試論推進(jìn)新時(shí)期高校研究生教務(wù)管理的探索

張丹丹　劉征建　張新房

摘 要 高校研究生教務(wù)管理是高校教學(xué)工作的重要組成部分，研究生教務(wù)管理工作的發(fā)展程度直接關(guān)系到我國(guó)新時(shí)期高校研究生教育教學(xué)管理工作改革的發(fā)展。本文重點(diǎn)圍繞高校和研究生教務(wù)員個(gè)人兩個(gè)方面進(jìn)行了探討，并結(jié)合了筆者的高校研究生教務(wù)管理工作經(jīng)驗(yàn)，針對(duì)如何進(jìn)行高校研究生教務(wù)管理的建設(shè)與優(yōu)化及研究生教務(wù)員的職業(yè)規(guī)劃提出了一些探索性的建議。

關(guān)鍵詞 教務(wù)管理 隊(duì)伍現(xiàn)狀 職業(yè)規(guī)劃 建議與優(yōu)化

中圖分類號(hào)：G657 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A

0前言

隨著研究生招生規(guī)模的不斷擴(kuò)大化，研究生的生源結(jié)構(gòu)、招生形式和培養(yǎng)模式也相應(yīng)地進(jìn)行了一系列的改革。我國(guó)的研究生教育已經(jīng)進(jìn)入了以培養(yǎng)結(jié)構(gòu)及教育質(zhì)量的調(diào)整和變革為主要特征的新時(shí)期。隨之，如何能夠?yàn)楦咝Ｑ芯可虒W(xué)管理提供高質(zhì)量服務(wù)的教務(wù)管理水平就顯得尤為關(guān)鍵。因此，不斷地加強(qiáng)、改革和創(chuàng)新高校的研究生教務(wù)管理，以適應(yīng)新形勢(shì)下研究生優(yōu)質(zhì)教育的發(fā)展勢(shì)在必行。

1高校研究生教務(wù)管理隊(duì)伍的現(xiàn)狀與存在的問題

1.1高校研究生教務(wù)管理隊(duì)伍的現(xiàn)狀

高校研究生教務(wù)管理專職于研究生教育的基礎(chǔ)管理與基層服務(wù)，承擔(dān)多種功能的全面性管理。其工作內(nèi)容瑣碎繁雜，單調(diào)乏味，而且責(zé)任重大、充滿挑戰(zhàn)性。

高校研究生教務(wù)管理的基本工作涉及諸如統(tǒng)考生、推免生、單考生、夏令營(yíng)考生和調(diào)劑生的招生宣傳、考核、面試、報(bào)銷、退費(fèi)和錄取等一系列相關(guān)的招生工作；學(xué)籍管理，培養(yǎng)計(jì)劃的制定，排課，組織考試、出國(guó)、實(shí)踐和參加學(xué)術(shù)活動(dòng)，獎(jiǎng)學(xué)金和助學(xué)金的發(fā)放，助教、助管和助研的安排等一系列的培養(yǎng)管理工作；開題報(bào)告的審核，中期考核，論文查重、論文盲審、論文外審、論文答辯和優(yōu)秀畢業(yè)論文評(píng)選等一系列相關(guān)的畢業(yè)申報(bào)工作的組織和安排；學(xué)位申報(bào)和授予工作，學(xué)位證和畢業(yè)證的發(fā)放，優(yōu)秀畢業(yè)生評(píng)審，以及各類相關(guān)畢業(yè)生材料的整理和歸檔等一系列相關(guān)的畢業(yè)管理工作。除此之外，還需要負(fù)責(zé)一系列與學(xué)院和導(dǎo)師相關(guān)的重要事務(wù)性工作，如博士、碩士學(xué)位授權(quán)點(diǎn)評(píng)估，新增博導(dǎo)、碩導(dǎo)的申請(qǐng)和遴選工作，研究生教育發(fā)展基金申報(bào)，研究生教育經(jīng)費(fèi)管理等等。這些工作分別由研究生院的招生辦、培養(yǎng)辦、學(xué)位辦和綜合辦等不同的職能管理部門負(fù)責(zé)，由此共同構(gòu)成了研究生教務(wù)管理的核心和主體。一般來(lái)說(shuō)，高校研究生院的各個(gè)職能部門會(huì)在不同的時(shí)期下達(dá)不同的任務(wù)給各個(gè)學(xué)院的研究生教務(wù)員，各項(xiàng)任務(wù)接踵而至、相互疊加，形成了高校研究生教務(wù)管理工作特殊的“任務(wù)鏈”。那么，作為聯(lián)系高校研究生院和本學(xué)院的橋梁、紐帶的研究生教務(wù)員，就扮演了這個(gè)“任務(wù)鏈”一線基層執(zhí)行者和組織者的角色。

但是，由于歷史的種種原因，我國(guó)大部分的高校對(duì)研究生教務(wù)管理工作的重視和認(rèn)同感偏低，認(rèn)為教務(wù)管理工作只是不足掛齒的簡(jiǎn)單事務(wù)性勞動(dòng)，不需要什么技術(shù)含量，可替代性強(qiáng)等等的根深蒂固的偏見，進(jìn)而忽視了研究生教務(wù)管理工作在提高整體教學(xué)、教育管理研究方面的重要作用。這是傳統(tǒng)觀念對(duì)教務(wù)管理工作的誤解。

1.2 近年來(lái)高校研究生教務(wù)管理隊(duì)伍中存在的一些問題

1.2.1研究生教務(wù)員工作繁重、精神壓力大

隨著高校研究生的擴(kuò)招，研究生教務(wù)員的工作內(nèi)容也在不斷地增加，其工作任務(wù)的繁復(fù)且瑣碎也導(dǎo)致了高校研究生教務(wù)員經(jīng)常為了協(xié)助保證教學(xué)管理工作的順利開展而加班加點(diǎn)地去完成各項(xiàng)相關(guān)的教務(wù)管理工作。但是這些額外的工作又很少能夠得到各方面應(yīng)有的重視，常常被認(rèn)為是應(yīng)該做且不重要的工作，導(dǎo)致了研究生教務(wù)員承擔(dān)著較大的工作壓力而心理失衡，難以找到事業(yè)的成就感，最終對(duì)本職教務(wù)管理工作的熱情度不高，有時(shí)保持一種得過且過的心理，甚至出現(xiàn)離職或調(diào)崗的想法，這樣就造成了高校研究生教務(wù)員隊(duì)伍的極大不穩(wěn)定性，嚴(yán)重地影響了高校研究生教學(xué)管理工作的高效有序開展。

1.2.2缺乏相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制

由于傳統(tǒng)觀念對(duì)教務(wù)管理工作存在的誤解，忽視了研究生教務(wù)管理工作的重要性。因此缺少相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制，鮮少有培訓(xùn)進(jìn)修、外出學(xué)習(xí)等方面的機(jī)會(huì)。落后的管理思想和管理模式，缺少對(duì)管理方法系統(tǒng)科學(xué)的研究，導(dǎo)致新問題、新情況無(wú)法得到合理解決。

1.2.3教務(wù)管理隊(duì)伍知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理

研究生教務(wù)管理是一門兼有學(xué)術(shù)管理和行政管理雙重職能的管理。不僅要求教管人員具備扎實(shí)的業(yè)務(wù)理論知識(shí)，還要長(zhǎng)期系統(tǒng)地掌握現(xiàn)代教育與管理理論。但是從事研究生教務(wù)管理人員多數(shù)由于長(zhǎng)期忙于事務(wù)性工作，知識(shí)“充電”和添加“營(yíng)養(yǎng)”的時(shí)間很少。這些因素導(dǎo)致研究生教務(wù)管理隊(duì)伍整體知識(shí)結(jié)構(gòu)不合理，在一定程度上限制了高校研究生管理工作的開展，影響了學(xué)校的研究生教育質(zhì)量和教學(xué)改革的進(jìn)程。

2高校研究生教務(wù)管理的建設(shè)與優(yōu)化

2.1 建立一套合理的、公平的、公開的考核與晉升制度

為激發(fā)高校研究生教務(wù)管理人員的工作熱情與積極性，強(qiáng)化其危機(jī)意識(shí)、責(zé)任意識(shí)與服務(wù)意識(shí)，提倡高校針對(duì)本校的研究生教務(wù)管理工作人員建立一套合理的、公平的、公開的考核與晉升制度。每一整學(xué)年度末，高校應(yīng)嚴(yán)格按照科學(xué)、合理的考核標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)于研究生教務(wù)管理工作崗位考核不合格者要落實(shí)實(shí)處、給予對(duì)應(yīng)的批評(píng)、處罰或者轉(zhuǎn)崗等，屢次不合格者應(yīng)予以辭退；對(duì)于考核優(yōu)秀者要給予相應(yīng)的薪資待遇等方面的獎(jiǎng)勵(lì)或者崗位的晉升，從而避免高校研究生教務(wù)管理人員產(chǎn)生職業(yè)倦怠，督促他們自覺地、不斷地去完善并提升自己的工作態(tài)度和能力結(jié)構(gòu)。

2.2健全繼續(xù)教育機(jī)制

為提高高校研究生教務(wù)管理人員的智能管理結(jié)構(gòu)，提倡高校健全繼續(xù)教育機(jī)制。比如高校的一級(jí)職能主管部門和二級(jí)管理學(xué)院可以定期或者不定期地組織研究生教務(wù)管理人員參加高校的研究生教育、教學(xué)和科研活動(dòng)等方面的相關(guān)業(yè)務(wù)培訓(xùn)會(huì)、工作經(jīng)驗(yàn)交流與研討會(huì)，以及舉辦國(guó)內(nèi)高?；ピL、參觀考察與調(diào)研活動(dòng)，甚至是選送本校優(yōu)秀的研究生教務(wù)管理人員在職出國(guó)進(jìn)修和深造，為其提供更高的學(xué)習(xí)和交流的平臺(tái)，以便于更好地吸取國(guó)內(nèi)外高校優(yōu)秀管理團(tuán)隊(duì)的豐富的教務(wù)管理經(jīng)驗(yàn)，不斷地更新高效的教務(wù)管理理念，從而促進(jìn)高校研究生教務(wù)管理人員的全面發(fā)展。此外，建議高校的一級(jí)職能主管部門和二級(jí)管理學(xué)院能夠以高校研究生教務(wù)管理課題研究為載體，設(shè)立專項(xiàng)基金，鼓勵(lì)本校的研究生教務(wù)管理人員開展針對(duì)高校研究生教務(wù)管理工作的各種改革和創(chuàng)新的研究試驗(yàn)活動(dòng)，從而真正地做到把高校研究生教務(wù)管理人員培養(yǎng)成為與一流大學(xué)的研究生教育、教學(xué)和管理相匹配的專業(yè)型高素質(zhì)管理人才。

2.3不斷地優(yōu)化高校的研究生教務(wù)管理信息系統(tǒng)

隨著現(xiàn)代信息技術(shù)的飛速發(fā)展，研究生教務(wù)管理信息系統(tǒng)已經(jīng)成為高校相應(yīng)的職能管理部門、研究生教務(wù)員、任課教師、導(dǎo)師和學(xué)生之間進(jìn)行教學(xué)、教務(wù)及信息的申請(qǐng)與反饋的高效管理的不可或缺的應(yīng)用型軟件。這個(gè)教務(wù)管理信息系統(tǒng)包括從招生管理、錄取管理、學(xué)籍管理、培養(yǎng)管理、成績(jī)管理、畢業(yè)管理和學(xué)位管理等幾個(gè)大的不同的環(huán)節(jié)，然后再根據(jù)具體涉及的不同業(yè)務(wù)內(nèi)容，分門別類的在系統(tǒng)中設(shè)置不同的功能組合鍵，并按照明確的條理性對(duì)應(yīng)歸類到不同的網(wǎng)頁(yè)頁(yè)面上，從而便于相應(yīng)的職能管理部門、研究生教務(wù)員、任課教師、導(dǎo)師和學(xué)生能夠快速、準(zhǔn)確地定位查找和使用。此外，高校為了維護(hù)網(wǎng)絡(luò)安全和高效管理，應(yīng)該根據(jù)教師和學(xué)生的不同身份，開放不同的權(quán)限，以便于相關(guān)教師在網(wǎng)上進(jìn)行某類申請(qǐng)的審核操作等。

2.4精簡(jiǎn)不必要的教務(wù)管理流程

高校的研究生教務(wù)管理工作并不是雜亂混亂、無(wú)規(guī)章制度、無(wú)組織領(lǐng)導(dǎo)的為所欲為的行為，任何決定的執(zhí)行都必須要嚴(yán)格地遵從相應(yīng)的教務(wù)管理流程。但是，由于高校的研究生教務(wù)員的教務(wù)管理工作涉及了眾多的服務(wù)對(duì)象，因此不可避免地使得高校的教務(wù)管理工作具備了一定的繁雜和交叉性。如今，很多高校在更新管理理念的同時(shí)，卻依然沿用過去的管理模式，因此教務(wù)管理流程中還留存一些不必要的重復(fù)性操作問題。例如，目前大部分高校的研究生教務(wù)管理信息系統(tǒng)都設(shè)計(jì)得非常的現(xiàn)代化和便捷，但是在某些程序化的流程執(zhí)行方面做的還不是十分的人性化。諸如學(xué)生的學(xué)籍和注冊(cè)信息的補(bǔ)辦、三助崗位的申請(qǐng)、畢業(yè)延期答辯的申請(qǐng)、論文查重和論文盲審的提交，以及學(xué)校和學(xué)院的畢業(yè)論文的留存等方面依然在沿襲著傳統(tǒng)的、繁瑣和重復(fù)交叉的步驟。這些程序要求高校二級(jí)院系管理單位的相關(guān)教師和學(xué)生在研究生教務(wù)管理信息系統(tǒng)中提交某類申請(qǐng)的同時(shí)，還需要他們繼續(xù)投入一定量的時(shí)間和精力在研究生教務(wù)管理信息系統(tǒng)中將相同的電子版申請(qǐng)表及文檔材料導(dǎo)出并打印出來(lái)，并將簽字蓋章后的紙質(zhì)版材料送交到相關(guān)的一級(jí)職能主管部門留存。

為此，在我國(guó)高校的教務(wù)管理流程中，應(yīng)該注意提倡加大信息化建設(shè)力度的同時(shí)，重視重新定位和評(píng)估某些交叉、重復(fù)流程進(jìn)行的必要性，簡(jiǎn)化辦事手續(xù)，進(jìn)一步推進(jìn)和優(yōu)化無(wú)紙化辦公環(huán)節(jié)，從而真正地實(shí)現(xiàn)高校一級(jí)職能主管部門和二級(jí)院系管理單位兩種運(yùn)行體制下的研究生教務(wù)管理的信息化，辦公的自動(dòng)化和網(wǎng)絡(luò)化，以及服務(wù)的人性化，以減少高校二級(jí)院系單位中的研究生教務(wù)員、任課教師、導(dǎo)師和學(xué)生進(jìn)行不必要的重復(fù)性勞動(dòng)，提高辦事效率。

2.5為高校研究生教務(wù)員配備“學(xué)生助管”

為高校研究生教務(wù)員配備“學(xué)生助管”，幫助他們完成一些諸如文檔資料的整理、文字信息的錄入、文件的復(fù)印和材料的遞送等簡(jiǎn)單和重復(fù)性的工作，從而在一定程度緩解工作壓力，使其可以真正地感受到高校和學(xué)院對(duì)其工作的關(guān)心，切身地找到其職業(yè)歸屬感，進(jìn)而調(diào)動(dòng)其工作的積極性、提升服務(wù)質(zhì)量，并有更充足的時(shí)間和精力去思考如何去完善、提升和創(chuàng)新更為高效的工作方法。

3高校研究生教務(wù)員的職業(yè)規(guī)劃

高校的研究生教務(wù)員不應(yīng)該將高校研究生的教務(wù)管理工作看作是一份簡(jiǎn)簡(jiǎn)單單的誰(shuí)都能做好的不重要的工作，而應(yīng)該將其視為自己事業(yè)發(fā)展的基石，時(shí)時(shí)刻刻注意在每天的日常教務(wù)管理工作中去不斷地學(xué)習(xí)、積累和總結(jié)一些高效的工作方法，快速地提高工作效率，并充分地展示出教務(wù)管理工作中的服務(wù)意識(shí)和人性化優(yōu)勢(shì)，從而提升自身的專業(yè)技能和職業(yè)素質(zhì)。比如針對(duì)全日制、非全日制、學(xué)術(shù)型碩士、專業(yè)學(xué)位碩士、定向性和非定向性研究生等等各種不同類型的教育管理體制和類型，其采取的招生、錄取、培養(yǎng)、畢業(yè)和授予學(xué)位的方案是不盡相同的。這些都需要高校的研究生教務(wù)員在平時(shí)的教務(wù)管理工作中，針對(duì)不同的教學(xué)管理體制、招收類型和培養(yǎng)方案，從一點(diǎn)一滴開始，不斷地去揣摩、提取、歸類和總結(jié)，最后整理出不同類型的、簡(jiǎn)單明了的步驟列表、備注說(shuō)明或者流程圖，這樣不僅便于研究生教務(wù)員自身在平日的教務(wù)管理工作中去快速查找和使用，而且也極大地方便于任課教師、導(dǎo)師、學(xué)生本人以及學(xué)生家長(zhǎng)有類似的問題時(shí)甚至可以自行去查閱和正確地解讀。

于此同時(shí)，高校的研究生教務(wù)員在日常的教務(wù)管理工作中也要時(shí)刻具備危機(jī)意識(shí)，不斷地提升和完善自我的智能管理結(jié)構(gòu)，并注重結(jié)合自身的相對(duì)優(yōu)勢(shì)，挖掘自我職業(yè)潛質(zhì)，進(jìn)而在高校的研究生教育教學(xué)管理工作中，可以做到不斷地提出新思路、新觀點(diǎn)，拓展自我職業(yè)發(fā)展空間，力爭(zhēng)成為適應(yīng)社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)需要的高層次、應(yīng)用型和復(fù)合型的管理人才。

4結(jié)語(yǔ)

高校研究生教務(wù)管理是保障研究生教學(xué)和培養(yǎng)有序進(jìn)行的關(guān)鍵要素，而處于二級(jí)管理體制下的研究生教務(wù)員的綜合素質(zhì)也在無(wú)形之中影響著高校研究生教育的整體運(yùn)行效率。只有通過高校在研究生教務(wù)管理方面進(jìn)行有效的制度改革以及教務(wù)員不斷地提升自身的工作能力和素質(zhì)，雙方共同地努力發(fā)展，才能實(shí)現(xiàn)高校與研究生教務(wù)人員的“雙贏”，才能推動(dòng)我國(guó)新時(shí)期教育事業(yè)的不斷發(fā)展。

基金項(xiàng)目：本課題受北京科技大學(xué)教改項(xiàng)目《鋼鐵冶金學(xué)全英文教學(xué)示范課程》資助（項(xiàng)目編號(hào)：KC2016QYW06）。

作者簡(jiǎn)介：張丹丹（1982-），女，遼寧沈陽(yáng)，本科生及研究生教務(wù)員，現(xiàn)工作于北京科技大學(xué)，曾在日本和英國(guó)工作進(jìn)修6年，熟悉大中小學(xué)教育及教學(xué)教務(wù)工作。

參考文獻(xiàn)

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