高校二級學院辦公室管理活動中的問題與創(chuàng)新對策

文/蘇州科技大學人文學院 杜鵬

高校的發(fā)展是以二級學院的發(fā)展為基礎(chǔ)，而二級學院的發(fā)展是由辦公室配合和協(xié)調(diào)作為支撐的，由此看來，辦公室的管理工作是至關(guān)重要的，辦公室是二級學院與學校行政部門銜接的樞紐，以下就根據(jù)筆者的經(jīng)驗對高校二級學院辦公室管理活動中的問題進行總結(jié)，同時提出相應的創(chuàng)新對策來解決問題。

一、高校二級學院辦公室管理活動中的問題

高校二級學院辦公室的日常工作都會有一些固定的操作步驟，也會遵循一些標準的流程，但是在這個信息化的時代，辦公室的一些工作如果還是恪守陳規(guī)會限制學院的發(fā)展，阻礙教師群體的發(fā)展與創(chuàng)造。有一些在辦公室管理中存在的問題需要被及時解決，具體的問題涉及以下幾個方面：

（一）智能辦公系統(tǒng)使用率不高。在高校中，由于各部門工作聯(lián)系緊密，同時工作內(nèi)容相互滲透交叉，比較煩瑣，辦公系統(tǒng)的智能化發(fā)展相對遲緩，這會造成資源在無形中浪費掉。即使智能系統(tǒng)在高校中投入使用，也會因為操作的復雜性和培訓的力度不夠而讓好多人對系統(tǒng)無所適從。智能辦公系統(tǒng)的應用會為高校的各項工作帶來質(zhì)的飛躍，如果工作人員都能熟練地進行智能辦公，那么學校的教學質(zhì)量、科研發(fā)展水平以及社會服務質(zhì)量都會提高很多。

（二）個別教師工作的積極性不高。在日常的辦公室管理工作中，好多工作是需要與教師進行對接的，這一過程需要教師們的積極配合，才可以很好地進行下去，但是個別教師會因為工作分配問題、人際關(guān)系或者是與自己關(guān)系不大的原因而消極怠工，需要按時完成的工作會出現(xiàn)拖拉的現(xiàn)象，甚至逾期完成，這不僅是對系里也是對學院的一種損失，因為個別的人對工作的不配合，可能會導致學院的工作整體質(zhì)量不達標，從而影響年終的考核結(jié)果。

（三）工作人員對學校新的政策理解不夠深入透徹。辦公室的工作人員是學院里面最先接觸到學校新的規(guī)章制度和政策的，那么，這就需要辦公室的工作人員對政策的理解很透徹，同時在傳達新的政策時，要表述準確，并且用通俗易懂的語言以及簡潔的表達方式來向老師們解讀新的文件，這樣老師們才能領(lǐng)會文件所表達的內(nèi)容，并且嚴格按照文件的要求來執(zhí)行。但是實際上，有一些工作人員在對政策的理解上還是沒有做到深入透徹，在表達的時候沒有將所有的要點表達清楚，同時對于別人的關(guān)于新的文件的提問也無所適從，這就造成了工作開展得不順利。

二、問題的創(chuàng)新對策

對于存在的問題，只要做到及時發(fā)現(xiàn)，積極協(xié)調(diào)來溝通解決，那么二級學院的發(fā)展可以跨越到一個更高的層次，之前提出的問題將不會是辦公室管理活動積極開展的阻礙，針對這些問題，可以參照以下幾條創(chuàng)新對策來解決：

（一）引用大數(shù)據(jù)與人工智能輔助辦公。針對辦公智能系統(tǒng)使用率不高的問題，可以引用大數(shù)據(jù)來分析每一個辦公室人員的行為習慣，從而根據(jù)大數(shù)據(jù)的分析檢測結(jié)果，可以利用依托于大數(shù)據(jù)信息庫建立的智能系統(tǒng)為工作人員制定更符合他們思維邏輯和操作習慣的智能辦公系統(tǒng)培訓計劃。在智能辦公系統(tǒng)中加入人工智能的科技元素，可以把語音識別、智能文件分類與備份、圖像識別和邏輯延伸拓展等功能植入到智能辦公系統(tǒng)中，這會大大提高辦公的效率。

（二）積極開展各項文體活動，提高團體凝聚力。教師的工作積極性不高的大部分原因是因為對這個集體陌生，感覺不到集體的關(guān)愛和熱度，所以學院應該扶持工會的工作，加大人力和財力投入，針對教師們的喜好多開展一些文體活動，在活動中，大家自然而然地熟絡起來，同時也會放松自己在工作中緊張的神經(jīng)，從而感到身心愉悅。通過文體活動的方式讓大家感受到集體的溫暖之后，教師們的工作熱情也會相應地提高。

（三）加強開展工作人員的教育與培訓（引用大數(shù)據(jù)與信息共享平臺）。關(guān)于工作人員的教育與培訓，可以采取與時俱進的科學技術(shù)作為輔助，來幫助他們提高自己的學習和領(lǐng)悟能力。引用大數(shù)據(jù)與信息共享平臺就可以很好地解決問題，新的政策和規(guī)章制度通過大數(shù)據(jù)的分析，政策的內(nèi)容可以被有效地分類別拆解，不同的信息會被歸類到不同的方向，這樣更容易被理解，同時大數(shù)據(jù)可以將政策的內(nèi)容進行聯(lián)動，信息共享平臺就是可以把大數(shù)據(jù)整合的信息放在平臺上面供工作人員下載使用。

三、結(jié)語

當今一些高校發(fā)展的速度緩慢，部分原因是受行政人員辦公效率的限制，引入有效的機制，采用科學的手段來輔助行政工作應該被高校重視起來。發(fā)現(xiàn)問題，積極有效地解決問題才是高校得以蓬勃發(fā)展、與時俱進的長久之計。