淺析如何做好學(xué)校檔案的收集與整理工作

學(xué)校檔案，簡(jiǎn)單地說(shuō)就是在學(xué)校綜合管理工作中，各項(xiàng)活動(dòng)如招生、管理、教學(xué)、科研等活動(dòng)的歷史記錄，對(duì)于學(xué)校的管理工作、學(xué)生的生活以及社會(huì)的發(fā)展都具有一定的研究意義和價(jià)值。根據(jù)檔案的載體來(lái)分，學(xué)校檔案大體分為文本檔案和電子檔案，其形式涵蓋多個(gè)方面，包括視頻、音頻、圖表、圖像、文字等。學(xué)校檔案的日常工作由收集和整理兩部分組成，它是學(xué)校工作的有機(jī)組成部分，對(duì)檔案工作進(jìn)行研究和分析，有助于提高工作效率，促進(jìn)學(xué)校的發(fā)展。

一、學(xué)校檔案的收集和整理工作

（一）學(xué)校檔案的收集。學(xué)校檔案的收集是一項(xiàng)復(fù)雜的工作，它涉及學(xué)校的多個(gè)部門、多種工作人員，既包含教職人員，又涵蓋行政和后勤人員等，檔案收集需要由專人負(fù)責(zé)，協(xié)調(diào)檔案室與不同部門之間的關(guān)系，盡可能按照學(xué)校規(guī)定，將學(xué)校各部門的檔案搜集完整，分類歸檔。為了更好地將檔案分類整理，檔案室要陳列整齊，編排有序，便于及時(shí)搜索收集到的各類檔案資源，同時(shí)還應(yīng)該注意通風(fēng)、避免過(guò)度干燥出現(xiàn)火災(zāi)隱患，同樣也要避免過(guò)度潮濕，損壞檔案。要建立嚴(yán)格的歸檔制度，在搜集檔案時(shí)要認(rèn)真對(duì)檔案內(nèi)容進(jìn)行審核，確保檔案完整、系統(tǒng)、清晰、準(zhǔn)確，按照檔案編排順序，對(duì)檔案分類編排后陳列在檔案室的相應(yīng)位置。

（二）整理。檔案整理工作是檔案實(shí)體整理和檔案內(nèi)容整理的統(tǒng)稱，是檔案管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容。具體來(lái)說(shuō)，檔案的內(nèi)容整理主要是鑒別檔案的真?zhèn)魏涂陀^性，確定其是否按照學(xué)校相關(guān)規(guī)定符合收藏價(jià)值的標(biāo)準(zhǔn)；檔案的實(shí)體內(nèi)容整理就是對(duì)各類實(shí)體檔案的分類與規(guī)整。整理工作是檔案工作的核心環(huán)節(jié)，它直接關(guān)系到檔案的利用，高質(zhì)量的檔案管理可以提高檔案利用的效率，降低檔案查詢的成本，可以在短時(shí)間內(nèi)完成檔案的借閱與歸還活動(dòng)。在檔案的整理工作中，工作人員要保持耐心、細(xì)致的工作態(tài)度，對(duì)于一些零散的檔案內(nèi)容，按照相似性將其進(jìn)行主題分類，并統(tǒng)一設(shè)置為同一個(gè)卷宗，在卷宗標(biāo)明其中存放的檔案名類。檔案管理人員盡可能把檔案管理工作做的更加細(xì)致和詳細(xì)，比如對(duì)于學(xué)生檔案的管理，對(duì)于每一名入校的學(xué)生，在入校的第一天開(kāi)始就建立學(xué)生的學(xué)籍檔案，詳細(xì)記錄學(xué)生在每一年的學(xué)習(xí)成績(jī)、品行表現(xiàn)等，一直持續(xù)到學(xué)生畢業(yè)。

二、加強(qiáng)學(xué)校檔案收集與整理工作的有效措施

（一）加強(qiáng)宣傳，提升學(xué)校師生的檔案意識(shí)。在學(xué)校方面，應(yīng)當(dāng)加強(qiáng)宣傳力度，促使內(nèi)部檔案管理工作人員的責(zé)任意識(shí)得到充分培養(yǎng)，加強(qiáng)檔案管理工作人員的責(zé)任感，從而保證檔案收集、整理工作的水平和質(zhì)量。檔案管理工作的有效推進(jìn)離不開(kāi)學(xué)校師生的理解和支持，所以學(xué)校要主動(dòng)對(duì)檔案管理工作進(jìn)行宣傳，在全校范圍傳遞檔案對(duì)于師生而言的重要性，對(duì)于學(xué)校發(fā)展的作用，幫助學(xué)校師生樹(shù)立檔案意識(shí)，全面支持學(xué)校的檔案工作。

（二）建立健全學(xué)校檔案管理制度。完善的檔案管理制度是確保檔案工作高效開(kāi)展的制度保障，為此學(xué)校要建立學(xué)校檔案管理制度，在管理制度內(nèi)，既要涵蓋檔案的流通運(yùn)用制度，還要包括檔案管理人員的責(zé)任制度，圍繞檔案和管理人員兩個(gè)重要因素，制定配套的管理制度，以此來(lái)確保學(xué)校檔案管理活動(dòng)有章可循。檔案管理制度要隨著時(shí)代的發(fā)展做出相應(yīng)的改進(jìn)，通過(guò)不斷的改進(jìn)來(lái)適應(yīng)時(shí)代的發(fā)展和社會(huì)的需求。

（三）借助信息技術(shù)來(lái)提高檔案管理的效率。信息技術(shù)的發(fā)展為學(xué)校的檔案工作帶來(lái)極大的便利性，學(xué)校檔案管理工作要充分借助信息技術(shù)來(lái)提高檔案管理的效率。在檔案管理中，不僅要做好紙質(zhì)檔案的管理與搜集工作，還要做好電子檔案的歸納與整理工作，將紙質(zhì)檔案與電子檔案的管理信息全部錄入到學(xué)校內(nèi)部的檔案管理系統(tǒng)之內(nèi)，當(dāng)需要查閱相關(guān)檔案時(shí)，通過(guò)在檔案管理軟件內(nèi)輸入關(guān)鍵詞就可以查找到需要的檔案，極大提高了檔案管理的效率。

（四）加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍的建設(shè)。盡管信息技術(shù)高度發(fā)達(dá)，檔案借閱者可以通過(guò)學(xué)校內(nèi)部的軟件系統(tǒng)就可以直接查閱到相關(guān)的檔案內(nèi)容，但是檔案工作歸根到底來(lái)看，還是需要工作人員來(lái)具體執(zhí)行，他們對(duì)于學(xué)校檔案管理工作發(fā)揮著極大的作用，為此加強(qiáng)檔案管理人才隊(duì)伍的建設(shè)具有重要意義。學(xué)校要定期組織檔案管理人員去其他學(xué)校進(jìn)行交流，與其他學(xué)校交流檔案管理經(jīng)驗(yàn)，在交流中發(fā)現(xiàn)可以借鑒的檔案管理辦法；學(xué)?？梢越M織檔案管理的專家和學(xué)者，到學(xué)校開(kāi)展專題講座，就學(xué)校檔案的收集與整理活動(dòng)進(jìn)行詳細(xì)的闡述，幫助學(xué)校檔案管理人員了解世界上其他國(guó)家的檔案管理先進(jìn)方法，拓展視野，開(kāi)拓思維，提高檔案管理水平。為了進(jìn)一步加強(qiáng)學(xué)校檔案管理人才隊(duì)伍的建設(shè)，學(xué)校要對(duì)現(xiàn)有檔案管理人員建立嚴(yán)格的考核標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)于全面檔案工作零差錯(cuò)的、在檔案管理中有突出貢獻(xiàn)的、在檔案管理工作中有所創(chuàng)新的檔案管理人員進(jìn)行實(shí)質(zhì)性的獎(jiǎng)勵(lì)，激發(fā)檔案管理人員的熱情，提高工作的效率。

三、總結(jié)

學(xué)校檔案管理的收集與整理工作與學(xué)校的發(fā)展緊密相關(guān)，學(xué)校檔案在學(xué)校的人才交流、科研、大型活動(dòng)策劃、作出重大決策等方面提供了可靠性強(qiáng)、客觀性高的真實(shí)素材與案例，具有較強(qiáng)的可操作性，所以學(xué)校檔案管理人員要認(rèn)真研究管理策略，全面提高學(xué)校檔案管理水平。