淺談如何做好檔案管理的保密工作

文/山東省濱州市衛(wèi)生和計(jì)劃生育委員會(huì) 張法強(qiáng)

一、做好檔案存放過(guò)程的管理工作

（一）分別保管。絕密檔案應(yīng)與非絕密檔案分別保管。要設(shè)保險(xiǎn)柜、保險(xiǎn)鎖、防盜器，從保管條件上確保絕密檔案的安全。

（二）提高人員素質(zhì)。絕密檔案管理人員具有特殊的地位和身份，有知密早、知密多、知密深的特點(diǎn)。他們對(duì)保守黨和國(guó)家的秘密負(fù)有比一般工作人員更為重大的責(zé)任，因此，檔案保密工作好與壞，檔案管理人員的素質(zhì)是關(guān)鍵。絕密檔案管理人員必須有較強(qiáng)的責(zé)任心、事業(yè)心和高度的保密意識(shí)，不僅要有嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ髯黠L(fēng)，經(jīng)手的事情件件有頭有尾，手續(xù)清楚，而且要防止“無(wú)形”儲(chǔ)存在頭腦中的秘密泄露。由于檔案管理人員經(jīng)常接觸黨和國(guó)家大量的秘密，這些秘密隨著主人的社會(huì)活動(dòng)被帶到各個(gè)復(fù)雜的場(chǎng)合，往往一句話，說(shuō)者無(wú)意，聽(tīng)者有心，在不知不覺(jué)中就泄露了秘密。所以檔案人員無(wú)論在什么場(chǎng)合，都應(yīng)做到守口如瓶，萬(wàn)無(wú)一失，把保守國(guó)家秘密作為自己的神圣職責(zé)和應(yīng)盡的義務(wù)。

（三）做好檔案密級(jí)的調(diào)整工作。對(duì)涉密檔案的變化調(diào)整，不僅要立足于當(dāng)前的實(shí)際工作，還要著眼于長(zhǎng)遠(yuǎn)。歷史的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)告訴我們，以往關(guān)于檔案保密的制度還不健全，適應(yīng)不了《保密法》的要求，需要完善增加新的內(nèi)容。為了適應(yīng)涉密檔案調(diào)密工作制度化、正規(guī)化的需要，應(yīng)建立以下三個(gè)制度：1.建立劃定密期制度，以便屆滿自行解密。2.建立調(diào)密通知單制度，對(duì)保密期間提前解密或發(fā)生升降變化的密級(jí)文件，要下發(fā)通知單告知檔案館、室，以便銜接工作，及時(shí)掌握，適時(shí)變動(dòng)。3.建立涉密檔案接收標(biāo)準(zhǔn)制度，加強(qiáng)涉密檔案的規(guī)范化建設(shè)。

（四）加強(qiáng)日常管理。加強(qiáng)絕密檔案的日常管理。絕密檔案的調(diào)閱、移出、銷毀等應(yīng)嚴(yán)格按規(guī)定手續(xù)辦理，必須經(jīng)指定領(lǐng)導(dǎo)人審批，認(rèn)真履行登記、簽字手續(xù)，任何人無(wú)權(quán)擅自調(diào)閱。絕密檔案使用完畢后應(yīng)及時(shí)清對(duì)、檢查，發(fā)現(xiàn)失密、泄密問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)查明原因，進(jìn)行補(bǔ)救。

二、做好檔案利用過(guò)程中的監(jiān)督工作

檔案利用監(jiān)督是做好檔案利用過(guò)程中保密工作的一項(xiàng)重要措施，它能有效地發(fā)現(xiàn)并制止檔案利用過(guò)程中不利于檔案保密的各種不良行為，從而做到既能利用檔案，又能保證檔案的完整與安全。具體說(shuō)來(lái)，檔案利用監(jiān)督可以從以下幾個(gè)方面實(shí)施：

（一）制度建設(shè)。檔案利用規(guī)章制度一般有閱覽制度、外借制度、復(fù)制制度等。根據(jù)實(shí)際情況，對(duì)不同層次的利用人員確定不同的利用范圍，規(guī)定不同的審批手續(xù)，使提供利用工作有章可循，在大力開(kāi)展檔案利用工作的同時(shí)，確保不失密、不泄密及文件的完好無(wú)損。各項(xiàng)檔案利用規(guī)章制度的條文應(yīng)嚴(yán)密而簡(jiǎn)明，便于執(zhí)行，并在實(shí)踐中認(rèn)真加以總結(jié)，不斷充實(shí)和完善。

（二）隊(duì)伍建設(shè)。擔(dān)負(fù)利用服務(wù)工作的檔案管理人員，是利用制度的直接貫徹者，對(duì)檔案的安全負(fù)有直接責(zé)任，必須具備較高的素質(zhì)：一是政治素質(zhì)。要有高度的政治責(zé)任心和全心全意為人民服務(wù)的精神，熱愛(ài)檔案和檔案事業(yè)。二是業(yè)務(wù)素質(zhì)。要具備專業(yè)知識(shí)，熟悉所保管的檔案內(nèi)容，熟悉檔案法規(guī)。三是文化素質(zhì)。要有較高的文化知識(shí)，能總結(jié)和分析利用工作中的經(jīng)驗(yàn)與問(wèn)題，從中掌握工作的規(guī)律。此外，還要有敏銳的工作能力和觀察能力，善于做利用者的工作，能獨(dú)立處理利用中出現(xiàn)的一般問(wèn)題。

（三）監(jiān)督措施。在利用中，要根據(jù)不同的利用對(duì)象的不同目的，掌握其心理和思想動(dòng)機(jī)，加強(qiáng)重點(diǎn)監(jiān)護(hù)。有條件的檔案館室可安裝監(jiān)控器。對(duì)某些為獲取憑證而來(lái)館查閱檔案的利用者，要防止偷撕或涂改檔案；對(duì)一些平時(shí)養(yǎng)成看書(shū)劃線或翻書(shū)沾口水之類習(xí)慣的利用者，要及時(shí)提醒。做好利用監(jiān)督，還要做到三勤：一是嘴勤。勤宣傳利用檔案的制度與規(guī)定，勤與利用者交談，掌握其利用目的與動(dòng)機(jī)。二是眼勤。勤觀察動(dòng)態(tài)，置每個(gè)利用者于視覺(jué)之中。三是手勤腦勤。勤分析利用者的情況和利用效果，勤檢查被利用的案卷，勤督促利用登記制度的落實(shí)。要在利用者離去之前，仔細(xì)檢查翻閱被利用過(guò)的案卷和文件，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)查處，并在利用登記簿上備注說(shuō)明。對(duì)于損毀檔案較為嚴(yán)重的違法行為，應(yīng)及時(shí)報(bào)告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，以便及時(shí)查處，挽回?fù)p失。

三、檔案保密工作的基本對(duì)策

（一）正確處理檔案保密與使用的關(guān)系。檔案的保密是為了更好地使用，但在傳統(tǒng)保密觀念的影響下，檔案工作中普遍存在重保輕用、利用不足的現(xiàn)象。人們?cè)诓殚喩婷軝n案時(shí)通常會(huì)有類似“這些材料是涉密的，我能引用嗎，會(huì)不會(huì)出什么問(wèn)題呢”的顧慮，甚至有些管理者也認(rèn)為，不用信息是最好的防止泄密的方法。長(zhǎng)此以往，大量有價(jià)值的檔案被束之高閣，得不到充分利用，變成一文不值的廢紙，這對(duì)于檔案資源來(lái)說(shuō)，是一種浪費(fèi)，檔案管理人員的價(jià)值無(wú)法在利用檔案的效果中體現(xiàn)出來(lái)。事實(shí)上，涉密檔案當(dāng)然應(yīng)該保密，但保密的目的之一是為了利用，是有時(shí)間、地點(diǎn)、范圍限制的利用，保而不用只會(huì)失去保的意義，失去檔案的價(jià)值。因此，在理清檔案保密與使用關(guān)系的基礎(chǔ)上，要改變傳統(tǒng)的保密觀念，在嚴(yán)格做好保密工作的同時(shí)，做到檔案的科學(xué)使用，切實(shí)完善工作職能。對(duì)檔案工作者來(lái)說(shuō)，保密與利用兩者都十分重要，決不可偏頗。

（二）加強(qiáng)對(duì)電子檔案的科學(xué)管理。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)及信息化的發(fā)展，檔案形式已不僅是傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，取而代之的是各種電子表格，電子文檔，檔案材料的修改、定稿、整理、歸檔也不再是以手工抄寫為主，而是計(jì)算機(jī)工具的運(yùn)用。電子計(jì)算機(jī)的使用在給檔案管理工作帶來(lái)快捷、方便的同時(shí)也帶來(lái)了安全的隱患。目前對(duì)電子檔案的管理還存在許多不盡人意的地方，如存儲(chǔ)在磁盤、光盤上的電子檔案沒(méi)有做好防消磁、防損壞及備份副本的工作，導(dǎo)致不能正常的使用；存有電子檔案的計(jì)算機(jī)沒(méi)有做到內(nèi)外網(wǎng)的分離，沒(méi)有對(duì)內(nèi)外網(wǎng)服務(wù)器部署好防火墻，導(dǎo)致電子檔案信息泄露；沒(méi)有對(duì)電子檔案的使用權(quán)限做好控制，導(dǎo)致內(nèi)部人員可以隨意更改、編輯電子檔案等等。因此，要加強(qiáng)電子檔案的科學(xué)管理，根據(jù)電子檔案的秘密等級(jí)進(jìn)行有效管理，明確借閱制度，使用權(quán)限，規(guī)范借閱手續(xù)，同時(shí)對(duì)存有涉密檔案信息的計(jì)算機(jī)、存儲(chǔ)載體與互聯(lián)網(wǎng)物理隔離，這樣才能保證對(duì)電子檔案的安全管理與正常使用。

（三）從發(fā)展的角度做好檔案密級(jí)的調(diào)整工作。由于各個(gè)檔案的特殊性及所涉及的內(nèi)容不一樣，而且隨著時(shí)間的推移和文件貫徹情況的變化，檔案保管過(guò)程中的密級(jí)常常會(huì)發(fā)生變化，一旦秘密保管期限屆滿，便失去了它的保密價(jià)值，我們就不能按原有的保密文件管理，而應(yīng)該按照公開(kāi)文件進(jìn)行管理。因此我們要根據(jù)實(shí)際情況從發(fā)展的角度定時(shí)調(diào)整檔案的秘密等級(jí)，以方便檔案的借閱與使用。密級(jí)的變化通常有三種，即升密、降密和解密。調(diào)整密級(jí)的標(biāo)準(zhǔn)主要是解密劃控的時(shí)間標(biāo)準(zhǔn)、有關(guān)涉密內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)及保密規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，在調(diào)整密級(jí)的同時(shí)要主動(dòng)接受保密部門對(duì)調(diào)密工作的監(jiān)督指導(dǎo)，切實(shí)搞好涉密檔案的清查鑒定，做好密級(jí)調(diào)整工作。

（四）以人為本，做好開(kāi)放檔案的保密工作。堅(jiān)持以人為本，是科學(xué)發(fā)展觀的本質(zhì)和核心，也是做好檔案工作的一個(gè)指導(dǎo)方針。檔案的管理是為了更好地使用，要根據(jù)不同檔案的性質(zhì)、內(nèi)容及實(shí)際的使用情況，確定可以開(kāi)放的檔案。比如：人事檔案的部分信息可以向個(gè)人開(kāi)放。雖說(shuō)我國(guó)目前的人事檔案提供利用僅僅面向組織，任何個(gè)人都不能查閱自己的人事檔案。但是在實(shí)際工作中經(jīng)常遇到當(dāng)事人需要查閱自己檔案的事例，這按照人事檔案的利用制度是絕對(duì)不允許的。然而，這種利用制度與公開(kāi)、透明的現(xiàn)代法治精神不相符合。我們應(yīng)當(dāng)以人為本，對(duì)于只要不屬于保密范圍的信息，個(gè)人應(yīng)該享有對(duì)自己檔案的知情權(quán)，當(dāng)然，知情權(quán)只是意味著個(gè)人可以查閱檔案，并不具有修改權(quán)。因此，對(duì)于不同性質(zhì)的檔案，我們應(yīng)該有不同的檔案開(kāi)放制度，有不同的檔案開(kāi)放人群，但無(wú)論怎樣，以人為本是要放在第一位的，即檔案工作是為了更好地為人服務(wù)，為我國(guó)改革開(kāi)放和新時(shí)期社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。對(duì)檔案的合理開(kāi)放，也有利于增強(qiáng)人們的檔案意識(shí)，增強(qiáng)對(duì)檔案工作的監(jiān)督，對(duì)檔案管理人員價(jià)值的肯定。當(dāng)然，在檔案開(kāi)放之前，要做好檔案開(kāi)放前的各項(xiàng)工作，如對(duì)開(kāi)放檔案做嚴(yán)格的審查，確定哪些檔案是可以開(kāi)放的，哪些是絕對(duì)需要控制的。提高開(kāi)放檔案案卷內(nèi)的質(zhì)量，達(dá)到分類科學(xué)、組卷合理、編目清楚、排列系統(tǒng)的要求等等。