公文寫作中不規(guī)范現(xiàn)象的產(chǎn)生原因與對策研究

文/國網(wǎng)山東省電力公司聊城供電公司 牛玉存

公文是政府機(jī)關(guān)單位之間、政府與企事業(yè)單位間的交流溝通工具，公文的嚴(yán)肅性和規(guī)范性會影響行政管理的效率和質(zhì)量。但在日常辦公中，公文寫作不規(guī)范的現(xiàn)象依然存在，這不但降低了公文的效力，而且給發(fā)文機(jī)關(guān)的管理工作帶來不利影響，甚至造成嚴(yán)重后果。所以，針對公文寫作中的不規(guī)范現(xiàn)象，做出深入細(xì)致的研究，分析深層次的原因并提出改進(jìn)措施，具有非常重要的現(xiàn)實(shí)意義。

一、公文寫作工作中常見不規(guī)范現(xiàn)象

（一）文種使用不規(guī)范。公文寫作中，文種使用不規(guī)范的現(xiàn)象較為常見，比如向上級管理單位申請針對某一項(xiàng)目的撥款時(shí)，應(yīng)采用“請示”文種，但有時(shí)卻寫成“報(bào)告”，如《xx項(xiàng)目關(guān)于xx撥款的報(bào)告》，常用的公文文種當(dāng)中，“請示”是需要等待上級管理單位批復(fù)的，而報(bào)告是不需要上級批復(fù)的呈報(bào)性公文，文種的錯(cuò)用導(dǎo)致了公文目的不明確，難以發(fā)揮應(yīng)有效用。此外，在兩個(gè)單位沒有上下級隸屬關(guān)系時(shí)，公文文種應(yīng)該采用“函”進(jìn)行行文，但有的單位為了抬高受文單位地位，卻采用“請示”或“報(bào)告”文種，很容易產(chǎn)生誤解。另外，較為常見的文種使用不規(guī)范還有“決定”“通知”和“通報(bào)”的混淆，正常的人事任免公文應(yīng)該采用“通知”文種，而不是《關(guān)于XX同志的任免決定》；人員獎(jiǎng)懲應(yīng)該采用“決定”，有時(shí)卻誤用為“通知”。在表彰先進(jìn)、批評錯(cuò)誤、傳達(dá)重要精神或告知重要情況時(shí)應(yīng)采用“通報(bào)”，有時(shí)卻誤用為“通知”。

（二）公文格式不規(guī)范。格式不準(zhǔn)確主要表現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：一是標(biāo)題擬寫不規(guī)范，存在濫用標(biāo)點(diǎn)符號的現(xiàn)象；二是主送機(jī)關(guān)不規(guī)范；三是公文發(fā)文文號錯(cuò)誤；四是附件寫作不規(guī)范；五是排版格式錯(cuò)誤；

（三）文字表達(dá)不規(guī)范。行文語言不準(zhǔn)確不嚴(yán)謹(jǐn)，未采用嚴(yán)格的書面用語，有的使用了口語或網(wǎng)絡(luò)語言等不規(guī)范文字，此外還存在語句不通順，句式雜糅，邏輯性差和誤用標(biāo)點(diǎn)符號等問題，嚴(yán)重影響了公文的質(zhì)量。

二、公文寫作不規(guī)范原因分析

（一）重視程度不夠。公文寫作不規(guī)范的重要原因是發(fā)文單位對公文撰寫的重視程度不夠，主要表現(xiàn)在以下兩方面：首先是公文審核校對和簽發(fā)程序流于形式，缺乏對公文進(jìn)行嚴(yán)格審核管理。二是負(fù)責(zé)公文撰寫的工作人員職位較低，辦公水平不高，對實(shí)際的工作不了解，導(dǎo)致行文內(nèi)容和實(shí)際工作內(nèi)容脫節(jié)，出現(xiàn)行文不規(guī)范不準(zhǔn)確的現(xiàn)象。

（二）對公文屬性不明確。公文的寫作要求撰寫者嚴(yán)格依照工作需求完成，盡量避免在寫作過程中出現(xiàn)隨意性和自發(fā)性，不能受到撰寫者主觀意愿的影響。但在實(shí)際的公文寫作中，有的撰寫者對公文的屬性把握不準(zhǔn)確，發(fā)文目的不明確，對自身的職能定位也不夠準(zhǔn)確，導(dǎo)致在撰寫公文時(shí)很容易出現(xiàn)對文種和內(nèi)容把握不準(zhǔn)確的現(xiàn)象。

（三）理論知識匱乏。行政公文的撰寫要具有時(shí)代特色，要和社會發(fā)展緊密相連與時(shí)俱進(jìn)，以適應(yīng)社會發(fā)展變革和市場經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型發(fā)展的要求，因此，需要公文寫作者掌握較強(qiáng)的理論知識。但在實(shí)際工作中，公文寫作者的理論知識如果沒有得到及時(shí)的更新而是傳統(tǒng)的寫作觀念，那么所撰寫的公文也很難體現(xiàn)出社會發(fā)展動態(tài)，難以滿足實(shí)際工作要求。

三、公文寫作質(zhì)量的提高策略

（一）加強(qiáng)對公文寫作的重視。為了提高公文寫作質(zhì)量，首先要加強(qiáng)對公文寫作工作的重視，強(qiáng)化公文寫作的重視程度是維護(hù)公文嚴(yán)肅性和權(quán)威性的最重要手段。在公文撰寫和發(fā)文過程中，應(yīng)建立嚴(yán)格的審批流程和管理制度，建立嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)。同時(shí)，各級黨政機(jī)關(guān)要對公文寫作人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)水平有充分的把握，對撰寫人員給予充分的重視，不斷加強(qiáng)人才的選拔和培養(yǎng)工作。此外，對于單位中已發(fā)的公文，要進(jìn)行定期的整理和檢查，對存在的不規(guī)范現(xiàn)象應(yīng)及時(shí)進(jìn)行糾正，以防止此類不規(guī)范現(xiàn)象繼續(xù)發(fā)生。

（二）提高公文撰寫者專業(yè)能力。公文撰寫工作者的專業(yè)能力直接影響了公文寫作的質(zhì)量。因此，想要避免公文寫作中的不規(guī)范現(xiàn)象產(chǎn)生，就必須加強(qiáng)公文撰寫人員的專業(yè)培養(yǎng)，提高其公文撰寫水平。首先要保證公文撰寫工作人員對相關(guān)政策法規(guī)全面掌握，避免在寫作過程中出現(xiàn)政策誤讀。其次要加強(qiáng)寫作者文字運(yùn)用能力，避免出現(xiàn)病句、濫用標(biāo)點(diǎn)符號、文章格式不規(guī)范等現(xiàn)象的產(chǎn)生。最后，要培養(yǎng)撰寫人員理論聯(lián)系實(shí)際的能力，確保公文在實(shí)際應(yīng)用中能充分發(fā)揮應(yīng)有作用。

（三）摒棄領(lǐng)導(dǎo)效應(yīng)。在公文撰寫工作中，有的領(lǐng)導(dǎo)干部對公文并不熟悉，可能會出現(xiàn)錯(cuò)誤的指示，將“請示”“報(bào)告”“匯報(bào)”等文種混淆的狀況時(shí)有發(fā)生，而公文起草者往往依據(jù)領(lǐng)導(dǎo)的口頭表述為依據(jù)撰寫公文，不知變通，或明知領(lǐng)導(dǎo)有表述錯(cuò)誤也不加更改，出現(xiàn)行文不規(guī)范現(xiàn)象。因此，公文撰寫人員要轉(zhuǎn)變思想觀念，堅(jiān)持實(shí)事求是的原則，對領(lǐng)導(dǎo)的錯(cuò)誤進(jìn)行提示和指出，及時(shí)予以糾正。

公文寫作中存在的不規(guī)范現(xiàn)象，不但影響發(fā)文質(zhì)量，損害發(fā)文單位形象，還會影響公文中涉及到的實(shí)際工作的執(zhí)行和開展。因此公文的發(fā)文單位、從事撰寫公文的工作人員要轉(zhuǎn)變觀念，充分認(rèn)識到公文寫作的重要性，加強(qiáng)理論學(xué)習(xí)，提高公文寫作的業(yè)務(wù)能力，著力提高公文寫作質(zhì)量。