電子檔案管理問題探討

文/吉林四平市軍隊(duì)離休退休干部服務(wù)管理中心 亢文靜

我國檔案管理逐漸走向網(wǎng)絡(luò)化與電子化時(shí)代，許多電子文件歸檔后由管理人員將其形成電子檔案，電子檔案的出現(xiàn)沖擊了傳統(tǒng)的檔案管理模式，推動(dòng)我國檔案管理走向現(xiàn)代化以及信息化。但電子檔案也存在一些不足，比如其管理信息容易被人為篡改，數(shù)據(jù)不加以保護(hù)也容易丟失，整體依賴于計(jì)算機(jī)。因此，電子檔案管理人員必須要具備專業(yè)的知識(shí)技能，及時(shí)發(fā)現(xiàn)電子檔案管理中存在的問題并進(jìn)行解決，更好地促進(jìn)電子檔案管理水平的提升。

一、電子檔案管理存在的問題

（一）缺乏對(duì)電子檔案管理的重視程度。伴隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，信息產(chǎn)業(yè)與網(wǎng)絡(luò)化技術(shù)都逐漸應(yīng)用到辦公設(shè)備中，檔案管理部門的傳統(tǒng)紙質(zhì)文件管理工作也逐步被電子檔案管理所取代。但有些檔案管理人員思想陳舊，缺乏對(duì)電子檔案管理工作的正確認(rèn)識(shí)，從心理層面沒有認(rèn)識(shí)到信息時(shí)代給檔案管理工作帶來的改變，忽視了電子文件及數(shù)據(jù)的收集及整理。特別是由于檔案管理人員忽略了電子檔案的重要性，所以在日常辦公過程中并不會(huì)使用電子文件對(duì)收集上來的數(shù)據(jù)整理歸檔，有很多電子文件上傳到管理人員手中，但管理人員不會(huì)對(duì)其進(jìn)行整理。另外，有些檔案管理人員雖然逐漸了解了電子檔案的重要性，但在對(duì)電子文件管理過程中由于缺乏專業(yè)技術(shù)與認(rèn)真態(tài)度，使文件存在被人為篡改的可能，容易被黑客盜取文件中的信息。

（二）缺乏有效的管理方式。目前我國電子檔案管理工作起步時(shí)間較短，仍然處于初步發(fā)展時(shí)期，缺乏科學(xué)有效的管理方式。有些管理機(jī)構(gòu)由于設(shè)備儲(chǔ)存過低，存在新電子文件覆蓋舊電子文件的情況，并且沒有在紙質(zhì)文檔與電子文檔之間建立統(tǒng)一有效的管理方式，造成很多文件丟失。同時(shí)加上檔案管理人員培訓(xùn)教育缺失，很多檔案管理部門的管理人員年紀(jì)較大，缺乏技術(shù)型的復(fù)合型管理人才，雖然引入了先進(jìn)的辦公設(shè)備，但由于人員不能勝任信息化管理工作，造成現(xiàn)代化的管理技術(shù)無法充分在檔案管理中發(fā)揮其作用。

（三）缺乏法律作用。雖然公眾不斷認(rèn)可電子檔案的應(yīng)用，但是在法律上強(qiáng)調(diào)只有紙質(zhì)原件才具有憑證作用。但當(dāng)前電子文件沒有固定載體，也沒有固定機(jī)構(gòu)專門做電子檔案的管理工作，這就造成一些文件轉(zhuǎn)化成電子檔案之后缺乏明確的原始憑證性，相關(guān)部門也沒有對(duì)其作出規(guī)定，導(dǎo)致檔案的可信度沒有制度做保證。

二、電子檔案管理問題解決措施

（一）加強(qiáng)電子檔案的安全管理工作。檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)電子檔案管理設(shè)備的日常維護(hù)及不斷健全管理體系。首先，應(yīng)建立一套完整的管理體系來保證電子檔案的安全性，應(yīng)具體明確每位工作人員的具體責(zé)任，做好每一環(huán)節(jié)電子歸檔工作，當(dāng)電子檔案形成后必須仔細(xì)核對(duì)，信息無誤后才可歸檔入庫，保證各種形式的電子文件能夠科學(xué)有效地被歸檔保存。其次，需要增強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)的安全管理力度，聘請(qǐng)專業(yè)人員建立數(shù)據(jù)恢復(fù)和備份體系，通過各種網(wǎng)絡(luò)手段更好地抵抗人為或病毒帶來的損害。最后，針對(duì)重要文件，在其電子歸檔之前，需要保存一些具備法律效力的憑證性文件，保證文件的有效性。

（二）加強(qiáng)對(duì)新型管理人才團(tuán)隊(duì)的建設(shè)。在當(dāng)今信息時(shí)代，只有掌握先進(jìn)信息技術(shù)的工作人員及機(jī)構(gòu)才能真正避免出現(xiàn)安全風(fēng)險(xiǎn)。因此電子檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)對(duì)管理人員進(jìn)行定期培訓(xùn)。首先，應(yīng)逐漸轉(zhuǎn)變員工的傳統(tǒng)理念，讓他們認(rèn)識(shí)到電子檔案管理的重要性。其次，電子檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)加強(qiáng)對(duì)人員素質(zhì)的培養(yǎng)，通過多種形式培訓(xùn)逐步提高員工的技術(shù)及理論水平，幫助員工按照相關(guān)規(guī)定熟練操作電子設(shè)備，有效運(yùn)用管理設(shè)備對(duì)電子檔案進(jìn)行高效管理。最后，要優(yōu)化內(nèi)部管理機(jī)構(gòu)，通過各項(xiàng)制度來對(duì)電子檔案管理的違法亂紀(jì)行為進(jìn)行處罰，提高人員工作效率。

（三）制定規(guī)范的電子檔案管理體系。在電子檔案管理的各個(gè)環(huán)節(jié)中，都存在著信息丟失或被更改的風(fēng)險(xiǎn)，為更好地提高電子檔案管理的質(zhì)量，應(yīng)針對(duì)電子檔案管理工作制定相對(duì)應(yīng)的法律法規(guī)，制定保密協(xié)議，對(duì)重要性及機(jī)密性文件做好特殊規(guī)定。同時(shí)針對(duì)企業(yè)來說，要依據(jù)這些電子檔案制定系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫，不斷對(duì)檔案信息資源進(jìn)行完善，保證數(shù)據(jù)資源能夠?qū)崿F(xiàn)內(nèi)部共享。

三、結(jié)束語

電子檔案管理模式將會(huì)成為未來主要的辦公方式，加強(qiáng)電子檔案管理工作有著非常重要的作用。由于每天都會(huì)產(chǎn)生大量的電子文件，對(duì)檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)提出了更高要求，因此電子檔案管理機(jī)構(gòu)必須制定完善的規(guī)章制度，加強(qiáng)對(duì)工作人員的培訓(xùn)，不斷創(chuàng)新檔案管理方式，從而提升我國電子檔案管理水平，幫助電子檔案管理工作更好更快地發(fā)展。