企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)初探

楊?lèi)?ài)云 宋瑩 朱明慧

【摘要】檔案作為企業(yè)各項(xiàng)工作和員工各方面情況的真實(shí)記錄，是促進(jìn)企業(yè)科學(xué)發(fā)展、維護(hù)企業(yè)和員工根本利益的重要依據(jù)。隨著信息化的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)企業(yè)檔案管理面臨一系列問(wèn)題和困難，需要通過(guò)檔案信息化建設(shè)實(shí)現(xiàn)檔案管理轉(zhuǎn)型。本文主要就如何開(kāi)展企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)進(jìn)行探討。

【關(guān)鍵詞】企業(yè)；數(shù)字檔案館；建設(shè)

檔案作為企業(yè)各項(xiàng)工作和員工各方面情況的真實(shí)記錄，是促進(jìn)企業(yè)科學(xué)發(fā)展、維護(hù)企業(yè)和員工根本利益的重要依據(jù)。企業(yè)檔案是國(guó)家極其重要的檔案資源，是企業(yè)生存和發(fā)展的核心資源和重要資產(chǎn)。為了適應(yīng)“互聯(lián)網(wǎng)+”信息化時(shí)代發(fā)展對(duì)檔案工作提出的新要求，做好檔案管理戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型，充分發(fā)揮檔案資源價(jià)值，確保檔案資產(chǎn)保值增值，更好地服務(wù)企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、改革發(fā)展等中心工作，全面統(tǒng)一共建數(shù)字檔案館勢(shì)在必行。

一、目前企業(yè)檔案管理中存在的主要問(wèn)題

（一）檔案信息化建設(shè)缺乏頂層設(shè)計(jì)和整體規(guī)劃，部分企業(yè)檔案信息化發(fā)展滯后，檔案管理面臨窘境。一些企業(yè)重視檔案工作，檔案信息化發(fā)展較為迅速，主動(dòng)精準(zhǔn)提供利用，檔案利用率高，成為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)不可或缺的部分，為企業(yè)中心工作開(kāi)展作出了積極貢獻(xiàn)；有些企業(yè)對(duì)檔案信息化發(fā)展重要性認(rèn)識(shí)不到位，重視程度不夠，沒(méi)有與企業(yè)信息化建設(shè)同步開(kāi)展，檔案信息化建設(shè)進(jìn)展緩慢，落后于企業(yè)整體信息化發(fā)展水平。另外，近年新生企業(yè)尚未系統(tǒng)開(kāi)展檔案工作建設(shè)。隨著企業(yè)各業(yè)務(wù)信息化發(fā)展的加快，如不進(jìn)行檔案信息化整體推進(jìn)，一些企業(yè)將面臨信息資料歸檔渠道淤塞、檔案管理效率低下、檔案利用價(jià)值無(wú)法顯現(xiàn)的窘境。

（二）境外檔案管理鞭長(zhǎng)莫及，檔案管理面臨風(fēng)險(xiǎn)。隨著國(guó)家“一帶一路”倡議的提出，企業(yè)在境外所屬機(jī)構(gòu)、項(xiàng)目數(shù)量明顯增加、地域分布更廣，業(yè)務(wù)量明顯增加。以中國(guó)交建為例，截止2017年，中國(guó)交建全球國(guó)別市場(chǎng)148個(gè)，境外機(jī)構(gòu)217個(gè)。2017年，海外業(yè)務(wù)對(duì)中國(guó)交建三項(xiàng)主要經(jīng)營(yíng)指標(biāo)的貢獻(xiàn)率分別為28.5%、23.6%和34.7%，海外整體貢獻(xiàn)度為29%，國(guó)際化經(jīng)營(yíng)指數(shù)27.5%，駐外機(jī)構(gòu)形成檔案種類(lèi)繁多，檔案管理水平參差不齊，難以收集齊全，保管條件有限，轉(zhuǎn)移國(guó)內(nèi)難；檔案人員流動(dòng)性大，檔案專(zhuān)業(yè)人員不足；受各種條件限制，檔案監(jiān)督指導(dǎo)難以到位。傳統(tǒng)檔案管理方式很難將分布如此廣泛的機(jī)構(gòu)產(chǎn)生的文件資料歸檔管理，使境外檔案管理面臨嚴(yán)重風(fēng)險(xiǎn)。

（三）形成信息孤島，利用困難。受傳統(tǒng)“重藏輕用”認(rèn)識(shí)影響，檔案信息化的發(fā)展大都只局限于本企業(yè)內(nèi)部的發(fā)展而獨(dú)立存在。檔案信息資源分散，不流通、不共享，不利于應(yīng)用，不能最大限度發(fā)揮檔案價(jià)值，嚴(yán)重影響檔案服務(wù)中心工作的效能。

二、建設(shè)企業(yè)數(shù)字檔案館的意義

（一）推動(dòng)企業(yè)檔案管理體系變革，促進(jìn)企業(yè)檔案信息化整體水平提升。檔案信息化變革將帶動(dòng)檔案管理體制、原則、理念、技術(shù)、方法等各個(gè)層面的變革。通過(guò)建設(shè)數(shù)字檔案館，可有效促進(jìn)企業(yè)從理念、制度與技術(shù)方法等不同層面共同采用新的檔案工作管理體系，實(shí)現(xiàn)檔案管理的戰(zhàn)略轉(zhuǎn)型。同時(shí)，有利于強(qiáng)化在檔案信息化管理中企業(yè)總部對(duì)子企業(yè)檔案工作的指導(dǎo)與監(jiān)督，以及子企業(yè)支持和維護(hù)總部對(duì)檔案工作統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、協(xié)調(diào)開(kāi)展的工作關(guān)系。數(shù)字檔案館建設(shè)有利于加強(qiáng)企業(yè)對(duì)檔案信息化工作的統(tǒng)一認(rèn)識(shí)，縮小企業(yè)之間檔案信息化工作的差距，提升企業(yè)檔案信息化建設(shè)的整體水平，適應(yīng)企業(yè)信息化發(fā)展步伐，滿足企業(yè)快速發(fā)展需要。

（二）加強(qiáng)境外檔案有效管理和控制，彌補(bǔ)境外實(shí)體檔案管理的不足，解決境外檔案收集難、管理難、利用難問(wèn)題。建成企業(yè)數(shù)字檔案館后，一是可將境外機(jī)構(gòu)檔案管理納入企業(yè)檔案管理的范疇內(nèi)，統(tǒng)一管控，實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程監(jiān)督與控制，確保重要檔案收集及時(shí)齊全完整。二是對(duì)境外重要檔案數(shù)字化后納入數(shù)字檔案館進(jìn)行管理，可以解決境外實(shí)體檔案保管空間不足、環(huán)境受限、保存條件不符合要求、轉(zhuǎn)移國(guó)內(nèi)難等問(wèn)題。三是檔案利用不受時(shí)間空間限制，實(shí)現(xiàn)快速審批、調(diào)閱，提高檔案利用率。

（三）促進(jìn)檔案信息資源有效共享，提高企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、決策等過(guò)程的工作效率。數(shù)字檔案館與檔案利用者之間將建立起前所未有的開(kāi)放關(guān)系。企業(yè)之間可以跨時(shí)空隨時(shí)調(diào)閱開(kāi)放檔案資源，也可以異地申請(qǐng)、調(diào)閱非開(kāi)放檔案資源，提高檔案利用效率。結(jié)合企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)改革發(fā)展需要，將存儲(chǔ)的信息進(jìn)行整合，綜合開(kāi)發(fā)，主動(dòng)、精準(zhǔn)推送，更好為中心工作服務(wù)，提高企業(yè)生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、決策等過(guò)程的工作效率。

三、建設(shè)企業(yè)數(shù)字檔案館的必要性和可行性

2009年，國(guó)資委、國(guó)家檔案局聯(lián)合印發(fā)《關(guān)于進(jìn)一步加強(qiáng)中央企業(yè)檔案工作的意見(jiàn)》，明確要求中央企業(yè)積極推進(jìn)檔案信息化建設(shè)。2010年，國(guó)家檔案局發(fā)布《數(shù)字檔案館建設(shè)指南》，指導(dǎo)各級(jí)、各類(lèi)檔案館檔案信息化發(fā)展。2014年，中辦、國(guó)辦印發(fā)《關(guān)于加強(qiáng)和改進(jìn)新形勢(shì)下檔案工作的意見(jiàn)》指出：“把檔案信息化納入本單位信息化建設(shè)整體規(guī)劃，統(tǒng)一部署、同步實(shí)施，確保檔案部門(mén)實(shí)現(xiàn)對(duì)電子文件形成、積累和歸檔的全程監(jiān)督指導(dǎo)”。同年，國(guó)資委發(fā)布《中央企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作指引》。2015年，國(guó)資委印發(fā)《中央企業(yè)檔案工作規(guī)定》指出：“中央企業(yè)應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)本企業(yè)系統(tǒng)檔案信息化建設(shè)，完善檔案管理信息系統(tǒng)，逐步建立數(shù)字檔案館，實(shí)現(xiàn)檔案資源數(shù)字化、信息采集標(biāo)準(zhǔn)化、信息存儲(chǔ)安全化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化?！?/p>

伴隨國(guó)家“一路一帶”和“互聯(lián)網(wǎng)+”戰(zhàn)略的實(shí)施，為企業(yè)未來(lái)發(fā)展帶來(lái)新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)。企業(yè)積極踐行國(guó)家重大戰(zhàn)略部署，發(fā)力“一帶一路”，業(yè)務(wù)領(lǐng)域更廣，產(chǎn)業(yè)鏈條更長(zhǎng)，競(jìng)爭(zhēng)更激烈，需要比以往更快的速度獲取更多的信息，檔案工作價(jià)值在企業(yè)發(fā)展過(guò)程中體現(xiàn)得越來(lái)越明顯，對(duì)檔案工作的要求越來(lái)越高。檔案管理信息化應(yīng)提上議事日程，應(yīng)加強(qiáng)電子文件歸檔管理和開(kāi)發(fā)利用，與企業(yè)信息化建設(shè)協(xié)調(diào)發(fā)展。

以中國(guó)交建為例，截至2015年，集團(tuán)共有案卷2855387卷，文件1026414件，底圖7791220張，文書(shū)類(lèi)電子檔案9793GB。無(wú)論是庫(kù)藏的案卷數(shù)、歸檔的電子文件總量、數(shù)字化掃描情況、電子數(shù)據(jù)庫(kù)管理，還是網(wǎng)上檔案館的借閱權(quán)限、方式等，均符合構(gòu)建企業(yè)數(shù)字檔案館的基本條件。

四、企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)目標(biāo)

以數(shù)字資源為基礎(chǔ)、安全管理為保障、遠(yuǎn)程利用為目標(biāo)，使企業(yè)檔案室能夠?qū)崿F(xiàn)對(duì)本單位電子文件的歸檔和管理，對(duì)傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化，企業(yè)工作人員均可通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)利用系統(tǒng)內(nèi)開(kāi)放的檔案資源，實(shí)現(xiàn)歸檔文件電子化、館藏檔案數(shù)字化、開(kāi)放檔案的互聯(lián)網(wǎng)利用、檔案信息資源深度整合加工提供利用以及館藏電子檔案的安全保存和長(zhǎng)期可利用，將企業(yè)數(shù)字檔案館建成檔案保管基地、檔案利用中心，逐步發(fā)展成企業(yè)電子文件管理中心、信息中心和知識(shí)中心。

五、企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)原則

（一）整體性和開(kāi)放性原則。在數(shù)字檔案館設(shè)計(jì)時(shí)要充分考慮企業(yè)總部與所屬企業(yè)關(guān)系、所屬企業(yè)之間關(guān)系、企業(yè)內(nèi)外部關(guān)系，整體設(shè)計(jì)規(guī)劃，注重各種檔案信息資源有機(jī)整合；同時(shí)使檔案館具有一定開(kāi)放性，并把握好信息共享和信息安全的關(guān)系。

（二）標(biāo)準(zhǔn)化原則。建立標(biāo)準(zhǔn)化、制度化規(guī)范管理體系。重新梳理企業(yè)檔案管理體系、制度、標(biāo)準(zhǔn)和流程，通過(guò)信息化推動(dòng)檔案工作規(guī)范化管理，明確檔案管理重點(diǎn)，制定管理性、技術(shù)性、業(yè)務(wù)性三種標(biāo)準(zhǔn)體系，實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、檔案分類(lèi)標(biāo)準(zhǔn)化、檔案編碼統(tǒng)一化。

（三）可擴(kuò)展性原則。充分考慮業(yè)務(wù)未來(lái)發(fā)展需要，能夠支持硬件、軟件的可擴(kuò)展性，能夠快速開(kāi)發(fā)/重組、業(yè)務(wù)參數(shù)配置、業(yè)務(wù)功能二次開(kāi)發(fā)等，滿足未來(lái)不斷變化的需要。系統(tǒng)可靈活地與其他系統(tǒng)集成。

（四）以用戶為導(dǎo)向原則。從用戶的實(shí)際需要出發(fā)，充分考慮用戶的使用習(xí)慣，針對(duì)用戶個(gè)性化需求，主動(dòng)精準(zhǔn)推送信息資源，最大限度滿足用戶利用需求。

（五）個(gè)性化原則。系統(tǒng)提供統(tǒng)一的界面風(fēng)格，各企業(yè)可根據(jù)自身業(yè)務(wù)情況和檔案開(kāi)發(fā)利用需求開(kāi)發(fā)定制。

（六）創(chuàng)新性原則。通過(guò)檔案管理理念、方法、手段、技術(shù)的創(chuàng)新，促進(jìn)檔案管理和檔案利用由被動(dòng)轉(zhuǎn)為主動(dòng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源管理創(chuàng)新。

六、企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)基本方案

企業(yè)可根據(jù)所屬企業(yè)數(shù)量及層次、涉及業(yè)務(wù)板塊、分布地域、業(yè)務(wù)重點(diǎn)、檔案管理的重點(diǎn)和管理特性以及信息化建設(shè)基礎(chǔ)條件等，采用既集中又分布的混合式建設(shè)方案。

企業(yè)通過(guò)統(tǒng)一制定數(shù)字檔案館規(guī)劃，在全企業(yè)建成標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一、界面統(tǒng)一、系統(tǒng)同構(gòu)、異地管理的分布式存儲(chǔ)數(shù)字檔案館。該數(shù)字檔案館根據(jù)統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，形成檔案數(shù)字資源集群，并通過(guò)高速網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)交換及數(shù)據(jù)互操作技術(shù)，將這些數(shù)據(jù)資源集群連接起來(lái)。將異地存儲(chǔ)的目錄、全文等各類(lèi)數(shù)據(jù)進(jìn)行交換共享；具有系統(tǒng)間檔案數(shù)據(jù)的交換能力；具有檔案數(shù)據(jù)的互操作能力。

七、企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)內(nèi)容

（一）建設(shè)主體。1.企業(yè)總部負(fù)責(zé)統(tǒng)籌安排、選聘外部機(jī)構(gòu)、制定實(shí)施方案進(jìn)度。2.尚未建設(shè)數(shù)字檔案系統(tǒng)的所屬企業(yè)構(gòu)建統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的檔案管理系統(tǒng)；已建成數(shù)字檔案系統(tǒng)的所屬企業(yè)可通過(guò)標(biāo)準(zhǔn)轉(zhuǎn)換、接口對(duì)接、數(shù)據(jù)導(dǎo)出轉(zhuǎn)換成集團(tuán)通用檔案系統(tǒng)。3.對(duì)已有檔案系統(tǒng)并且比較先進(jìn)的所屬企業(yè)，在保持其已有系統(tǒng)個(gè)性化和先進(jìn)性的同時(shí)，設(shè)置接口接入企業(yè)數(shù)字檔案館體系，提供利用，資源共享。

（二）建設(shè)平臺(tái)。根據(jù)不同檔案開(kāi)發(fā)范圍和不同服務(wù)對(duì)象建立3種平臺(tái)：1.所屬企業(yè)面向本單位檔案工作人員和檔案利用人員的內(nèi)部檔案管理、利用、服務(wù)平臺(tái)。2.通過(guò)與OA系統(tǒng)、業(yè)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接建成面向本單位各部門(mén)的文檔接收平臺(tái)。3.利用企業(yè)總部分布式數(shù)字檔案館網(wǎng)站建設(shè)面向全企業(yè)和社會(huì)的公共檔案信息服務(wù)平臺(tái)。該平臺(tái)功能：（1）企業(yè)開(kāi)放檔案目錄中心。按照統(tǒng)一著錄格式和數(shù)據(jù)規(guī)范建立的檔案系統(tǒng)可公開(kāi)檔案目錄的集合體系。采用物理分開(kāi)、邏輯集中的方案即分布式結(jié)構(gòu)存儲(chǔ)和調(diào)用。（2）檔案信息發(fā)布和共享功能。企業(yè)及所屬企業(yè)通過(guò)此平臺(tái)發(fā)布檔案工作信息和檔案資源信息，促進(jìn)檔案信息交流共享。（3）檢索功能：①跨系統(tǒng)檢索功能，統(tǒng)一檢索入口，進(jìn)入不同企業(yè)檔案系統(tǒng)檢索平臺(tái)。②全文檢索功能，經(jīng)審批，利用者可以調(diào)閱異地?cái)?shù)字檔案系統(tǒng)的原文。③支持目錄式分類(lèi)結(jié)構(gòu)。閱讀各單位檔案目錄。通過(guò)三種主體、三個(gè)平臺(tái)建設(shè)最終實(shí)現(xiàn)資源集成、用戶集成、服務(wù)集成和安全集成，提高檔案信息利用效率，促進(jìn)企業(yè)檔案管理水平整體提升。

八、企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)階段

企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)總體可分為五個(gè)階段。

（一）頂層設(shè)計(jì)。頂層設(shè)計(jì)，主要從以下幾個(gè)方面落實(shí)：1.設(shè)置領(lǐng)導(dǎo)小組和專(zhuān)家組。企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)是個(gè)長(zhǎng)期建設(shè)的過(guò)程，必須在企業(yè)總部設(shè)立專(zhuān)門(mén)領(lǐng)導(dǎo)小組，并選聘系統(tǒng)內(nèi)、外專(zhuān)家作為項(xiàng)目顧問(wèn)，長(zhǎng)期統(tǒng)籌規(guī)劃、指導(dǎo)監(jiān)督企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)，有計(jì)劃、有層次地逐步推進(jìn)。2.統(tǒng)一規(guī)劃、集中管控。從企業(yè)檔案信息資源管理的全局角度統(tǒng)籌考慮各單位業(yè)務(wù)需求，統(tǒng)一規(guī)劃數(shù)字檔案館建設(shè)方案，統(tǒng)一制定數(shù)字檔案館建設(shè)實(shí)施步驟，建立標(biāo)準(zhǔn)制度體系，搭建系統(tǒng)功能架構(gòu)，建設(shè)統(tǒng)一接口，形成全集團(tuán)各級(jí)單位數(shù)字檔案統(tǒng)一管理體系。

（二）統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。以遵循國(guó)家、行業(yè)檔案管理相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范為前提，以企業(yè)現(xiàn)有制度規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)為基礎(chǔ)，對(duì)檔案業(yè)務(wù)進(jìn)行咨詢、梳理，提煉、完善符合企業(yè)自身業(yè)務(wù)需求的檔案管理規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。

（三）試點(diǎn)引路。數(shù)字檔案系統(tǒng)功能龐大，加之大型企業(yè)多組織、多業(yè)態(tài)的復(fù)雜現(xiàn)狀，以及各單位應(yīng)用現(xiàn)狀及需求情況參差不齊，數(shù)字檔案館建設(shè)應(yīng)在先期調(diào)研的基礎(chǔ)上，擬定初步實(shí)施方案，挑選有代表性的單位作試點(diǎn)，探索出一套行之有效的實(shí)施步驟、技術(shù)方案，為企業(yè)其他單位數(shù)字檔案館建設(shè)提供示范。

（四）分期實(shí)施，分類(lèi)推廣。結(jié)合庫(kù)存檔案的數(shù)量、重要程度、年增長(zhǎng)量、業(yè)務(wù)系統(tǒng)對(duì)接需求、檔案利用需求以及數(shù)字檔案館建設(shè)內(nèi)容，合理劃分建設(shè)內(nèi)容分期；結(jié)合企業(yè)業(yè)務(wù)類(lèi)型，分析企業(yè)檔案管理和檔案信息化現(xiàn)狀，對(duì)企業(yè)進(jìn)行分類(lèi)，規(guī)劃企業(yè)數(shù)字檔案館建設(shè)的時(shí)間表，分期分類(lèi)實(shí)施推廣。

（五）資源整合?；谄髽I(yè)總部、各所屬企業(yè)的檔案資源，將企業(yè)總部和各所屬企業(yè)的檔案管理信息系統(tǒng)組建成一個(gè)分布式同構(gòu)虛擬檔案館，建成企業(yè)檔案共享目錄中心，遵循共同協(xié)議，實(shí)現(xiàn)檔案信息共享，逐步發(fā)展為超大規(guī)模的、便于使用的、沒(méi)有時(shí)空限制的知識(shí)信息中心。