淺議成人高等院校文書檔案收集歸檔工作

何伶

【摘要】本文針對文書檔案收集歸檔工作的特點和要求，分析成人高等院校文書檔案歸檔工作中文件材料收集不齊全不完整的原因，提出文書檔案收集歸檔工作要強化檔案法治意識，規(guī)范工作流程和加強檔案隊伍建設(shè)等幾點建議。

【關(guān)鍵詞】文書檔案歸檔；法治意識；即時歸檔；檔案隊伍建設(shè)

一、檔案收集歸檔的要求和特點

（一）檔案收集歸檔的要求。檔案工作要求學(xué)校檔案室進行集中統(tǒng)一管理，任何教職員工不得把工作中形成的文件材料據(jù)為己有或拒絕移交檔案室歸檔。歸檔就是學(xué)校檔案員把收集來的分散的文件材料進行分類、組合、排序、編號、錄入檔案管理軟件的有序化過程，經(jīng)過整理的文件材料才能成為被利用的檔案。檔案員通過檔案管理軟件中歸檔文件級目錄進行檢索，為借閱者提供利用。檔案歸檔時要求檔案員區(qū)分文件材料的保管期限，整理過程中遵循文件材料形成的規(guī)律和聯(lián)系，重要的是文件材料歸檔要求齊全完整，這樣形成的檔案才能反映學(xué)校工作活動的真實面貌，才有利用的價值。

（二）檔案的來源具有廣泛性。檔案來源于學(xué)校、內(nèi)設(shè)機構(gòu)和上級單位普發(fā)性文件或?qū)Ｖ感晕募?，其?nèi)容廣泛豐富，形式多樣化。檔案內(nèi)容包括學(xué)校制定的規(guī)章制度、管理辦法、工作報告、工作總結(jié)和計劃等；學(xué)校召開的各類會議、舉辦各種活動形成的文件材料；涉及學(xué)校和教職員工權(quán)益的人事任免、請示與批復(fù)、協(xié)議、合同、單據(jù)等法律書證；還有上級單位針對學(xué)校的指導(dǎo)性公文；需要學(xué)校貫徹執(zhí)行或參照執(zhí)行的領(lǐng)導(dǎo)性公文材料等等。檔案的內(nèi)容涵蓋了學(xué)校方方面面的活動記錄，涉及學(xué)校各個科室及教職員工的工作。

二、檔案歸檔工作存在的問題和原因分析

（一）學(xué)校對檔案歸檔工作重視程度不夠。從狹義上講，我國檔案機構(gòu)主要由檔案局、檔案館、檔案室三部門組成，各級各類單位內(nèi)設(shè)立檔案室，負(fù)責(zé)對檔案的收集、整理、保管和利用。據(jù)筆者了解，多數(shù)學(xué)校檔案工作基本由行政辦公室一名工作人員兼任，這名工作人員除了從事檔案工作外，還要負(fù)責(zé)辦公室其他多項工作，留給檔案工作的時間和精力不足，這勢必影響到檔案工作的完成。學(xué)校教職員工的檔案歸檔意識比較薄弱，有些人為了工作便利，把應(yīng)該歸檔的文件材料據(jù)為己有；或相互之間借用手中留存的文件材料，沒有任何借閱手續(xù)，久而久之，也無人催辦歸檔，造成文件材料歸檔時出現(xiàn)漏歸或遺失的情況。教職員工檔案意識缺失，檔案管理制度不健全不完善，輕視檔案工作的重要性是導(dǎo)致檔案歸檔不齊全不完整的主要原因。

（二）科室檔案移交時間過長。學(xué)校在一年中開展職能活動都會產(chǎn)生大量的文件材料，平時都零散在學(xué)校各項工作的承辦者手中，第二年上半年科室檔案員才把整理完畢的檔案移交學(xué)校檔案室?？剖乙平坏臋n案中一般性的文件材料居多，永久和30年保存的文件材料收集缺失，由于不是即時歸檔，學(xué)校檔案室人員對缺失的文件材料也無法整理清楚?？剖倚纬傻奈募牧匣臼鞘潞髿w檔，移交時間長，容易造成學(xué)校檔案歸檔出現(xiàn)不齊全完整的情況。

三、相關(guān)建議

（一）提升檔案法治意識，健全和完善檔案歸檔制度。檔案法治意識是學(xué)校檔案工作取得成效的關(guān)鍵。學(xué)校要切實落實國家檔案局發(fā)布的《檔案管理違法違紀(jì)行為處分規(guī)定》，讓教職工知悉檔案歸檔工作的責(zé)任、權(quán)利和義務(wù)。在檔案法制化建設(shè)進程中，大力培養(yǎng)檔案工作人員的法治思維尤其重要，要強化領(lǐng)導(dǎo)的法治意識，加強檔案法治的宣傳和檔案的行政執(zhí)法監(jiān)督力度。強化學(xué)校教職工的檔案法治意識，建立檔案歸檔工作制度，學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)要依法治檔，把檔案工作列入學(xué)校的日常管理工作中；列入檔案員個人年度績效考核里，與檔案員崗位工資掛鉤，用工作制度來保障檔案歸檔的齊全完整。梳理學(xué)校主要職能活動和業(yè)務(wù)活動，制定《文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限表》，把涉及人事、工資、財務(wù)、行政事務(wù)的請示與批復(fù)等重要的需要永久和30年保管的文件材料列入檔案員重點收集歸檔范圍。

（二）規(guī)范檔案歸檔工作流程，事后歸檔嵌入即時歸檔中。學(xué)校各科室形成的文件材料到第二年初才移交到學(xué)校檔案室歸檔。事后歸檔模式是目前主要的歸檔模式，其諸多弊端正逐漸顯現(xiàn)，相關(guān)研究者和實踐工作者開始探索檔案管理的全程控制。針對檔案數(shù)量多、形式多樣的特點，學(xué)校要建立和規(guī)范檔案歸檔工作流程，細(xì)化到歸檔過程的每一個環(huán)節(jié)；實施公文從發(fā)文、收文、催辦到歸檔等一體化的管理。檔案員對科室年度產(chǎn)生的文件材料進行監(jiān)督把控，尤其是永久和30年保管的重要文件材料，工作完畢后要及時催辦，即時歸檔。把學(xué)?？剖覛w檔的時間嵌入即時歸檔的環(huán)節(jié)中，避免原始材料留存在科室和個人手里，因移交時間過長而出現(xiàn)遺漏或丟失的情況。

（三）加強檔案隊伍建設(shè)，保障檔案歸檔工作的完成。檔案的利用和民生作用日益顯著，推進檔案信息化建設(shè)勢在必行，教育機構(gòu)應(yīng)開設(shè)不同學(xué)歷層次的檔案學(xué)專業(yè)，為學(xué)校和基層單位培養(yǎng)專業(yè)檔案人員。法國建有專門培養(yǎng)檔案人才的精英學(xué)府——法國檔案學(xué)院，嚴(yán)格的教育和培養(yǎng)機制使法國擁有大批專業(yè)檔案工作者，他們職業(yè)素養(yǎng)高，對檔案工作懷有極大熱情。專業(yè)的檔案人員是推進學(xué)校檔案工作發(fā)展的迫切需求，也是完成檔案歸檔工作的需要。

【參考文獻(xiàn)】

[1]錢海峰.芻議檔案開放工作中的法治思維[J].北京檔案，2017（3）：31-33.

[2]郭亞軍，王穎，王彥斌，路迎輝.新常態(tài)下的大型審計項目檔案歸檔模式創(chuàng)新研究[J].北京檔案，2016（1）：26-29.

[3]陳俐，姚行.北京地方國民檔案文件級目錄著錄問題的實踐探索[J].北京檔案，2017（3）：20-22.

[4]馮磊，黃霄羽.法國檔案館應(yīng)用社交媒體創(chuàng)新檔案服務(wù)[J].北京檔案，2017（3）：36-37.