如何運用信息技術提高企業(yè)內(nèi)部控制質(zhì)量

張霞梅

【摘要】合理利用信息技術，強化企業(yè)內(nèi)部控制是滿足企業(yè)管理的需要，符合企業(yè)內(nèi)部控制的要求。將信息技術與內(nèi)部控制結(jié)合起來，提高企業(yè)內(nèi)部控制質(zhì)量，促使內(nèi)部控制在程序化、固定化的條件卞運行，避免人為調(diào)控，從而提高企業(yè)內(nèi)部控制質(zhì)量。

【關鍵詞】信息技術 網(wǎng)上審批 內(nèi)部控制

《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》指出：“企業(yè)應當運用信息技術加強內(nèi)部控制，建立與經(jīng)營管理相適應的信息系統(tǒng)，促進內(nèi)部控制流程與信息系統(tǒng)的有機結(jié)合，實現(xiàn)對業(yè)務和事項的自動控制，減少或消除人為操縱因素?！焙侠砝眯畔⒓夹g，強化企業(yè)內(nèi)部控制是滿足企業(yè)管理的需要，符合企業(yè)內(nèi)部控制的要求。

信息技術運用于企業(yè)內(nèi)部控制，可通過網(wǎng)上審批控制系統(tǒng)得以實現(xiàn)。網(wǎng)上審批控制是一項基于內(nèi)部控制管理的要求與信息技術相結(jié)合的獨立、客觀的證實行為，具有控制、監(jiān)督作用。將信息技術與內(nèi)部控制結(jié)合起來，提高企業(yè)內(nèi)部控制質(zhì)量，促使內(nèi)部控制在程序化、固定化的條件下運行，避免人為調(diào)控。作為內(nèi)部控制重要組成部分的信息技術，主要是通過控制信息流實現(xiàn)對現(xiàn)金流的控制，從而提高企業(yè)內(nèi)部控制質(zhì)量。

一、思路與步驟

（一）思路

根據(jù)企業(yè)內(nèi)控制度的要求，企業(yè)的各項成本費用的支出必須經(jīng)由一定的程序，相關人員辦理、審批后才與開支。但在實際運作中，盡管企業(yè)制度有硬性規(guī)定，在執(zhí)行過程中最終會帶上許多人為操縱的痕跡。信息網(wǎng)絡的使用，改變了企業(yè)財務審核、報批的環(huán)境，程序的固化，可以杜絕這一現(xiàn)象，由計算機設定程序，按照審批權限規(guī)定相應的流程路徑，可以充分發(fā)揮信息網(wǎng)絡高效、準確的作用，起到事半功倍的效果。

（二）步驟

以企業(yè)財務管理內(nèi)部控制制度為統(tǒng)領，通過企業(yè)內(nèi)部局域網(wǎng)，制定企業(yè)內(nèi)部使用的財務管理控制系統(tǒng)。該系統(tǒng)包含兩大內(nèi)容一預算管理和費用報銷。預算管理用于辦理需要預算審批的業(yè)務;報銷管理用于費用開支審批。

預算管理、報銷管理運行方式基本相同，由辦理業(yè)務經(jīng)辦人在網(wǎng)上填制申請單，按程序設定路徑流轉(zhuǎn)至相關的審批人員，由審批人員審核業(yè)務的合理性，確認同意后返回經(jīng)辦人，經(jīng)辦人員將原始發(fā)票附于申請單后辦理報銷，財務人員接到單據(jù)后，審核業(yè)務的合法性，確認后準予報銷。

二、網(wǎng)上審批的特點

網(wǎng)上審批控制系統(tǒng)不同于以往的手工審批控制系統(tǒng)，其區(qū)別主要在于：

（1）手工審批系統(tǒng)中，每一筆財務支出，都需由經(jīng)辦人員根據(jù)發(fā)票填制報銷憑單，然后按照審批權限逐級尋找審批人員審核簽批;而采用網(wǎng)上財務簽批程序后，所有的申請和審批均采用不見面的形式，申請人無需來回奔波，提高了工作效率，降低了管理成本。

（2）固化了審批權限和流程。由計算機按照制度規(guī)定編制的程序，對每一筆經(jīng)濟業(yè)務固定它的流轉(zhuǎn)途徑和審批人，可以有效地控制人為調(diào)控的可能性。

（3）網(wǎng)上審批控制完善了系統(tǒng)運行所需的環(huán)境，固定了建立內(nèi)部控制系統(tǒng)的各個構成要素之間所應遵循的作用機制。形成各負其責、協(xié)調(diào)運轉(zhuǎn)、相互制衡的結(jié)構。

三、建立網(wǎng)上審批系統(tǒng)應注意的幾個問題

（一）加強操作管理控制

（1）網(wǎng)上審批控制系統(tǒng)的設計是否合理與執(zhí)行是否到位至關重要。流程的設置必須嚴格以企業(yè)的財務制度為準則，以企業(yè)相應的審批權限為依據(jù)，做到權限明確，不得私自改變審批路徑。

（2）確保網(wǎng)絡的安全性。系統(tǒng)為每一用戶設定一個用戶名，由用戶自行設定用戶密碼，該密碼是用戶進入系統(tǒng)，實施申請、審批的唯一鑰匙，應嚴禁涉密，確保安全。

（3）財務報銷控制的重點應轉(zhuǎn)移到數(shù)據(jù)錄入、審核及操作控制上來。首先，經(jīng)辦人員必須保證輸入數(shù)據(jù)的正確性，這是業(yè)務處理的起點和數(shù)據(jù)源。其次，各級審批人員重點審核業(yè)務的合理性，以確定該筆業(yè)務確需發(fā)生。最終，財務人員審核報銷單據(jù)與原始發(fā)票的合法性，并在報銷單據(jù)上簽字確認，該筆業(yè)務才予受理。

（二）加強職責分工控制

網(wǎng)上審批控制系統(tǒng)的關鍵點在于不相容職務的強制分離，網(wǎng)上審批控制系統(tǒng)與手工審批系統(tǒng)一樣，對每一項可能引起舞弊或欺詐的經(jīng)濟業(yè)務，都不能由一個人或一個部門經(jīng)手到底，必須分別由幾個人或幾個部門承擔。在網(wǎng)上審批控制系統(tǒng)中，這一項工作是事先由計算機根據(jù)企業(yè)內(nèi)部控制制度的規(guī)定，在程序中預先設定且不容更改，這樣就徹底杜絕了人為調(diào)控的可能。

（三）發(fā)揮財務審核人員的作用

財務審核人員是系統(tǒng)運作最后也是最重要的環(huán)節(jié)，對于網(wǎng)上流轉(zhuǎn)的經(jīng)濟業(yè)務合法性的判斷，決定了該經(jīng)濟業(yè)務是否成立的標準，起到了一票否決的作用。因此，財務審核人員必須具備較高的管理素質(zhì)和專業(yè)素質(zhì)，熟悉國家財稅法規(guī)，熟練掌握企業(yè)管理制度和規(guī)則。