把握四個(gè)“注重” 寫好總經(jīng)理辦公會(huì)會(huì)議紀(jì)要

文/重慶鐵馬工業(yè)集團(tuán)有限公司 魯鵬

撰寫好總經(jīng)理辦公會(huì)會(huì)議紀(jì)要的方法與公司的經(jīng)濟(jì)性質(zhì)、內(nèi)在文化、發(fā)展情況、參會(huì)人員層級(jí)、領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人偏好等內(nèi)外因素是密不可分的?？偨?jīng)理辦公會(huì)基本為公司層級(jí)會(huì)議，會(huì)議紀(jì)要不僅需要報(bào)送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，更是其他部門、同事最直接接觸到紀(jì)要撰寫人員文字能力、邏輯架構(gòu)和思想水平的重要表達(dá)方式。這項(xiàng)看似簡(jiǎn)單的工作，要想做到極致，達(dá)到“妙極其微”的效果，需注重在挖掘會(huì)議背景信息、注重合理架構(gòu)行文邏輯、注重充分領(lǐng)悟領(lǐng)導(dǎo)意圖、注重精準(zhǔn)把握語(yǔ)言風(fēng)格四個(gè)方面下真功夫。

一、注重挖掘會(huì)議背景信息

總經(jīng)理辦公會(huì)會(huì)議紀(jì)要有別于日常的會(huì)議記錄，通常要在一定的范圍內(nèi)傳達(dá)當(dāng)次會(huì)議的主要精神、主要原則和基本結(jié)論，即會(huì)議的具體要求和今后任務(wù)的貫徹執(zhí)行。紀(jì)要人員應(yīng)按照會(huì)議通知單通知情況，第一時(shí)間了解會(huì)議議程、獲悉項(xiàng)目情況、核對(duì)參會(huì)人員，在一定程度上提前獲悉會(huì)議為什么目的召開、想要傳達(dá)哪些信息、打算確定何種事情，做到有備無(wú)患。以便在會(huì)議中集中更多精力用于詳細(xì)、準(zhǔn)確、快速地記錄、思考、領(lǐng)會(huì)參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)的講話意見(jiàn)，把握好關(guān)鍵字、詞、句，抓住會(huì)議發(fā)言中的關(guān)鍵點(diǎn)，為后續(xù)會(huì)議紀(jì)要寫作增加必要的背景信息，讓未能參會(huì)但涉及相關(guān)業(yè)務(wù)的各部門人員更好地理解一些重要紀(jì)要信息的來(lái)龍去脈?！扒蓩D難為無(wú)米之炊”，只有準(zhǔn)備充分才能寫出高質(zhì)量、高標(biāo)準(zhǔn)的總經(jīng)理辦公會(huì)會(huì)議紀(jì)要，否則“心中縱有千言，紙上難見(jiàn)一字”。

二、注重合理架構(gòu)行文邏輯

總經(jīng)理辦公會(huì)一般按事先確定的議程展開，會(huì)議過(guò)程中，紀(jì)要撰寫人員應(yīng)特別注意領(lǐng)導(dǎo)思路的形成過(guò)程，在領(lǐng)導(dǎo)思路的發(fā)散與聚合中對(duì)領(lǐng)導(dǎo)傳達(dá)的信息進(jìn)行篩選過(guò)濾，抓住主要邏輯脈絡(luò)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)提出的要求和決策進(jìn)行明確記錄，而不是按照時(shí)間順序記下簡(jiǎn)單的“流水賬”。

但在會(huì)議過(guò)程中有些領(lǐng)導(dǎo)思路相對(duì)比較跳躍，“臨時(shí)起意”提出新議題或在不經(jīng)意間“言及其他”事項(xiàng)，且會(huì)議中的一些打斷、插科打諢、題外話等因素都會(huì)在一定程度上會(huì)影響會(huì)議的開展節(jié)奏，紀(jì)要撰寫人員應(yīng)依據(jù)議題先后，內(nèi)外邏輯兼顧后進(jìn)行寫作。對(duì)于“議且有果”的議題在語(yǔ)言上提煉重組后按照怎么樣、如何辦寫入紀(jì)要；對(duì)于“議而未定”的議題可在征求領(lǐng)導(dǎo)同意后放棄寫入紀(jì)要；對(duì)于新增議題可按照“各業(yè)務(wù)口通報(bào)了需協(xié)調(diào)的重點(diǎn)工作”等方式作為補(bǔ)充項(xiàng)寫入，以確保紀(jì)要行文邏輯的清晰、架構(gòu)優(yōu)化的合理。

三、注重充分領(lǐng)悟領(lǐng)導(dǎo)意圖

總經(jīng)理辦公會(huì)紀(jì)要關(guān)鍵核心在于準(zhǔn)確記錄和傳達(dá)領(lǐng)導(dǎo)“想說(shuō)什么”“想怎么說(shuō)”，而領(lǐng)導(dǎo)對(duì)于個(gè)人意圖不會(huì)講的那么具體、談的那么透徹，對(duì)于紀(jì)要撰寫人員而言，又不能直白地表示領(lǐng)導(dǎo)說(shuō)了什么、要求了什么，這就需要充分發(fā)揮個(gè)人主觀能動(dòng)性，積極掌握和了解領(lǐng)導(dǎo)近期關(guān)注的問(wèn)題點(diǎn)。領(lǐng)悟了領(lǐng)導(dǎo)意圖，寫作就像有了“尚方寶劍”，既能避免在語(yǔ)言表達(dá)上出現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)意圖扭曲、淡化、不明的情況，還能與領(lǐng)導(dǎo)達(dá)成共識(shí)，否則寫的再好，亦屬自我感覺(jué)良好、徒勞無(wú)功。

在總經(jīng)理辦公會(huì)會(huì)議紀(jì)要寫作中，往往需要對(duì)各業(yè)務(wù)部門討論商議情況、相關(guān)議題項(xiàng)目反饋以及其他建設(shè)性意見(jiàn)提出等過(guò)程進(jìn)行弱化，將寫作核心重點(diǎn)放在總經(jīng)理的最后“拍板”講話上。對(duì)于總經(jīng)理對(duì)某部門提出意見(jiàn)、建議的贊同還是不可置否，在紀(jì)要的寫作過(guò)程中如何表達(dá)、是否表達(dá)，則需要紀(jì)要撰寫人員依靠長(zhǎng)久積累的“經(jīng)驗(yàn)感覺(jué)”進(jìn)行斟酌考量。

四、注重精準(zhǔn)把握語(yǔ)言風(fēng)格

言行舉止是了解一個(gè)人的四個(gè)維度，言排在首位，而了解總經(jīng)理語(yǔ)言風(fēng)格最好的途徑莫過(guò)于通過(guò)參加不同層級(jí)的會(huì)議觀察領(lǐng)導(dǎo)的處事方式和態(tài)度以及大量閱讀領(lǐng)導(dǎo)寫作的相關(guān)文稿，梳理總結(jié)領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人行為風(fēng)格、個(gè)人偏好與語(yǔ)言文字的使用規(guī)律，并加以把握，合理地將“領(lǐng)導(dǎo)的聲音”轉(zhuǎn)換為文字，展現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)寫作的“拳法套路”。

在總經(jīng)理辦公會(huì)一般會(huì)圍繞議題要解決的問(wèn)題進(jìn)行回答，語(yǔ)言以“虛”“實(shí)”結(jié)合為主。要想把這兩者體現(xiàn)好，首先需要使用好領(lǐng)導(dǎo)原話，一個(gè)優(yōu)秀的紀(jì)要撰寫人員要善于直接使用領(lǐng)導(dǎo)原話、套用換用領(lǐng)導(dǎo)原話、拓展領(lǐng)導(dǎo)原話。其次，要圍繞會(huì)議議題抓好關(guān)鍵詞的使用，在嚴(yán)謹(jǐn)用詞的同時(shí)，必要時(shí)需無(wú)中生有，比如領(lǐng)導(dǎo)傾向于真抓實(shí)干的執(zhí)行力文化，紀(jì)要中就要善于使用“務(wù)必完成”“切實(shí)落地”“抓緊實(shí)施”等詞語(yǔ)對(duì)各項(xiàng)工作的執(zhí)行力度與要求加以強(qiáng)調(diào)。最后，對(duì)于一些表達(dá)上的口語(yǔ)化問(wèn)題，紀(jì)要人員應(yīng)重點(diǎn)在語(yǔ)言重復(fù)、前后矛盾、表意不明、措詞不當(dāng)?shù)确矫孢M(jìn)行檢查校對(duì)，避免在語(yǔ)言表達(dá)上出現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)意圖扭曲、淡化、不明的情況，力求語(yǔ)言使用準(zhǔn)確高效。

總經(jīng)理辦公會(huì)紀(jì)要是各業(yè)務(wù)部門交流思想、溝通業(yè)務(wù)、協(xié)調(diào)關(guān)系、促進(jìn)合作的重要指南，紀(jì)要人員要切實(shí)苦練內(nèi)功，扎實(shí)寫作，為公司各項(xiàng)工作的順利開展服好務(wù)、站好崗、把好關(guān)。