新形勢下事業(yè)單位檔案管理的困境與突破

文/山東省無棣縣供銷合作社聯(lián)合社 張杰

機關(guān)事業(yè)單位日常事務(wù)繁雜，管理難度大，其中，檔案管理工作是機關(guān)事業(yè)單位工作中的重要一環(huán)，檔案管理工作的質(zhì)量直接影響著其他業(yè)務(wù)開展的質(zhì)量，相關(guān)人員必須認真研究檔案管理工作特點，制定與單位實際相適應(yīng)的管理方法，立足矛盾和不足求發(fā)展，解剖問題求進步。

一、新形勢下事業(yè)單位檔案管理的困境

（一）檔案管理意識淡薄。從本質(zhì)上說，檔案管理是一項保障工作，其目的在于為本單位中心工作提供信息支撐。事業(yè)單位的許多工作都離不開檔案管理部門的配合和支持，在其他工作需要的時候，檔案管理人員能不能快速、準確、完整地提供資料尤為重要。但目前，部分檔案管理人員的檔案管理意識比較淡薄，把檔案管理工作當成是簡單的抄抄寫寫、保管文獻資料、上架排列整齊等，沒有把檔案管理工作放到一個較高位置進行考慮，沒有從整體上把握、認識到檔案管理工作在單位總體工作中的作用，檔案管理責任意識、使命意識淡薄。

（二）檔案管理人員素質(zhì)偏低。事業(yè)單位檔案管理工作是一項系統(tǒng)全面的體系工程，不是一朝一夕就能完成的，對檔案管理人員的專業(yè)技術(shù)要求比較高。但是在實際工作中，很多事業(yè)單位檔案管理人員往往是半路出家，對檔案管理工作的認識程度膚淺，甚至有許多單位沒有專職的檔案管理人員，只有兼職人員。這些人員沒有過硬的基礎(chǔ)理論，也沒有豐富的檔案管理工作經(jīng)驗，很多單位還停留在手工記錄、登記的階段，運用技術(shù)手段進行檔案管理的能力不足。

（三）檔案管理設(shè)備落后。檔案管理信息化進程推進無力是事業(yè)單位檔案管理工作存在的普遍問題，多數(shù)單位對檔案管理的認識還停留在“架子化”“整齊化”“美觀化”上，進入檔案管理室后，一排排整齊的架子和資料就是好的檔案管理，其實這些已經(jīng)遠遠不能與現(xiàn)代社會相適應(yīng)。智能化設(shè)備、自動化設(shè)備、動態(tài)管理技術(shù)等高新管理手段得不到投入和使用，手抄筆錄的現(xiàn)狀沒有得到明顯改進。檔案管理人員對于高新技術(shù)的不掌握、不了解導(dǎo)致了他們不會尋求變革，滿足于最原始的檔案管理方法，檔案管理效率難以提升，檔案高效利用也無從談起。

二、新形勢下事業(yè)單位檔案管理的突破策略

（一）提高檔案管理意識。思想上的進步是最關(guān)鍵的進步。檔案管理人員一定要真正認識到檔案管理工作的重要性和其獨特的性質(zhì)，不能簡單地認為檔案管理工作是一項機械無腦的資料保管工作，要從思想上、制度上、體系上徹底做出全新認識，提升自身工作的使命感、榮譽感，不斷加強工作主動性，為提高檔案管理水平、提升檔案管理效率出謀劃策。

（二）提升檔案管理人員素質(zhì)。人員素質(zhì)的提高是工作質(zhì)量提高的關(guān)鍵和核心，首先，檔案管理人員的選拔要以專業(yè)能力素質(zhì)為重點，突出德才兼?zhèn)洌屨嬲敫墒?、能干事的人進入檔案管理隊伍中。其次，要做好檔案管理人員的再教育，單位要定期組織檔案管理培訓(xùn)，注重與其他單位的學(xué)習(xí)交流，安排管理人員到兄弟單位參觀見學(xué)，開闊視野。再次，要嚴格落實好檔案管理人員的考核制度，考核結(jié)果直接與晉職加薪掛鉤，實現(xiàn)以考促進的目的，形成壓力，促使管理人員主動學(xué)習(xí)。

（三）加大檔案管理資金投入。加大檔案管理資金的投入，一般可以分為“硬投入”和“軟投入”兩個方面。硬投入是指用來進行硬件建設(shè)，要緊跟時代發(fā)展步伐進行檔案管理設(shè)備的更新升級，建設(shè)良好的工作環(huán)境，確保硬件水平達標；軟投入則是指對人的投入，將資金用到關(guān)鍵地方，制定計劃，將資金用于人員培訓(xùn)、見學(xué)等方面，不斷提升檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)能力。

（四）推進檔案管理信息化建設(shè)。檔案管理部門各工作人員應(yīng)當立足當下先進前沿技術(shù)，在檔案管理信息化建設(shè)的道路上不斷前行。要重視對信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的轉(zhuǎn)化運用，實現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化、現(xiàn)代化和信息化，切實提高檔案管理的效率和效果。要運用信息化技術(shù)將管理人員從繁重、單調(diào)的勞動中解放出來，用智能設(shè)備代替人力勞動，將人力運用于檔案管理規(guī)劃、信息開發(fā)利用上來，以此促進檔案管理的長足發(fā)展。

三、結(jié)語

檔案管理工作看似簡單，實則是一個集專業(yè)性和體系性于一體的工作，各單位領(lǐng)導(dǎo)和檔案管理從業(yè)人員應(yīng)當從思想上高度重視檔案管理工作，著眼于單位全局高度來謀劃建設(shè)，克服檔案管理中普遍存在的問題，走符合本單位實際的檔案管理創(chuàng)新發(fā)展之路。