淺議辦公室數(shù)字后勤管理系統(tǒng)建設(shè)

文/中國氣象局氣象探測中心辦公室 陳挺

“數(shù)字后勤”的概念最早出現(xiàn)于軍方，隨數(shù)字化戰(zhàn)場的出現(xiàn)而產(chǎn)生的，民用多見于ERP管理系統(tǒng)。目的是通過數(shù)字化的手段改革傳統(tǒng)后勤管理模式，提質(zhì)增效。數(shù)字后勤以標(biāo)準(zhǔn)化的信息流程將各項管理規(guī)章制度固化應(yīng)用，從微觀層面將分散的、孤立的后勤信息匯總處理形成管理信息鏈，從而在宏觀層面呈現(xiàn)出成本降低、資源重組、效益最大化的優(yōu)勢。

一、系統(tǒng)建設(shè)的3個階段

數(shù)字后勤系統(tǒng)建設(shè)的主要過程分為3個階段：第一階段是后勤管理模塊化歸類階段，第二階段是碎片化管理信息的數(shù)據(jù)挖掘階段，第三階段是數(shù)字化軟件功能的實現(xiàn)階段。

第一階段，將辦公室承擔(dān)的后勤管理各項事務(wù)切塊。涵蓋事務(wù)切塊和規(guī)章制度切塊兩方面，目標(biāo)是形成后勤管理體系的基本框架和流程關(guān)系，為數(shù)字化實現(xiàn)奠定基礎(chǔ)。對事務(wù)的切塊主要表現(xiàn)形式是列舉諸如辦公用房管理模塊、車輛管理模塊、宿舍管理模塊、電話和話費模塊、水電暖模塊、物業(yè)維修模塊、保潔管理模塊、會議室管理模塊、服務(wù)模塊等業(yè)務(wù)區(qū)塊。對規(guī)章制度的切塊主要表現(xiàn)形式是對各項事務(wù)現(xiàn)有管理規(guī)定的梳理和對應(yīng)，也包括對缺漏制度的補充。兩者結(jié)合最終形成部門和單位后勤管理的完整體系框架。

第二階段，重點對各項后勤事務(wù)中所蘊含的碎片化信息進行流程化整理，列舉每項事務(wù)各項進展環(huán)節(jié)的審批信息、進度信息、支出信息、資源調(diào)配信息等。在第一階段形成框架的基礎(chǔ)上填充數(shù)據(jù)流，使各個模塊框架形成有機的聯(lián)系，形成數(shù)據(jù)流的運轉(zhuǎn)關(guān)系。

第三階段，將前兩個階段數(shù)字化。首先利用信息化手段搭建出基礎(chǔ)數(shù)據(jù)池，結(jié)合各個事務(wù)模塊，形成基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫邏輯表單，再對不同崗位的權(quán)限進行設(shè)定，進而在應(yīng)用層逐一實現(xiàn)。應(yīng)用層以計算機程序開發(fā)為手段，形成切合單位工作特點的數(shù)字化后勤管理綜合服務(wù)平臺。實現(xiàn)對各項后勤管理和服務(wù)工作的用戶指引、情景式應(yīng)用、規(guī)章制度和各類申報表格的調(diào)用，并在綜合評價模塊中對各項后勤工作任務(wù)進展、各類支出數(shù)據(jù)的直觀顯現(xiàn)。從而達到利用數(shù)字化手段，將零散的各項后勤事務(wù)、管理規(guī)定、報表等信息固定化、流程化的目的，科學(xué)管理更加扁平化，數(shù)據(jù)和進展等更加清晰。

二、系統(tǒng)概況和應(yīng)用情況

數(shù)字后勤管理系統(tǒng)采用分布式B/S結(jié)構(gòu)，部署于IBM3650PC服務(wù)器，數(shù)據(jù)庫采用SQL server。使用時通過網(wǎng)頁瀏覽器輸入對應(yīng)的用戶名和密碼進行訪問。

權(quán)限管理共分3級，分別定位于服務(wù)對象、各項后勤業(yè)務(wù)的分管人員和辦公室主任角色。辦公室主任節(jié)點可以看到系統(tǒng)各個業(yè)務(wù)模塊、各項后勤數(shù)據(jù)、調(diào)用數(shù)據(jù)分析結(jié)果、審批后勤服務(wù)需求等，并根據(jù)部門分工，為相應(yīng)的后勤管理員配置可見模塊等。后勤管理員可以對自身承擔(dān)的模塊進行瀏覽、錄入、修訂、審核、服務(wù)反饋等。服務(wù)對象按需提交服務(wù)需求。

系統(tǒng)運行前，各后勤管理員分別對現(xiàn)有資源進行初始化，初始化過程以圖形化錄入操作為主。如分管辦公、宿舍用房的管理員可逐級增刪辦公樓、房間、工位、床位等資源；分管車輛的人員可錄入可用車輛和駕駛員信息等；分管水電暖的管理員可預(yù)先錄入歷史繳費信息等。實際使用時，服務(wù)對象發(fā)起用房、用車等需求，對應(yīng)后勤管理員根據(jù)自動提示的資源情況提出分配建議或在權(quán)限范圍內(nèi)直接審批。

數(shù)字后勤管理系統(tǒng)上線運行后，最直觀的體現(xiàn)是數(shù)字化帶來的后勤管理工作效率提升，這表現(xiàn)在辦公室、宿舍、車輛等資產(chǎn)使用管理的清晰明確，人員崗位責(zé)權(quán)的明確，后勤服務(wù)事項的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，以及部門和單位效能核算的科學(xué)化規(guī)范化等方面。同時，運用信息系統(tǒng)的數(shù)據(jù)分析功能，對如空調(diào)、水暖閥門周期性故障信息分析，車輛定期保養(yǎng)保險提示和派出周期分析等，初步形成了后勤保障的預(yù)測提醒機制。

管理模式方面，數(shù)字化平臺能提供全面、規(guī)范、無漏項的各類后勤信息數(shù)據(jù)，系統(tǒng)權(quán)限管理能夠讓不同層級的管理者方便了解部門和單位水電暖、電話、網(wǎng)絡(luò)、維護維修等常規(guī)支出情況，了解辦公室和房屋使用及空余情況，車輛行駛里程等信息，使得管理更加透明和扁平化，符合制度規(guī)范、過程監(jiān)管、科學(xué)決策的實際需求。

三、創(chuàng)新點分析

數(shù)字后勤管理系統(tǒng)將傳統(tǒng)的碎片化管理信息流體系化，從各項管理制度、規(guī)范、人員到資源信息的收集、成本的核算、資產(chǎn)的管理等進行數(shù)字化綜合分析、處理，規(guī)范了制度管理，有助于標(biāo)準(zhǔn)化后勤崗位管理，從而一方面形成了資源良性循環(huán)、效益充分發(fā)揮的管理體系。另一方面有效促進了后勤保障服務(wù)水平的提升。

（一）管理模式創(chuàng)新。傳統(tǒng)后勤管理模式具有任務(wù)碎片化、信息離散化的現(xiàn)實特點。數(shù)字后勤管理系統(tǒng)運行后，對后勤事務(wù)及規(guī)章制度實施了模塊化管理，以系統(tǒng)科學(xué)的視角對部門和單位現(xiàn)行后勤管理模式實現(xiàn)了重構(gòu)，形成了基本框架合理、結(jié)構(gòu)流程清晰的后勤管理體系，集中體現(xiàn)了管理模式創(chuàng)新。

（二）技術(shù)應(yīng)用創(chuàng)新。將數(shù)字化技術(shù)應(yīng)用到辦公室常規(guī)后勤管理工作中，形成以數(shù)字后勤為特點的后勤管理業(yè)務(wù)工作平臺，一方面是對傳統(tǒng)報表、報告體系的數(shù)字化推進，另一方面也將各類數(shù)字化分析技術(shù)綜合應(yīng)用在常規(guī)后勤管理工作中。獲取更加全面、準(zhǔn)確、及時的后勤管理信息，對于傳統(tǒng)的決策支撐、資源調(diào)配、支出優(yōu)化等方面也能夠起到很好的促進作用，體現(xiàn)出數(shù)字化技術(shù)對于傳統(tǒng)后勤工作的應(yīng)用創(chuàng)新。

四、結(jié)語

數(shù)字后勤管理系統(tǒng)的建設(shè)，是數(shù)字化手段應(yīng)用到辦公室傳統(tǒng)業(yè)務(wù)中的一次觀念和技術(shù)的創(chuàng)新實踐。后勤管理涉及面寬，應(yīng)用數(shù)字化系統(tǒng)有利于提高資源運轉(zhuǎn)效率，有利于為服務(wù)對象提供一致的后勤服務(wù)標(biāo)準(zhǔn)，對數(shù)據(jù)的綜合分析也有利于管理者獲取到后勤管理各個環(huán)節(jié)的實時狀態(tài)，管理更加扁平化，節(jié)省了人力物力，促進了效益提升。同時，隨著信息技術(shù)的進步，尤其是物聯(lián)網(wǎng)和移動互聯(lián)的普及和應(yīng)用，對數(shù)字后勤管理系統(tǒng)提出了更高的要求，數(shù)字后勤逐步向智慧后勤的轉(zhuǎn)變也是大勢所趨，需要在目前完成數(shù)字化的基礎(chǔ)上，深入挖掘具體的應(yīng)用場景、結(jié)合技術(shù)進步繼續(xù)完善升級，逐步實現(xiàn)目標(biāo)。