醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備檔案管理與使用的探討

文/江蘇省新沂市人民醫(yī)院 王曉瑜

醫(yī)療設(shè)備檔案的管理是醫(yī)院管理中的一個(gè)重要組成部分，醫(yī)療設(shè)備檔案管理是一個(gè)收集、歸納、統(tǒng)計(jì)、分析和保存的過(guò)程，過(guò)程中最重要的環(huán)節(jié)就是對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案資料的收集、保存和管理工作，合理的保存和管理醫(yī)療設(shè)備的檔案，能夠提高醫(yī)療設(shè)備的有效使用率，降低醫(yī)療設(shè)備在使用過(guò)程中出現(xiàn)突發(fā)狀況，充分發(fā)揮其在醫(yī)療、教學(xué)、科研工作中的作用，主動(dòng)、及時(shí)、準(zhǔn)確地為科室服務(wù)，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供憑證，更好地發(fā)揮其社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。

一、醫(yī)療設(shè)備檔案管理中出現(xiàn)的問(wèn)題

（一）管理意識(shí)薄弱，缺乏對(duì)醫(yī)療設(shè)備檔案的綜合管理意識(shí)。醫(yī)療設(shè)備檔案管理需要各個(gè)部門(mén)之間的協(xié)調(diào)、管理和配合。在進(jìn)行醫(yī)療設(shè)備的檔案收集、管理過(guò)程中，特別容易出現(xiàn)這種現(xiàn)象：醫(yī)療設(shè)備科僅重視機(jī)械設(shè)備的考察、招標(biāo)、議價(jià)、采購(gòu)；醫(yī)療設(shè)備的使用科室，僅單一對(duì)機(jī)械設(shè)備的驗(yàn)收、安裝與調(diào)試關(guān)注；設(shè)備維修部只注重其維修記錄。他們都忽視了對(duì)醫(yī)療設(shè)備資料的收集與管理，或者每個(gè)科室都保存了自己所管轄的那部分資料，這就需要醫(yī)院的檔案人員提前介入，對(duì)設(shè)備從考察到運(yùn)行的每個(gè)環(huán)節(jié)，都進(jìn)行監(jiān)督，及時(shí)收集、整理各個(gè)環(huán)節(jié)的資料，以保證其完整性，以免遺漏。

（二）未完善醫(yī)療設(shè)備的檔案管理機(jī)制。目前，醫(yī)院大都重視對(duì)文書(shū)檔案、病歷檔案、會(huì)計(jì)檔案的收集與管理，而忽視對(duì)設(shè)備檔案的管理，導(dǎo)致醫(yī)療設(shè)備檔案管理工作不能正常有序地進(jìn)行，從而出現(xiàn)混亂的管理局面。相關(guān)部門(mén)分工不明確，各盡其職的態(tài)度造成設(shè)備檔案遺漏或丟失等現(xiàn)象時(shí)常發(fā)生，從而不能有效地為臨床、科室提供高效率的服務(wù)；設(shè)備檔案歸檔后，便萬(wàn)事大吉，檔案管理人員不能以主動(dòng)、積極、周到的服務(wù)利用檔案，捕捉有用的信息，使設(shè)備檔案放在檔案室里成為“死檔案”，不能充分發(fā)揮醫(yī)療設(shè)備的效能等等。因此，重視醫(yī)療設(shè)備檔案管理的有效規(guī)范，完善設(shè)備檔案的管理機(jī)制，是醫(yī)院醫(yī)療設(shè)備穩(wěn)定運(yùn)轉(zhuǎn)的重要保障。

二、提高醫(yī)療設(shè)備檔案管理水平的有效策略

（一）增強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備的檔案管理意識(shí)。醫(yī)療設(shè)備是保證醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)發(fā)展，開(kāi)展醫(yī)療、護(hù)理、教學(xué)等工作的重要手段和保證，是確保醫(yī)院持續(xù)經(jīng)營(yíng)與發(fā)展的關(guān)鍵因素，直接影響到醫(yī)院的醫(yī)療質(zhì)量、技術(shù)水平。但如何管理好、應(yīng)用好醫(yī)療設(shè)備，提高醫(yī)療設(shè)備的有效使用率，減少醫(yī)療設(shè)備突發(fā)故障和開(kāi)機(jī)率低等狀況，則必須建立較為全面的醫(yī)療設(shè)備檔案，并輔之科學(xué)有效的管理。醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)及各部門(mén)人員都要充分認(rèn)識(shí)到設(shè)備檔案管理的重要性，把醫(yī)療設(shè)備檔案的管理工作放在醫(yī)院管理的核心位置。醫(yī)院要通過(guò)多種方式和渠道，對(duì)相關(guān)科室廣泛宣傳有關(guān)設(shè)備檔案管理制度，特別是設(shè)備檔案的重要作用，強(qiáng)化相關(guān)科室人員特別是醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)的檔案意識(shí)，樹(shù)立檔案管理人人有責(zé)的觀念，通過(guò)設(shè)備檔案利用的典型事例，使他們加深了解設(shè)備檔案工作在醫(yī)院工作中的地位和作用，從而提高他們參與設(shè)備檔案管理的積極性、主動(dòng)性和自覺(jué)性。

（二）完善設(shè)備管理體系與重視設(shè)備檔案管理人員的配備。在加強(qiáng)醫(yī)療設(shè)備檔案管理過(guò)程中，要理順關(guān)系，健全制度，要建立科學(xué)的檔案管理體系。健全檔案管理的規(guī)章制度，是檔案管理的關(guān)鍵，隨著科學(xué)技術(shù)的發(fā)展，檔案管理手段的更新和管理水平的提高，必須建立與之相應(yīng)的、科學(xué)的檔案管理體系。近年來(lái)，我院把醫(yī)療設(shè)備檔案管理當(dāng)作醫(yī)院綜合檔案管理中一個(gè)重要的組成部分，成立了由分管院長(zhǎng)直接領(lǐng)導(dǎo)的檔案管理網(wǎng)絡(luò)小組，實(shí)行醫(yī)院、科室、操作人員、設(shè)備保養(yǎng)、檢修人員組成的管理網(wǎng)絡(luò)，建立了相關(guān)醫(yī)療設(shè)備檔案制度，把醫(yī)院設(shè)備檔案納入制度化管理，繼而促進(jìn)檔案的收集、整理、歸檔與借閱等環(huán)節(jié)有章可循，以確保醫(yī)療設(shè)備的良好運(yùn)行，有效增加了醫(yī)療設(shè)備的運(yùn)用率，為醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)提供有利的保障。同時(shí)，醫(yī)院從設(shè)備科、設(shè)備維修部及設(shè)備使用相關(guān)科室中各選拔一名業(yè)務(wù)水平高，責(zé)任心強(qiáng)的人員，作為科室設(shè)備檔案員，由院檔案室進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，并進(jìn)行統(tǒng)一監(jiān)管，以便更充分地的協(xié)調(diào)醫(yī)院的設(shè)備檔案管理工作。

（三）確定醫(yī)療設(shè)備檔案的歸檔范圍。我院根據(jù)醫(yī)療設(shè)備檔案的管理要求，結(jié)合醫(yī)院實(shí)際，確定了醫(yī)療設(shè)備檔案管理的歸檔內(nèi)容，以便各科設(shè)備檔案員在工作過(guò)程中及時(shí)進(jìn)行收集，整理，歸納，以防遺漏。隨著設(shè)備從考察、招標(biāo)、申購(gòu)到安裝使用、維護(hù)、檢修，其相應(yīng)的材料都由各科設(shè)備檔案員做好材料的收集整理工作，原件移交醫(yī)院檔案室，按年度歸入設(shè)備檔案，復(fù)印件留存原科室，以備查用。

（四）加大醫(yī)療設(shè)備檔案管理的設(shè)施投入。醫(yī)療設(shè)備在建設(shè)醫(yī)院、發(fā)展醫(yī)院、提高醫(yī)院核心競(jìng)爭(zhēng)力方面起到舉足輕重的作用，要提高醫(yī)療的綜合性水平，就要重視醫(yī)療設(shè)備檔案的管理，同時(shí)重視醫(yī)療設(shè)備軟件設(shè)施的投入力度，加大醫(yī)療設(shè)備檔案建立的經(jīng)費(fèi)，使其達(dá)到科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化、信息化的管理水平。我院為檔案室配備了相應(yīng)的工具材料，如文件柜、二氧化碳滅火器、除濕機(jī)、掃描儀、防磁柜和打印機(jī)等。2016年，我院借建設(shè)醫(yī)院信息化管理之風(fēng)，引進(jìn)技術(shù)先進(jìn)的檔案管理系統(tǒng)，內(nèi)有專門(mén)的設(shè)備檔案管理系統(tǒng)軟件，使設(shè)備檔案管理信息化，從而實(shí)現(xiàn)醫(yī)院對(duì)設(shè)備檔案信息實(shí)時(shí)搜索的目的。此外，還增添了設(shè)備信息統(tǒng)計(jì)工具，以此提高設(shè)備檔案管理與數(shù)據(jù)信息的準(zhǔn)確性，為醫(yī)院的工作創(chuàng)造便利條件，以創(chuàng)造更大的社會(huì)效益和經(jīng)濟(jì)效益。