生就業(yè)及各單位選拔錄用的主要依據(jù)。在個人錄用審批、轉(zhuǎn)正定級、工作調(diào)動、職稱申報、辦理養(yǎng)老保險以及考研深造時，都需要使用人事檔案。因此人事檔案工作是人力資源管理工作的基礎(chǔ)性工作。

干部人事檔案是干部身份信息的原始憑證。干部人事檔案能夠歷史、全面、真實地反映干部本人的基本情況和成長歷程，其材料的歷史性、嚴(yán)肅性決定了它具有很強的參考價值，當(dāng)干部本人對其個人信息提出異議時，可通過向組織提交申請，對存疑材料進行核實，而歷史遺留問題可參考的最有力證據(jù)就是人事檔案。

干部人事檔案是規(guī)范監(jiān)督干部的有效工具。黨的十八大以來，中央八項規(guī)定頒布實施，對許多違紀(jì)的領(lǐng)導(dǎo)干部依法依紀(jì)懲處。凡是涉嫌違紀(jì)進行調(diào)查取證之前，首要環(huán)節(jié)就要查閱本人的人事檔案，從人事檔案中獲取三齡一歷等必要的信息，以明確當(dāng)事人身份及工作經(jīng)歷，并方便辦案人員核準(zhǔn)取證信息，因此干部人事檔案也是規(guī)范監(jiān)督管理干部的有效工具。

二、當(dāng)前干部人事檔案管理中存在的問題

近年來，干部人事檔案管理整體工作水平有了很大提升，尤其是2015年全國人事檔案專項審核開展以來，人事檔案工作步入規(guī)范化建設(shè)軌道，檔案造假現(xiàn)象得到有效遏制。但在專項審核的工作實踐中，仍存在著一些不容忽視的問題：

（一）檔案工作人員隊伍力量薄弱。人事檔案工作數(shù)量大，做起來耗時費精力。相比人力資源管理其它工作，人事檔案工作枯燥、單純，需要特別細心，耐得住寂寞，因此很多人不太愿意干這項工作。以隴西縣為例，全縣52萬人口，機關(guān)事業(yè)單位工作人員12500人，人社局管理的副科級以下干部職工檔案就有11000份，按“千卷一人”的標(biāo)準(zhǔn)配備工作人員的話，就需要11名專職工作人員開展日常整理管理工作。但是受編制等因素限制，人社局機關(guān)全部工作人員僅有30人。要安排11名專職人員開展檔案工作顯然是不現(xiàn)實的，檔案管理人員只能身兼數(shù)職，導(dǎo)致對檔案工作精力投入不足。為了開展檔案專項審核及日常管理，只能從有關(guān)鄉(xiāng)鎮(zhèn)或其它單位借調(diào)干部。但借調(diào)的人員畢竟由于人事關(guān)系和身份特殊，人員流動快，難以靜下心來安心工作，工作效率和工作積極性得不到持續(xù)提高。根據(jù)調(diào)查了解，這種現(xiàn)象較為普遍，在其它很多縣市區(qū)的組織部、人社局不同程度存在檔案工作人員不足的問題。

（二）人事檔案材料分類歸檔不及時。人事檔案涉及干部人數(shù)多，類別多，面廣量大、情況復(fù)雜，加之檔案工作人員有限，各單位集中交來的工資晉升表、考核表、聘用合同等因數(shù)量多而來不及入檔，未能及時進檔只能以散材料形式堆放。收集了的應(yīng)歸檔材料不全面、不準(zhǔn)確。一些單位交來的應(yīng)歸檔的材料還存在內(nèi)容不完整，日期、簽字缺失，筆誤導(dǎo)致的涂改，印章不清晰等現(xiàn)象，不符合《干部人事檔案材料收集歸檔規(guī)定》要求，不能入檔。

（三）檔案信息化管理水平有待提高。隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，人事檔案信息管理系統(tǒng)已得到普遍采用，但由于受經(jīng)費及技術(shù)、人員等方面因素的制約，干部人事檔案管理只是把個人的基礎(chǔ)信息輸入了Excel表格，資料檢索、調(diào)閱檔案等仍用手工操作，無紙化、信息化管理基本沒有實現(xiàn)。干部人事檔案數(shù)字化建設(shè)要求對專項審核完成后的檔案進行數(shù)字化信息采集，包括整理編碼、檔案掃描、原始圖像制作、數(shù)據(jù)初審、高清圖像制作、數(shù)據(jù)復(fù)審，同時建設(shè)光盤離線備份和在線備份系統(tǒng)，有條件的縣區(qū)和單位建設(shè)智能化的檔案庫房。要實現(xiàn)這樣的目標(biāo)，還得大幅度投入人力、物力、財力，提高技術(shù)及管理水平。

三、完善干部人事檔案管理的途徑

（一）把人事檔案工作擺在人力資源管理和干部管理的首要位置。人力資源管理過程中，人事檔案管理是重中之重，因為人力資源管理工作中的所有業(yè)務(wù)活動都是圍繞人事檔案信息來展開的，所以人事檔案管理工作應(yīng)得到高度的重視。領(lǐng)導(dǎo)重視是做好人事檔案管理工作的前提條件，通過加大宣傳力度、普及檔案法律法規(guī)，以增強單位領(lǐng)導(dǎo)及各部門檔案管理意識、明確各自在檔案管理中的職責(zé)，并將人事檔案管理納入日常管理工作范圍，定期對人事檔案管理工作進行檢查、指導(dǎo)、監(jiān)督，及時發(fā)現(xiàn)問題解決問題。人事檔案管理不到位將對人力資源管理與開發(fā)起到阻礙作用。虛假的檔案材料會掩蓋其真實性，如果沒有了真實性，人事檔案也就失去了利用價值，導(dǎo)致人事管理混亂重重，出現(xiàn)許多不必要的麻煩。不對稱的檔案信息對未來人力資源配置的預(yù)測造成重大的影響，并將使組織失去更多的人才。因此人事檔案管理工作是人力資源管理的基礎(chǔ)，提高人事檔案管理水平是維護組織人力資源管理、促進人力資源可持續(xù)發(fā)展的重要保障，人力資源管理者應(yīng)當(dāng)把人事檔案工作擺在首要位置。

（二）按要求配備檔案工作人員，為檔案人員的晉升開辟綠色通道。配置專職人事檔案管理人員，檔案工作涉及的單位多、材料多，整理工作繁瑣，制度規(guī)定和上級要求嚴(yán)格，達標(biāo)任務(wù)重，如同時開展其它崗位上的工作，就會分散精力。因此，應(yīng)該按照“千卷一人”人數(shù)要求配備專職檔案工作人員，使她們一心撲在檔案工作上，這樣能減少差錯的發(fā)生。將檔案工作人員納入專業(yè)技術(shù)人員管理，按照事業(yè)單位崗位比例要求設(shè)置足夠的高級和中級專業(yè)技術(shù)崗位，為檔案工作人員暢通專業(yè)技術(shù)職務(wù)評聘和行政職務(wù)晉升的通道，讓檔案工作人員樹立工作的自信心，培養(yǎng)檔案工作人員的職業(yè)榮譽感，切實做到愛崗敬業(yè)。

（三）開展檔案業(yè)務(wù)工作人員培訓(xùn)，提升檔案人員工作水平和效率。人事檔案管理人員良好的業(yè)務(wù)素質(zhì)是促進檔案工作規(guī)范化管理的首要環(huán)節(jié)和根本保證，人事檔案管理人員要有較高的政治素質(zhì)、嚴(yán)格的組織紀(jì)律性和良好的職業(yè)道德，必須加強人事檔案管理人員隊伍的思想建設(shè)和業(yè)務(wù)水平，拓寬檔案管理人員的知識領(lǐng)域，使其能夠適應(yīng)新的、更高要求的檔案管理工作。切實抓好檔案管理人員的業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)，為其開展各種有關(guān)檔案的法律法規(guī)、規(guī)章制度、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)等規(guī)范性文件的培訓(xùn)，檔案管理各環(huán)節(jié)的實際操作技能培訓(xùn)。引導(dǎo)檔案管理人員努力學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的檔案管理知識，以適應(yīng)新的、更高的檔案管理要求。同時，增強檔案管理人員的服務(wù)意識，積極主動地與各部門溝通、協(xié)作，從而能夠及時有效地獲得各種信息，更好地為人力資源管理和為高層的決策提供服務(wù)。

（四）創(chuàng)新管理模式，提高干部人事檔案信息化水平。運用現(xiàn)代化管理手段來制定檔案工作發(fā)展規(guī)劃，不斷創(chuàng)新管理模式，逐步實現(xiàn)干部人事檔案管理工作的現(xiàn)代化、信息化。加快人事檔案數(shù)字化建設(shè)進程，盡快建立干部人事檔案數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)，使干部檔案在查閱、借閱、歸檔、統(tǒng)計等日常工作方面實行微機化操作，實現(xiàn)干部人事檔案信息化、智能化管理，切實提高檔案工作效率和查閱利用效率、轉(zhuǎn)遞速度。

（五）建立材料收集的長效機制，加強平時的材料收集。按照《干部檔案收集歸檔辦法》明確各種檔案材料的歸檔時限和要求，嚴(yán)把材料入口關(guān)。管檔人員必須將職工年度考核、學(xué)歷變化、職稱聘任、職務(wù)晉升等各種材料及時收集齊，并對送達的檔案材料逐一進行甄別、審核，認真審核材料是否齊全完整，手續(xù)是否完備，印章是否清晰，簽字、日期是否齊全。對不符合要求的資料表冊，應(yīng)退回資料形成部門，待整改、補充完整后再進行歸檔，從源頭上杜絕不合格材料的產(chǎn)生，以免誤導(dǎo)查閱人員對信息準(zhǔn)確度的把握，影響檔案的參考價值。遇有職稱評聘、職務(wù)晉升需要查檔、調(diào)檔時要將抽出的材料及時歸回原位，并按檔案工作有關(guān)規(guī)定，實行全國統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)整理裝訂，形成檔案資料收集整理的常態(tài)化、規(guī)范化。檔案材料是多部門各單位形成的原始資料，要全面完整正確地收集到應(yīng)該歸檔材料，必須部門聯(lián)動共同協(xié)作，在相關(guān)會議上做好檔案管理工作的宣講，讓相關(guān)部門單位了解到檔案管理工作的重要性、嚴(yán)肅性和真實性，能夠?qū)⒊商椎?、?zhǔn)確的、手續(xù)完備的材料及時轉(zhuǎn)交檔案管理人員。對私自涂改檔案的現(xiàn)象，報送虛假材料的，要追究本人及單位主要負責(zé)人的責(zé)任，確保檔案工作的真實性和嚴(yán)肅性。

（六）讓制度從墻上走下來，落實到行動上，加強檔案規(guī)范化管理。建立完善檔案收集、鑒別、歸檔、整理、保管保密、查閱、借閱、轉(zhuǎn)遞等各項檔案管理制度，通過制度來管理檔案人員，深知檔案的嚴(yán)肅性、保密性，也通過制度來規(guī)范檔案收集、鑒別、入檔程序和時限要求，從而提高工作效率。不僅要將制度明示在墻上，更要將制度落實在行動上，嚴(yán)格按制度執(zhí)行查閱登記制。

總之，干部人事檔案長期以來都有著極其重要的作用，是黨的組織工作、人力資源管理工作不可或缺的重要參考依據(jù)。加強檔案管理人員自身素養(yǎng)、業(yè)務(wù)能力的同時，還需注重組織領(lǐng)導(dǎo)、完善制度，確保干部人事檔案能夠歷史、真實、全面地反映個人成長歷程，從而成為最有價值的原始資料，發(fā)揮其應(yīng)有的利用價值。