電子信息檔案在事業(yè)單位中的應(yīng)用風(fēng)險(xiǎn)與控制措施

文/龍巖市公路工程處 韓藝貞

隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的不斷進(jìn)步，對(duì)檔案管理工作也產(chǎn)生了較大影響，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案形式逐漸被取代，利用電子信息技術(shù)管理檔案成為新的檔案管理方式。包括在事業(yè)單位中的應(yīng)用，也逐漸采取電子信息檔案的方式來進(jìn)行檔案的管理、歸納和整理，提高了檔案管理的速度和便利性，減少了傳統(tǒng)檔案不好保存、容易遺失、不好尋找等的弊端。然后，使用電子信息檔案也存在一定的風(fēng)險(xiǎn)，在事業(yè)單位應(yīng)用時(shí)，需要考慮采取一定措施，有效控制這些風(fēng)險(xiǎn)的發(fā)生。

一、電子信息檔案概述

電子信息檔案，是由電子計(jì)算機(jī)處理的數(shù)字檔案，屬于虛擬檔案，是用以區(qū)別一些客觀存在的檔案實(shí)體，將實(shí)體檔案的真實(shí)信息以特殊形式輸入到電腦中，表現(xiàn)出文字、圖像、數(shù)字、圖表、符號(hào)等信息。電子信息檔案其實(shí)相當(dāng)于實(shí)體檔案的另一種保存形式?，F(xiàn)在來講，也有單位和個(gè)人直接使用電子信息檔案的方式保存信息，不再使用文本檔案。電子信息檔案采取的介質(zhì)包括磁盤、磁帶、光盤等，一般都是用磁帶和光盤。

二、電子信息檔案在事業(yè)單位中的應(yīng)用風(fēng)險(xiǎn)

（一）數(shù)據(jù)安全性較低。電子信息檔案與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，有巨大的安全隱患，因?yàn)殡娮有畔n案一般是保存在電腦上或光盤等介質(zhì)中，在受到攻擊、突然停電等事故時(shí)，檔案中的電子信息容易出現(xiàn)丟失、泄露和損毀。還有，有的黑客可能會(huì)為了個(gè)人利益盜用事業(yè)單位的電子檔案，比如在招聘人員時(shí)，可能出現(xiàn)事業(yè)單位電子系統(tǒng)受到攻擊，遺失和泄漏某些電子信息。安全風(fēng)險(xiǎn)是電子信息檔案應(yīng)用的最主要風(fēng)險(xiǎn)。

（二）管理水平較低。因?yàn)殡娮有畔n案屬于剛起步的檔案管理方式，所使用的檔案載體與過去大不相同，所以過去的管理體系很難應(yīng)用到電子檔案管理上，而新的管理體系還在逐步完善中，因此，現(xiàn)階段的電子信息檔案的應(yīng)用缺乏系統(tǒng)完善的理論支持，沒有完善的管理體系支撐，對(duì)于電子檔案的管理存在很多不足和漏洞，也帶來一定的風(fēng)險(xiǎn)。另外就是缺乏風(fēng)險(xiǎn)防范技術(shù)，檔案管理人員對(duì)于電子信息保護(hù)的認(rèn)可程度不高，沒有對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的整體認(rèn)識(shí)和評(píng)估能力，因此信息安全風(fēng)險(xiǎn)加大。

三、電子信息檔案應(yīng)用風(fēng)險(xiǎn)的控制措施

（一）完善電子信息檔案管理體系。要想從根源上減少電子信息檔案的應(yīng)用風(fēng)險(xiǎn)，首先要建立完善的電子信息檔案管理體系，在常規(guī)檔案管理的基礎(chǔ)上，結(jié)合電子信息檔案的特殊性，以及電子信息管理措施，制定符合事業(yè)單位要求的電子信息檔案管理制度，規(guī)范管理行為的發(fā)生，規(guī)范電子信息檔案的保存標(biāo)準(zhǔn)。另外，因?yàn)殡娮有畔n案的特殊性，所以事業(yè)單位可以授權(quán)檔案管理人員自己制定相關(guān)制度，比如按照級(jí)別劃分檔案管理權(quán)限，只有有權(quán)限的人員才被允許操作電子信息檔案系統(tǒng)，無權(quán)限人員無法操作；或者根據(jù)職稱進(jìn)行權(quán)限的逐級(jí)分配，從上到下逐漸減少權(quán)限范圍，加強(qiáng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)的監(jiān)督。

（二）引進(jìn)最新的電子信息檔案技術(shù)。電子信息檔案的應(yīng)用風(fēng)險(xiǎn)主要是由于電子信息的不安全性而產(chǎn)生的，因此，要想規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)，需要引進(jìn)先進(jìn)的電子信息技術(shù)，使獲得的電子信息檔案更加安全。特別是最新的電子加密技術(shù)，有效的電子加密機(jī)制可以保證電子信息檔案的安全性和穩(wěn)定性。而且在互聯(lián)網(wǎng)時(shí)代，對(duì)于信息的加密也是相關(guān)互聯(lián)網(wǎng)項(xiàng)目發(fā)展必需的條件。

（三）及時(shí)消除風(fēng)險(xiǎn)。及時(shí)消除潛在風(fēng)險(xiǎn)，也是確保電子信息檔案安全性的途徑之一。特別是在事業(yè)單位電腦需要維修的時(shí)期，電子信息檔案最容易出現(xiàn)安全問題，如果數(shù)據(jù)信息不能安全有效地轉(zhuǎn)移，那么很容易造成嚴(yán)重的后果。而且計(jì)算機(jī)技術(shù)的復(fù)雜性，也意味著風(fēng)險(xiǎn)控制工作難度很大。所以，針對(duì)不同單位的需求，提前對(duì)潛在的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行消除，可以保證電子信息檔案的安全性，如果將數(shù)據(jù)建設(shè)在互聯(lián)網(wǎng)中或架設(shè)在服務(wù)器中，也有很大的安全性。

（四）進(jìn)行預(yù)防和保護(hù)。應(yīng)用風(fēng)險(xiǎn)的預(yù)防與保護(hù)，也是降低電子信息檔案風(fēng)險(xiǎn)發(fā)生的措施之一。尤其是安全防護(hù)，可以有效避免信息數(shù)據(jù)受外界因素的干擾和破壞，保證信息數(shù)據(jù)的安全性。因此在工作中，對(duì)于電子信息檔案管理出現(xiàn)的問題要及時(shí)改正，對(duì)于管理人員要嚴(yán)格選擇，并給予專業(yè)知識(shí)和技能的培訓(xùn)，保證對(duì)電子信息工作有熟練的經(jīng)驗(yàn)和正確的認(rèn)識(shí)。

四、結(jié)語

事業(yè)單位負(fù)責(zé)人在進(jìn)行電子信息檔案的應(yīng)用時(shí)，要有正確的風(fēng)險(xiǎn)意識(shí)，風(fēng)險(xiǎn)是客觀存在的，具有不確定性和危險(xiǎn)性，因此要提高對(duì)風(fēng)險(xiǎn)的警覺性，將風(fēng)險(xiǎn)預(yù)防和電子信息檔案保護(hù)工作當(dāng)做電子信息檔案管理的重中之重，積極完善電子信息檔案管理體系，引進(jìn)最新的電子信息檔案技術(shù)，及時(shí)消除風(fēng)險(xiǎn)，這樣來提高電子信息檔案管理水平，做到有效規(guī)避風(fēng)險(xiǎn)和降低損失。