公路系統(tǒng)檔案管理科學(xué)化探究

當(dāng)今社會(huì)在快速向前發(fā)展，經(jīng)濟(jì)水平越來(lái)越高，促使交通事業(yè)得以高速發(fā)展，隨之而來(lái)的要求是檔案管理也應(yīng)進(jìn)行同步提升，提高科學(xué)化管理水平，以便更好地滿足公路系統(tǒng)檔案的管理與利用需求，為公路事業(yè)的穩(wěn)定健康發(fā)展提供支撐。

一、公路系統(tǒng)檔案管理的作用

公路檔案指的是在公路的勘測(cè)、設(shè)計(jì)、施工、管理、維護(hù)以及科研等活動(dòng)過(guò)程中形成的具備利用價(jià)值的各種文字資料、圖紙、圖表、照片、錄音以及影片影像等材料，并依據(jù)一定的程序?qū)⑺鼈儏R編在一起的一種圖文載體。公路系統(tǒng)檔案是國(guó)家寶貴的財(cái)富，是公路勞動(dòng)者工作成果的歷史記錄以及創(chuàng)新、創(chuàng)造的智慧結(jié)晶，是繼承、延續(xù)并發(fā)展公路工作的重要載體，是持續(xù)公路技術(shù)、提高公路管理科學(xué)化水平的重要依據(jù)，所以加強(qiáng)公路系統(tǒng)檔案科學(xué)化管理至關(guān)重要。

二、促進(jìn)公路系統(tǒng)檔案管理科學(xué)化的策略建議

（一）加強(qiáng)整理，做到標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范。為促進(jìn)檔案管理的科學(xué)化，做到檔案整理的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化是前提，這就要求公路系統(tǒng)保證公文紙的質(zhì)量，規(guī)范統(tǒng)一尺寸，遵守國(guó)家規(guī)定，且排版形式是橫寫橫排，并左側(cè)裝訂。同時(shí)，注意各層領(lǐng)導(dǎo)履行制發(fā)公文的簽發(fā)手續(xù)，保證符合審批權(quán)，保證公文標(biāo)題準(zhǔn)確，寫清楚主送單位、抄送單位和日期等。公文的字跡必須清晰，不管是繕印公文還是草擬公文或者是各種記錄、簽字、批注、報(bào)表等都不能使用易褪色的紙張、筆種、墨水，方便后期保存和利用。所用文種也要科學(xué)、合理，規(guī)范擬制格式，切忌行文時(shí)濫用不規(guī)范的字和簡(jiǎn)稱，方便日后采取科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化的檢索手段對(duì)其實(shí)施應(yīng)用。此外，提高檔案卷宗質(zhì)量是公路系統(tǒng)檔案管理科學(xué)化的保證。完整收集案卷材料與否影響著檔案的價(jià)值，立卷方法問(wèn)題、案卷裝訂質(zhì)量等更是決定公路系統(tǒng)檔案管理科學(xué)化的操作性因素，所以公路系統(tǒng)必須明確檔案立卷的部門與方式，方便對(duì)檔案進(jìn)行科學(xué)化的分類與檢索，同時(shí)保證裝訂案卷的質(zhì)量，方便規(guī)范管理公路系統(tǒng)檔案。

（二）定期歸檔，確保檔案完整。收集、整理與歸檔是公路系統(tǒng)檔案科學(xué)化管理工作的基礎(chǔ)，在公路系統(tǒng)當(dāng)中不只有文書檔案，還有很多聲像檔案、會(huì)計(jì)檔案、基建檔案、實(shí)物檔案等，涉及公路工作的方方面面和所有干部職工，是大家共同的事，只有全體人員都行動(dòng)起來(lái)保護(hù)公路檔案，提高檔案形成質(zhì)量，才能保證歸檔的完整、齊全和高質(zhì)量，才算是真正做到檔案管理的科學(xué)化。作為公路系統(tǒng)的檔案人員更應(yīng)及時(shí)收集有關(guān)于檔案的各種信息材料，細(xì)致鑒別，取之有據(jù)，科學(xué)處理與歸檔要求不符的各種材料，并把手續(xù)不齊全的材料退回其形成部門補(bǔ)辦，保證材料的手續(xù)完備，進(jìn)而確保公路系統(tǒng)檔案歸檔的準(zhǔn)確性、真實(shí)性與權(quán)威性。在歸檔文件材料時(shí)，檔案人員不但要?dú)w檔帶著字號(hào)的紅頭文件，還要定期歸檔那些沒(méi)有文件號(hào)、沒(méi)有登記的各種職工名冊(cè)、會(huì)議記錄與紀(jì)要、統(tǒng)計(jì)報(bào)表以及大事記等，保證檔案完整，以備后查。

（三）大力開發(fā)，發(fā)揮檔案作用。大力開發(fā)公路系統(tǒng)檔案信息資源，主動(dòng)服務(wù)于本地區(qū)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展與精神文明建設(shè)，這是促進(jìn)公路系統(tǒng)檔案管理科學(xué)化的關(guān)鍵途徑和最終目的。所以公路系統(tǒng)檔案人員必須遵守《檔案法》以及公路處檔案科、檔案局的規(guī)定與指導(dǎo)，注意征集公路歷史資料、機(jī)械設(shè)備的研討與發(fā)明等特色檔案，豐富室藏，提高公路信息資源開發(fā)潛力。當(dāng)然，開發(fā)公路系統(tǒng)檔案信息資源并非易事，這不是一項(xiàng)簡(jiǎn)單的工作，更不是任何不學(xué)無(wú)術(shù)者可以做到的，檔案人員要想做好檔案信息資料開發(fā)工作，不僅要具備一定的理論基礎(chǔ)，還要具備多方面知識(shí)，提高開發(fā)公路系統(tǒng)檔案信息的質(zhì)量，從而最大限度發(fā)揮檔案的作用，增大其社會(huì)效益。這就要求檔案人員在開發(fā)公路系統(tǒng)檔案信息時(shí)必須選好題目，基于公路系統(tǒng)檔案管理實(shí)際和服務(wù)于當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)發(fā)展的特征，做好信息資源開發(fā)工作：一是直接為公路建設(shè)提供服務(wù)的檔案信息資源開發(fā)選題要占據(jù)突出地位，按照本單位和當(dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)發(fā)展特征，從公路系統(tǒng)收藏的檔案中發(fā)掘?qū)Ρ締挝缓彤?dāng)?shù)亟?jīng)濟(jì)發(fā)展有利的信息，提供給相關(guān)部門與單位，供其研究、參考。二是各類重要文件匯編以及基礎(chǔ)數(shù)字匯編是公路系統(tǒng)檔案信息資源開發(fā)的重要選題。三是配合歷史特別是公路史、交通史進(jìn)行選題，提供史料匯編。在確定正確的公路系統(tǒng)檔案信息資源開發(fā)選題之后，需要檔案人員收集材料，對(duì)其進(jìn)行二次、三次深加工，本著實(shí)用、適時(shí)、有效的基本原則做好信息開發(fā)工作，加強(qiáng)和其他部門的交流與合作，發(fā)揮檔案的服務(wù)功能。

三、結(jié)語(yǔ)

公路在發(fā)展國(guó)民經(jīng)濟(jì)中的作用舉足輕重，要求各級(jí)公路管理部門必須科學(xué)開展公路建設(shè)與管理工作，這就需要充分認(rèn)識(shí)公路系統(tǒng)檔案的作用，把握時(shí)代機(jī)遇科學(xué)整理檔案材料，并定期歸檔，確保檔案資料的完整與齊全，促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化，通過(guò)大力開發(fā)檔案信息資源的方式發(fā)揮檔案的服務(wù)功能，利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)把海量紙質(zhì)信息轉(zhuǎn)化成數(shù)字信息，提高檔案利用率，為公路事業(yè)的可持續(xù)發(fā)展提供基礎(chǔ)保障。