企業(yè)信息化管理中自動化辦公的應(yīng)用研究

一、企業(yè)信息化管理中自動化辦公的必要性

企業(yè)信息化管理是大數(shù)據(jù)時代企業(yè)發(fā)展的必然趨勢，辦公自動化是實(shí)現(xiàn)信息化管理的基礎(chǔ)。企業(yè)辦公中的合同管理、報銷管理、資金管理、人力資源管理、電子公文等，如果應(yīng)用相應(yīng)的自動化辦公軟件來進(jìn)行管理，就能夠?qū)崿F(xiàn)高速、高效和高質(zhì)量。隨著企業(yè)中辦公項(xiàng)目的增多，業(yè)務(wù)量增大，采用人工的方式來進(jìn)行各個辦公流程和相關(guān)部門的協(xié)作有很多實(shí)際困難，例如辦公人員時間有限，因公外出不在辦公室等等。如果應(yīng)用自動化辦公，就能夠?qū)ζ髽I(yè)各個部門的工作流程、工作處理進(jìn)度等進(jìn)行明示，這樣就可以合理安排自己的辦公時間，從而提高工作效率。

二、如何高效利用企業(yè)各類自動化辦公信息系統(tǒng)

（一）合同系統(tǒng)。合同是企業(yè)之間合作的重要文件，也是企業(yè)保護(hù)自身合法權(quán)益的重要證明。所以，企業(yè)在所有的合作中都要簽訂合同，并且要經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)的層層審批，保證合同的內(nèi)容精確無誤。鑒于此，合同的簽訂數(shù)量就非常大。辦公自動化中合同系統(tǒng)的缺點(diǎn)是閱讀權(quán)限問題。雖然合同系統(tǒng)可以提升合同簽訂的速度，對合同相關(guān)內(nèi)容的審定也不會受到空間和時間的限制，但是合同系統(tǒng)文件的閱讀權(quán)限是個需要改進(jìn)的地方。石油天然氣企業(yè)的業(yè)務(wù)量大，所需要簽訂的合同數(shù)量非常多，不同數(shù)額的合同需要不同級別的領(lǐng)導(dǎo)審核簽閱。所以合同管理系統(tǒng)的閱讀權(quán)限不能一刀切，需要向著授權(quán)方向改變。當(dāng)合同擬定之后，由發(fā)起人對需要簽閱合同的領(lǐng)導(dǎo)以及人員授權(quán)，從而實(shí)現(xiàn)合同系統(tǒng)管理的自動化，也能確保企業(yè)合同信息的安全。

（二）電子公文OA。電子公文OA雖然在收發(fā)文件和會議管理以及協(xié)同合作中發(fā)揮了優(yōu)勢，但是還有許多缺點(diǎn)需要改進(jìn)。第一，電子公文系統(tǒng)中，在收文和發(fā)文過程中，文件保密沒有在實(shí)踐中較好應(yīng)用。OA是辦公的一部分，但并不是在OA系統(tǒng)中所有的文件都只能在中石油內(nèi)網(wǎng)中流轉(zhuǎn)，受項(xiàng)目工作環(huán)境的限制，并不是所有的人員都能夠使用中石油內(nèi)網(wǎng)，這樣就導(dǎo)致有一些需要全員閱讀的文件無法通過OA系統(tǒng)進(jìn)行傳閱。如果OA發(fā)文件后沒有及時閱讀，還需要發(fā)件員電話告知各個收件人，就失去了辦公自動化的意義。所以，電子公文OA系統(tǒng)要設(shè)置內(nèi)外網(wǎng)權(quán)限，并且與收件人常用的通信設(shè)備關(guān)聯(lián)。這樣就可以在公文發(fā)布之后通知到各個收件人。另外，收件人的閱讀情況要有所反饋，要對沒有打開文件閱讀的情況進(jìn)行標(biāo)注。這樣就可以讓發(fā)件人及時了解到大家對公文內(nèi)容的閱讀情況，并根據(jù)需要通知個別工作人員及時閱讀。第二，對會議通知發(fā)布和協(xié)同合作通知，要設(shè)置信息反饋對話框。這樣可以及時在OA上溝通和反饋信息，從而有利于會議組織和協(xié)同工作部門及時調(diào)整安排。

（三）人力資源管理系統(tǒng)。人力資源管理系統(tǒng)自動化是企業(yè)信息化管理的重要組成部分。在以人為本的發(fā)展理念下，企業(yè)人才資源管理是企業(yè)發(fā)展的關(guān)鍵。實(shí)現(xiàn)自動化人力資源系統(tǒng)管理之后，可以對企業(yè)各個部門的人才資源進(jìn)行統(tǒng)計，對人才的工作精力、潛在職業(yè)能力以及自我職業(yè)生涯規(guī)劃有全面的了解。雖然人資管理系統(tǒng)表現(xiàn)出了諸多優(yōu)點(diǎn)，但是還有很多缺點(diǎn)需要改進(jìn)。第一，各個部門對人才工作情況的評價要通過自動化辦公軟件反饋到人力資源管理部門，從而有利于人力資源部門和各個部門領(lǐng)導(dǎo)對人才背景的了解。第二，企業(yè)所有員工都要能參與到人力資源管理系統(tǒng)當(dāng)中。企業(yè)工作人員自身的資質(zhì)或者職業(yè)技能得到提升后，可以登錄個人賬號來修改個人信息。這樣省去了人力資源統(tǒng)計的麻煩，也能夠促進(jìn)員工的自我提升。因此，人力資源資源管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)自動化，可以從眾多人才中快速篩選出與目標(biāo)崗位相匹配的工作人員，進(jìn)而促進(jìn)企業(yè)的發(fā)展。

（四）集中報銷平臺。國有企業(yè)的財務(wù)管理非常嚴(yán)格，所有的進(jìn)出賬都需要嚴(yán)格按照既定的流程來辦理。這樣的財務(wù)管理系統(tǒng)有利于企業(yè)賬目明確，避免徇私舞弊。當(dāng)利用集中報銷處理提交審批報銷單據(jù)之后，大幅度提高了辦公效率。但在實(shí)際工作中，報銷平臺還存在一些缺點(diǎn)有待改進(jìn)。第一，企業(yè)內(nèi)各個相關(guān)部門都要申請財務(wù)報銷平臺賬號并劃歸所管預(yù)算。所有需要報銷的人員先在平臺上進(jìn)行填報，選用適合的預(yù)算項(xiàng)目，填報好后提交所屬領(lǐng)導(dǎo)審核，并按照財務(wù)部門的相關(guān)要求來黏貼報銷單據(jù)。第二，集中報銷平臺的使用方式要進(jìn)行調(diào)整，劃分內(nèi)外網(wǎng)權(quán)限，使在項(xiàng)目上不方便通過內(nèi)網(wǎng)登錄集中報銷平臺處理報銷單據(jù)的人員也可以處理審核報銷業(yè)務(wù)。這樣就節(jié)省了財務(wù)報銷人員的時間，也減輕了一定的工作量，并且提高了工作效率。

三、結(jié)語

綜上所述，辦公自動化對于提高企業(yè)辦公效率有著重要影響，也是實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息化管理的重要組成部分。在“一帶一路”倡議的引導(dǎo)下，我國的經(jīng)濟(jì)建設(shè)會更上一層樓，國有企業(yè)作為國家支柱產(chǎn)業(yè)，生產(chǎn)經(jīng)營范圍和規(guī)模都必然擴(kuò)大。這就需要一個強(qiáng)大的辦公系統(tǒng)來有條不紊地管理各項(xiàng)工作。因此，國有企業(yè)所有的工作人員都要熟悉相關(guān)的自動化辦公軟件。需要注意的有兩點(diǎn)：一是企業(yè)員工要有持續(xù)學(xué)習(xí)的態(tài)度，能夠快速掌握自動化辦公軟件以及軟件升級后的使用方法。二是企業(yè)要對辦公系統(tǒng)投資，正所謂“磨刀不誤砍柴工”，及時更新辦公系統(tǒng)，可以更好地提高企業(yè)辦公效率，實(shí)現(xiàn)信息系統(tǒng)更好地為工程項(xiàng)目服務(wù)。