論煙臺(tái)開(kāi)發(fā)區(qū)檔案管理工作

文/煙臺(tái)經(jīng)濟(jì)技術(shù)開(kāi)發(fā)區(qū)檔案館 李紅霞

煙臺(tái)經(jīng)濟(jì)技術(shù)開(kāi)發(fā)區(qū)（簡(jiǎn)稱(chēng)煙臺(tái)開(kāi)發(fā)區(qū)）于1984年10月經(jīng)國(guó)務(wù)院批準(zhǔn)設(shè)立，1985年3月動(dòng)工建設(shè)，是全國(guó)首批14個(gè)國(guó)家級(jí)開(kāi)發(fā)區(qū)之一。管轄面積360平方公里，總?cè)丝?0萬(wàn)。經(jīng)過(guò)34年的建設(shè)，開(kāi)發(fā)區(qū)在政治、文化、教育、科技、衛(wèi)生、宗教、對(duì)外貿(mào)易、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)等方面有了飛速發(fā)展，同時(shí)也直接形成了對(duì)國(guó)家和社會(huì)有保存價(jià)值的文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。并根據(jù)實(shí)際工作需要，劃分為：文書(shū)檔案、城市建設(shè)檔案、專(zhuān)門(mén)檔案（人事檔案、會(huì)計(jì)檔案、民事檔案、黨群學(xué)習(xí)檔案等），它們是機(jī)關(guān)、企事業(yè)工作活動(dòng)的真實(shí)記錄，是生產(chǎn)建設(shè)的參考依據(jù)。但隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展與改革的不斷深化，檔案管理工作也面臨著前所未有的挑戰(zhàn)，加強(qiáng)檔案管理，提高檔案工作人員綜合素質(zhì)，提高計(jì)算機(jī)信息化建設(shè)，加強(qiáng)檔案工作規(guī)范，優(yōu)化人力資源結(jié)構(gòu)，創(chuàng)新檔案服務(wù)機(jī)制等是擺在我們面前亟待解決的問(wèn)題。因此，需要?jiǎng)?chuàng)建一種新的檔案管理模式，來(lái)適應(yīng)煙臺(tái)開(kāi)發(fā)區(qū)經(jīng)濟(jì)發(fā)展的需要。

一、煙臺(tái)開(kāi)發(fā)區(qū)機(jī)關(guān)檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）電子公文管理較弱。隨著電子政務(wù)全面推進(jìn)和辦公自動(dòng)化水平的提高，公文傳輸系統(tǒng)的廣泛應(yīng)用，開(kāi)發(fā)區(qū)機(jī)關(guān)、企事業(yè)及駐區(qū)各部門(mén)每年形成的電子公文越來(lái)越多，這些電子公文的歸檔與接收，錄入與檢索不僅是一個(gè)單位檔案硬件設(shè)施的體現(xiàn)，更體現(xiàn)了檔案工作人員的綜合素質(zhì)。如何做好檔案自動(dòng)全文存儲(chǔ)與檢索，檔案自動(dòng)標(biāo)引，計(jì)算機(jī)輔助立卷，檔案自動(dòng)編目等工作，是傳統(tǒng)檔案管理向數(shù)字化信息化檔案管理模式轉(zhuǎn)變的一個(gè)過(guò)程，需要的不僅僅是硬件設(shè)備的投入，更是一個(gè)單位領(lǐng)導(dǎo)是否重視，單位檔案工作人員工作能力的問(wèn)題。

（二）體系設(shè)計(jì)不科學(xué)。雖然各部門(mén)都配備了檔案人員，但其同時(shí)兼任收發(fā)、打字、內(nèi)勤、信訪等工作，從事檔案業(yè)務(wù)工作的時(shí)間和精力得不到保證，檔案業(yè)務(wù)水平得不到提高，加之檔案工作清苦、繁瑣且不能在短時(shí)期內(nèi)體現(xiàn)工作成效，檔案從業(yè)人員往往不能安心工作。由于政府或單位有限的檔案管理資源（包括人力資源、財(cái)力資源和物力資源等）的分散使用，使檔案工作不能得到長(zhǎng)期有效的發(fā)展。

（三）檔案信息化程度低。目前，只有機(jī)關(guān)、事業(yè)及銀行等各條件較好的單位配置了檔案管理軟件，還有一部分企業(yè)因?yàn)椴恢匾暬虿辉敢馔度霗n案軟件的購(gòu)入，而處于停滯不前狀態(tài)，即便使用了管理軟件，也僅限于文件錄入、目錄打印等，因單機(jī)版的管理軟件在功能上有一定的局限性，各部門(mén)形成的電子文檔無(wú)法掛接，檔案的檢索功能不能有效實(shí)現(xiàn)。

（四）檔案信息共享程度較低。開(kāi)發(fā)區(qū)是小政府，大社會(huì)，不僅有機(jī)關(guān)事業(yè)單位，更有包括韓國(guó)、日本、德國(guó)等外企，在檔案的管理、檔案業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)及檔案信息錄入上有所不同，這就造成檔案管理在時(shí)間、標(biāo)準(zhǔn)、信息錄入等方面有所不同，導(dǎo)致各開(kāi)發(fā)區(qū)檔案信息應(yīng)用系統(tǒng)之間存在壁壘，相互間的共享程度很低，成為了一個(gè)個(gè)的“信息孤島”。與此同時(shí)，也影響了政府信息和檔案的公開(kāi)和利用。

（五）檔案管理規(guī)范有待健全完善?，F(xiàn)在檔案管理處于傳統(tǒng)檔案管理模式向現(xiàn)代化檔案管理模式轉(zhuǎn)變時(shí)期，如何加快檔案信息化管理，統(tǒng)一各單位電子文件歸檔，完善各單位檔案管理業(yè)務(wù)流程和技術(shù)規(guī)范，細(xì)化電子檔案工作環(huán)節(jié)與步驟、電子檔案的安全與保密等都是有待解決的問(wèn)題，

二、煙臺(tái)開(kāi)發(fā)區(qū)檔案管理工作存在的問(wèn)題

（一）檔案管理人員綜合素質(zhì)偏低。煙臺(tái)開(kāi)發(fā)區(qū)檔案管理工作進(jìn)行的過(guò)程中，存在一個(gè)問(wèn)題是硬件管理水平得到了很大的提升，但是與硬件水平相適應(yīng)的軟件水平在構(gòu)建中卻存在很大的出入。當(dāng)前，在檔案管理工作進(jìn)行的過(guò)程中，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案管理工作的創(chuàng)新改進(jìn)是非常重視的，且能夠制定整體管理改進(jìn)的規(guī)劃方案和相關(guān)指導(dǎo)工作，但是從中層規(guī)劃到基層執(zhí)行等層面上卻發(fā)生了嚴(yán)重的偏離，如檔案管理工作人員的工作態(tài)度不端正、工作效率低，在實(shí)際的工作中，主觀能動(dòng)性不能有效發(fā)揮出來(lái)，那么將會(huì)嚴(yán)重影響到整體檔案管理工作的創(chuàng)新進(jìn)行。

（二）檔案信息化建設(shè)程度較低。當(dāng)前，煙臺(tái)開(kāi)發(fā)區(qū)檔案管理工作在創(chuàng)新改進(jìn)的過(guò)程中，在面對(duì)大量的檔案管理數(shù)據(jù)增加和質(zhì)量不斷提升的前提下，必須能夠有效地進(jìn)行檔案的信息化建設(shè)。而且，開(kāi)發(fā)區(qū)的生產(chǎn)生活對(duì)于信息化的建設(shè)應(yīng)用相比其他地區(qū)而言，整體的信息化建設(shè)水平是相對(duì)較高的。但是，由于信息化建設(shè)需要硬件設(shè)施、軟件設(shè)施，尤其是專(zhuān)業(yè)信息化人員隊(duì)伍的建立。雖然上級(jí)給予了一定的資金、政策支撐，但是縱觀實(shí)際的信息化建設(shè)而言，檔案管理所涉及的層面和難度點(diǎn)較多，信息化建設(shè)未能夠統(tǒng)籌規(guī)劃和改進(jìn)，直接導(dǎo)致了信息化建設(shè)出現(xiàn)混亂的局面，未能夠最大限度發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值。

（三）檔案管理獎(jiǎng)懲機(jī)制需要進(jìn)一步加強(qiáng)建設(shè)。信息化技術(shù)和現(xiàn)代化檔案管理工作在煙臺(tái)開(kāi)發(fā)區(qū)檔案管理工作中的應(yīng)用，要求在檔案管理工作細(xì)化的過(guò)程中，必須不間斷強(qiáng)化檔案管理獎(jiǎng)懲機(jī)制的建立，以此能夠?yàn)楦鞣矫婕?xì)化機(jī)制工作的進(jìn)行發(fā)揮有效的激勵(lì)作用。

三、檔案管理工作問(wèn)題改進(jìn)措施分析

（一）強(qiáng)化系統(tǒng)化教育培訓(xùn)，提升工作人員的綜合素質(zhì)。煙臺(tái)開(kāi)發(fā)區(qū)檔案管理工作改進(jìn)的過(guò)程中，必須配備專(zhuān)業(yè)化的檔案管理人員隊(duì)伍。就這一方面而言，在實(shí)際進(jìn)行的過(guò)程中，檔案管理人員能夠通過(guò)系統(tǒng)化的教育培訓(xùn)工作的進(jìn)行，不斷提升專(zhuān)業(yè)工作人員的工作素質(zhì)和工作水平，以此為檔案管理工作的進(jìn)行發(fā)揮重要的激勵(lì)促進(jìn)作用。首先，能夠組建專(zhuān)業(yè)化的檔案管理人員隊(duì)伍，堅(jiān)決避免像過(guò)去一樣從各單位抽調(diào)檔案文秘，臨時(shí)或兼職去整理歸納檔案的工作做法，保證檔案工作人員隊(duì)伍建設(shè)的穩(wěn)定性。其次，積極引進(jìn)高校專(zhuān)業(yè)化的檔案管理畢業(yè)人才，保證人才隊(duì)伍建設(shè)，避免當(dāng)前檔案管理工作過(guò)于被動(dòng)的問(wèn)題存在。最后，強(qiáng)化檔案管理績(jī)效管理工作的改進(jìn)，提高檔案管理人員的積極性和主動(dòng)性。

（二）強(qiáng)化資金支撐，提高檔案的信息化建設(shè)。檔案信息化建設(shè)工作進(jìn)行的過(guò)程中，在強(qiáng)有力的資金支撐下進(jìn)行相關(guān)的工作是非常重要的。首先，要求檔案工作人員的專(zhuān)業(yè)業(yè)務(wù)水平和工作能力能夠得到提高，改變過(guò)去傳統(tǒng)的檔案管理工作思想，提高工作人員的專(zhuān)業(yè)業(yè)務(wù)適應(yīng)能力，提供平臺(tái)和機(jī)會(huì)支撐，促使工作人員能夠主動(dòng)接受專(zhuān)業(yè)化繼續(xù)教育。其次，針對(duì)工作人員提高工作時(shí)所需的相關(guān)科學(xué)知識(shí)的補(bǔ)充與更新，檔案館加強(qiáng)了計(jì)算機(jī)、檔案軟件、信息技術(shù)等相關(guān)學(xué)科的培訓(xùn)，檔案管理人員經(jīng)過(guò)培訓(xùn)可以靈活運(yùn)用到實(shí)際工作中，提高了工作人員的專(zhuān)業(yè)化實(shí)踐能力。

（三）嚴(yán)格獎(jiǎng)懲機(jī)制建立，建立有效的激勵(lì)機(jī)制。首先，強(qiáng)化獎(jiǎng)懲機(jī)制的細(xì)化工作，針對(duì)不同的問(wèn)題設(shè)置不同的獎(jiǎng)懲條例和獎(jiǎng)懲規(guī)范，尤其是對(duì)于一些細(xì)小問(wèn)題的獎(jiǎng)懲范圍的嚴(yán)格規(guī)劃。其次，獎(jiǎng)懲機(jī)制的建立必須建立相配套的第三方監(jiān)督機(jī)制，只有在監(jiān)督作用有效發(fā)揮的基礎(chǔ)上，保證獎(jiǎng)懲機(jī)制能夠有效落實(shí)到實(shí)際工作中，為工作人員相關(guān)工作的進(jìn)行提供有效的激勵(lì)支撐作用。

（四）科學(xué)化的建立檔案管理的現(xiàn)代化制度。煙臺(tái)區(qū)檔案管理工作創(chuàng)新進(jìn)行的過(guò)程中，必須在現(xiàn)代化的檔案管理制度的構(gòu)建基礎(chǔ)上進(jìn)行一系列的檔案管理工作。而在規(guī)范檔案管理工作進(jìn)行的過(guò)程中，首先，應(yīng)該不斷強(qiáng)化檔案材料收集的規(guī)范化整理，利用信息化技術(shù)對(duì)檔案資料進(jìn)行有效的整理分析，保證檔案資料存儲(chǔ)的完整性。其次，應(yīng)該保證檔案管理的各項(xiàng)基礎(chǔ)設(shè)施能夠完善化建設(shè)。在基礎(chǔ)設(shè)施科學(xué)運(yùn)用的基礎(chǔ)上，保證檔案管理工作材料整理收集系統(tǒng)化的轉(zhuǎn)入、轉(zhuǎn)出等工作，使之更加規(guī)范化，程序化。最后，在檔案管理系統(tǒng)化制度建設(shè)的過(guò)程中，必須不斷強(qiáng)化監(jiān)督管理作用的嚴(yán)格發(fā)揮，能夠不斷強(qiáng)化檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)的監(jiān)督追蹤管理，做好登記審批制度，以此保證檔案管理工作向著科學(xué)化的方向進(jìn)行。

四、小結(jié)

綜上所述，煙臺(tái)開(kāi)發(fā)區(qū)檔案管理工作改進(jìn)的過(guò)程中，針對(duì)當(dāng)前檔案管理存在的問(wèn)題，能夠從強(qiáng)化信息化建設(shè)水平、強(qiáng)化獎(jiǎng)懲機(jī)制的建立以及提高人員的專(zhuān)業(yè)化素質(zhì)水平、系統(tǒng)化地建設(shè)檔案管理制度等方面整體上提升整個(gè)煙臺(tái)區(qū)開(kāi)發(fā)檔案管理的工作水平。