淺論檔案的信息化管理

文/菏澤市產(chǎn)品檢驗(yàn)檢測(cè)研究院 徐春

隨著網(wǎng)絡(luò)的不斷發(fā)展，檔案管理信息化電子化成了今后工作的主流趨勢(shì)。對(duì)于檔案管理工作人員而言，必須要意識(shí)到需要對(duì)傳統(tǒng)檔案管理工作進(jìn)行改革，積極轉(zhuǎn)變現(xiàn)有的工作模式和工作方法。檔案管理的信息化和電子化需要工作人員不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，積極地進(jìn)行實(shí)踐，掌握科學(xué)的知識(shí)技能。隨著今后檔案信息數(shù)量的持續(xù)增加，必須要切實(shí)加強(qiáng)檔案的信息化管理水平。今后檔案的管理和存儲(chǔ)已經(jīng)不再是傳統(tǒng)的庫房管理，而是采用計(jì)算機(jī)的形式，積極發(fā)展電子化檔案。運(yùn)用信息的形式針對(duì)檔案展開分類及歸總，確保檔案管理工作的便捷性，為各項(xiàng)業(yè)務(wù)的開展提供有效的數(shù)據(jù)支撐。對(duì)于檔案管理工作而言，信息化管理將是大勢(shì)所趨。

一、基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)現(xiàn)代化

對(duì)于各個(gè)單位而言，需要在檔案電子化信息化建設(shè)上加大投入力度，積極推行檔案信息化管理技術(shù)設(shè)施建設(shè)。檔案信息化管理基礎(chǔ)設(shè)施是必要的前提和保障，能更加便捷地實(shí)現(xiàn)信息技術(shù)的應(yīng)用及信息資源的開發(fā)。信息網(wǎng)絡(luò)是基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的關(guān)鍵環(huán)節(jié)，也是檔案信息進(jìn)行搜集、查找及傳送的必要手段。對(duì)于檔案管理部門而言，需要不斷引進(jìn)先進(jìn)的信息設(shè)備設(shè)施，從而更加方便地處理海量數(shù)據(jù)信息，掃描或是錄入各種文字圖片及音像資料，在內(nèi)部建設(shè)網(wǎng)絡(luò)體系，方便信息的共享和傳輸?shù)?。此外，各個(gè)檔案管理部門之間也需要構(gòu)建一些統(tǒng)一的信息化系統(tǒng)，具備多種功能，且在規(guī)制上保持高度統(tǒng)一，充分滿足當(dāng)前檔案管理信息化的要求。

二、構(gòu)建完善的檔案信息數(shù)據(jù)庫

在檔案的信息化管理工作中，構(gòu)建一套完善的信息數(shù)據(jù)庫是重要的基礎(chǔ)及根本，也是檔案管理工作實(shí)現(xiàn)信息化的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。在整個(gè)數(shù)據(jù)庫當(dāng)中，涵蓋了所有的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，可以反復(fù)使用，顯著提升數(shù)據(jù)利用率，此外也可以將一些重復(fù)數(shù)據(jù)消除，降低信息冗余，具有完善的功能，實(shí)現(xiàn)了信息資源的共享，為其他部門的業(yè)務(wù)開展及管理提供了便利快捷的信息服務(wù)，顯著提升了工作效率。同時(shí)，也需要注重開展數(shù)據(jù)庫的定期更新及信息搜集工作，確保信息的動(dòng)態(tài)性和實(shí)時(shí)性，構(gòu)建動(dòng)態(tài)化的信息搜集網(wǎng)絡(luò)，對(duì)搜集的動(dòng)態(tài)化信息進(jìn)行過濾和篩選。過濾及篩選后的信息及時(shí)傳輸至數(shù)據(jù)庫之中，實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的實(shí)時(shí)更新和動(dòng)態(tài)化采集。

三、重視復(fù)合型人才的培養(yǎng)

在檔案管理的電子化信息化過程中，復(fù)合型人才是重要的基礎(chǔ)條件之一。在當(dāng)前信息化時(shí)代，即便是多年從事檔案管理工作、擁有豐富檔案管理經(jīng)驗(yàn)的人員也難以充分確保能夠依據(jù)相關(guān)規(guī)定按時(shí)定期地完成工作任務(wù)。在很多單位中，依然采取“口口相傳”的傳統(tǒng)工作模式，極大地阻礙了檔案管理的信息化進(jìn)程。在這種情況下，就需要加大培訓(xùn)力度，針對(duì)一些具有豐富工作經(jīng)驗(yàn)且具備特長(zhǎng)的人員，展開專項(xiàng)的信息技術(shù)培訓(xùn)，確保其可以把握全面的信息管理知識(shí)技能。在今后的工作中需要加大信息人才的培養(yǎng)力度，建設(shè)一支復(fù)合型的信息化檔案管理人才隊(duì)伍。同時(shí)也需要對(duì)工作環(huán)境進(jìn)行優(yōu)化，確保檔案管理人員能夠保持較高的工作熱情，積極摸索新的管理方式和管理模式，更好地將信息技術(shù)應(yīng)用至檔案管理中來，提升檔案管理的現(xiàn)代化水平。

四、采取必要的檔案安全保密措施

檔案管理專業(yè)性較強(qiáng)，且具備較強(qiáng)的機(jī)密性，每一個(gè)檔案中都記錄著詳細(xì)的信息，必須要加以妥善保存。但就目前檔案管理的整體狀況來看，在計(jì)算機(jī)安全信息保密知識(shí)上還有所欠缺，同時(shí)在檔案的信息化管理過程中，也沒有相應(yīng)的安全保密系統(tǒng)作為必要保障。今后在加強(qiáng)檔案信息化管理工作的同時(shí)，也需要加大檔案管理的有效監(jiān)管，針對(duì)檔案管理工作人員定期開展相關(guān)的安全知識(shí)技能培訓(xùn)。依照檔案信息的保密級(jí)別，分類進(jìn)行加密，并設(shè)置不同的權(quán)限，分別管理公開信息及非公開信息，從而確保電子檔案的絕對(duì)安全及完備性。

五、總結(jié)

在信息化時(shí)代，計(jì)算機(jī)已經(jīng)深入到人類社會(huì)生活的各個(gè)領(lǐng)域，運(yùn)用計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)了信息的制造、傳送及有效利用。檔案是記錄各類信息的材料，是重要的信息載體。檔案中涵蓋了各種重要的信息，因此需要運(yùn)用先進(jìn)的信息技術(shù)展開科學(xué)化高效化的管理，確保檔案信息的準(zhǔn)確搜集及便捷利用，持續(xù)提升檔案管理的信息化水平，提高檔案管理工作效率。