創(chuàng)新管理理念做好新時(shí)期高校院系辦公室管理工作的研究

摘要：隨著時(shí)代的進(jìn)步，在高校院系行政管理中，作為管理的重要環(huán)節(jié)，院系辦公為師生服務(wù)，與教學(xué)安排及學(xué)生管理等工作聯(lián)系緊密，因而院系辦公室正常開展工作，對(duì)準(zhǔn)確傳達(dá)高校文件精神、提升教學(xué)質(zhì)量具有深遠(yuǎn)意義。但目前，我國(guó)高校院系工作還存在很多缺陷，對(duì)高校健康發(fā)展造成了很大的影響?；诖?，本文主要論述了新時(shí)期，高校院系創(chuàng)新管理理念，做好辦公室管理工作的相關(guān)知識(shí)，僅供參考。

關(guān)鍵詞：創(chuàng)新管理理念；高校院系；辦公室管理

引言：新時(shí)期，社會(huì)經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，現(xiàn)代科技水平不斷提高，促使社會(huì)各行業(yè)發(fā)生了翻天覆地的變化，尤其是管理技術(shù)與科學(xué)方面的變革，為各行業(yè)帶來(lái)了新的發(fā)展機(jī)遇。同時(shí)，國(guó)家大力推行教育改革，在此過(guò)程中，高等教育快速發(fā)展，從而對(duì)院校管理水平提出了新的要求。高校辦公室管理以教學(xué)與學(xué)生管理為主，為了更好的適應(yīng)新形勢(shì)變化，高校院系應(yīng)用創(chuàng)新管理理念，提高辦公室管理水平，顯得尤為重要。

一、新時(shí)期，高校院系辦公室管理工作熱點(diǎn)

（1）服務(wù)性。這也是高校院系辦公室管理工作的基本特點(diǎn)。院系辦公室管理工作，為學(xué)校與院系教學(xué)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)提供了基礎(chǔ)保障，其旨在秉承教學(xué)規(guī)律與管理原則，以管理育人的理念，熱情而周到地位全校師生提供全面服務(wù)。其服務(wù)質(zhì)量是院系辦公室管理工作的重要衡量標(biāo)準(zhǔn)。（2）綜合性。作為院系綜合辦事與服務(wù)機(jī)構(gòu)，院系辦公室是黨政領(lǐng)導(dǎo)與職權(quán)管理的綜合性機(jī)構(gòu)，其工作內(nèi)容與文秘、會(huì)務(wù)、信訪、財(cái)會(huì)、網(wǎng)絡(luò)、外聯(lián)、公用房及設(shè)備、統(tǒng)計(jì)及后勤保障等密切相關(guān)；其有非常寬泛的工作職能，比如參謀、協(xié)調(diào)與管理、服務(wù)等。新形勢(shì)下，院系獨(dú)立承擔(dān)交科研、服務(wù)社會(huì)與傳承文化等職責(zé)，日常建設(shè)中，出現(xiàn)的很多的新問(wèn)題與事物，需要辦公室負(fù)責(zé)處理。（3）時(shí)間性。辦公室工作任務(wù)時(shí)間節(jié)點(diǎn)明確，很多屬于上級(jí)或其它職能部門安排的緊急任務(wù)，強(qiáng)調(diào)任務(wù)完成的最后時(shí)間點(diǎn)，有明顯的時(shí)效性。另外，院系辦公室屬于中心樞紐，需要處理各類突發(fā)事件。在此過(guò)程中，辦公室要反應(yīng)快速，急事急辦甚至特事特辦，將各方面關(guān)系與利益協(xié)調(diào)處理好。（4）協(xié)調(diào)性。高校行政管理中院校辦公室屬于基層辦事機(jī)構(gòu)，其工作不但要面對(duì)院校相關(guān)職能部門與領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)，還要對(duì)所有師生負(fù)責(zé)。確保準(zhǔn)確而及時(shí)地進(jìn)行上通下達(dá)、下情上饋，有效開展各項(xiàng)工作。協(xié)調(diào)處理好各方面關(guān)系，加強(qiáng)溝通與協(xié)作。

二、新時(shí)期高校院系辦公室管理工作的困境

2.1工作復(fù)雜，頭緒多

新時(shí)期，高校院系辦公室管理工作自身特點(diǎn)與發(fā)展，時(shí)期工作業(yè)務(wù)范圍廣且復(fù)雜，有很多頭緒。隨著工作內(nèi)容的逐步細(xì)化與專業(yè)化，事無(wú)巨細(xì)，且要一絲不茍的完成，而在此過(guò)程中需要耗費(fèi)大量時(shí)間與精力。此種背景下，辦公室管理工作中，建章立制無(wú)從談起，科學(xué)管理缺乏有效性，工作人員極易出現(xiàn)“疲于應(yīng)付”的局面，使得辦公室管理工作失去其本質(zhì)目標(biāo)，工作積極與創(chuàng)新性亟待提高。

2.2人員綜合素養(yǎng)不高，結(jié)構(gòu)配置不合理

首先，辦公室工作人員專業(yè)性有待提高，管理、教育或文秘專業(yè)人才緊缺。其次，工作人員整體學(xué)歷水平不高，相較之師資隊(duì)伍，職稱水平偏低。再次，工作人員不重視自身繼續(xù)教育，培訓(xùn)機(jī)會(huì)不多，自身缺乏自我提高意識(shí)。其實(shí)，辦公室工作人員應(yīng)該全面認(rèn)識(shí)高校教科研等管理工作，了解院系各項(xiàng)行政管理工作內(nèi)容與流程，同時(shí)還要具備信息及管理藝術(shù)等專業(yè)知識(shí)。

2.3信息化管理水平偏低

現(xiàn)階段，高校院系辦公室管理工作中，信息化管理水平比較低，亟待提高協(xié)同辦公性。首先，硬件建設(shè)，部分高校院系辦公室辦公設(shè)備設(shè)施比較落后。其次，軟件建設(shè)，沒(méi)有應(yīng)用先進(jìn)與完善的軟件系統(tǒng)，使用效率低，亦或是軟件功能以文件流轉(zhuǎn)為主，信息交流、共享及協(xié)同辦公等作用發(fā)揮不充分。最后，專業(yè)信息化管理人員配備不足，一般由其它辦公室人員兼任，在時(shí)間與技術(shù)等方面，無(wú)法保障信息化建設(shè)水平。

2.4激勵(lì)獎(jiǎng)懲機(jī)制不完善

作為事業(yè)單位，高校院系辦公室“在編”工作人員，意味著有“鐵飯碗”。雖然事業(yè)單位積極推行聘用制改革，但受各方面因素影響，體制改革并不理想，同時(shí)辦公室工作內(nèi)容復(fù)雜，事無(wú)巨細(xì)，無(wú)法像其他老師一樣可以申請(qǐng)研究課題，故長(zhǎng)此以往，人員對(duì)工作產(chǎn)生厭倦心理。此種情況下，如果不盡快制定相關(guān)激勵(lì)政策，人員內(nèi)心就會(huì)形成“得過(guò)且過(guò)”等消極情緒。雖然很多高校在學(xué)期末，都會(huì)測(cè)評(píng)行政人員工作表現(xiàn)，但大多以傳統(tǒng)德能勤績(jī)等標(biāo)準(zhǔn)為主，剛性考核指標(biāo)的缺失，無(wú)法全面了解并客觀評(píng)價(jià)人員工作表現(xiàn)。另外，這一傳統(tǒng)評(píng)價(jià)模式個(gè)人感情色彩中，對(duì)很多兢兢業(yè)業(yè)工作的員工工作積極性造成了挫傷。

三、新時(shí)期，創(chuàng)新管理理念高校院系辦公室管理工作的建議

3.1堅(jiān)持以人為本

新時(shí)期，高校院系辦公管理工作中，要強(qiáng)化以人為本理念，加強(qiáng)人才培養(yǎng)。日常工作中，明確辦公室工作人員主體地位，創(chuàng)造平等和諧的人際氛圍，確保且全身心投入工作。同時(shí)，還要考慮并尊重員工個(gè)體發(fā)展需求，為其提供發(fā)揮創(chuàng)造與主觀能動(dòng)性的平臺(tái)，創(chuàng)新工作管理的基礎(chǔ)上，推動(dòng)辦公室實(shí)現(xiàn)和諧發(fā)展。

3.2加強(qiáng)育人管理

提高辦公室工作人員綜合素養(yǎng)，為管理工作提供保障。因而首先要對(duì)工作人員加強(qiáng)教育與學(xué)習(xí)，引導(dǎo)院系辦公室員工牢固樹立全身心服務(wù)于教科研工作的思想，在日常工作中，加強(qiáng)育人管理與服務(wù)，為教學(xué)第一線與師生做實(shí)事、辦好事，以此提供熱忱、優(yōu)質(zhì)與高效的服務(wù)。其次，積極接受各類學(xué)習(xí)與培訓(xùn)手段，鼓勵(lì)辦公室員工認(rèn)真學(xué)習(xí)先進(jìn)教育理論與院系專業(yè)知識(shí)，掌握行政管理、秘書、公共關(guān)系及辦公自動(dòng)化等領(lǐng)域知識(shí)，在寒暑假時(shí)期，積極參加短訓(xùn)班或去其它院校參觀交流。在此基礎(chǔ)上，確保辦公室工作人員全面提高自身業(yè)務(wù)素養(yǎng)與管理水平。

3.3規(guī)范各項(xiàng)規(guī)章制度

一方面，高校院系辦公室，要結(jié)合工作內(nèi)容的改變，對(duì)工作崗位與職責(zé)進(jìn)行合理劃分。分門別類地將辦公室各項(xiàng)工作落實(shí)到人，實(shí)現(xiàn)崗位到人與責(zé)任到人的目標(biāo)，以防出現(xiàn)責(zé)任混亂或與實(shí)際工作不相符等現(xiàn)象。另一方面，建立健全監(jiān)督、考核與獎(jiǎng)懲等機(jī)制，全面落實(shí)崗位職責(zé)，在此基礎(chǔ)上激發(fā)辦公室工作人員地工作潛能，更好地完成本職工作。另外，完善各項(xiàng)辦事規(guī)則，嚴(yán)格執(zhí)行辦事、辦文及辦會(huì)等相關(guān)流程，確保事事有章可循，從而科學(xué)、合理與規(guī)范化地開展各項(xiàng)工作。

3.4加強(qiáng)知識(shí)、信息的共享與交流，成立組織學(xué)習(xí)機(jī)制

新時(shí)期，高校院系辦公室管理工作中，加強(qiáng)個(gè)人學(xué)習(xí)的同時(shí)，有意識(shí)地構(gòu)建辦公室共同學(xué)習(xí)氛圍，形成良好的共同學(xué)習(xí)機(jī)制。重視“終身學(xué)習(xí)”，即辦公室工作人員必須要養(yǎng)成良好的終身學(xué)習(xí)習(xí)慣；重視“全員學(xué)習(xí)”，即辦公室各階層人員要全身心投入學(xué)習(xí)，特別是管理決策層，其直接影響到組織未來(lái)發(fā)展，深入學(xué)習(xí)顯得尤為重要；重視“全過(guò)程學(xué)習(xí)”：即在整個(gè)組織系統(tǒng)運(yùn)行過(guò)程中，要貫穿學(xué)習(xí)理念。同時(shí)，通過(guò)定期輪崗或集中培訓(xùn)等形式，加強(qiáng)知識(shí)與信息的共享、交流也是十分必要的。

結(jié)束語(yǔ)：綜上所述，隨著教育改革的深入推進(jìn)，高?？焖侔l(fā)展的同時(shí)，創(chuàng)新并改革自身管理工作，以此順應(yīng)高校發(fā)展趨勢(shì)。高校院系辦公室管理工作中，創(chuàng)新管理理念，對(duì)社會(huì)穩(wěn)定發(fā)展非常重要。此種背景下，高校院系辦公室管理工作中，積極創(chuàng)新管理理念，以此更好地滿足高校院系辦公室管理工作改革需求，為提高高校院系辦公室管理工作水平與效率，推動(dòng)高校穩(wěn)定發(fā)展，提供重要的保障。未來(lái)高校院系辦公室管理工作中，創(chuàng)新管理理念，將是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)。

參考文獻(xiàn)

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作者簡(jiǎn)介：杜薇，女，1975年11月9日，漢族，籍貫：江蘇徐州，學(xué)歷：本科，職稱：助理研究員，研究方向：教育管理。