現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作的信息化建設(shè)淺談

一、現(xiàn)代企業(yè)檔案管理實(shí)現(xiàn)信息化的意義

信息化的手段作為當(dāng)前時(shí)期企業(yè)檔案管理工作的主要實(shí)現(xiàn)途徑，有著極其重要的作用。首先，有助于提高檔案的安全穩(wěn)定性，將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案經(jīng)過處理轉(zhuǎn)化成電子檔案的形式，加密儲存于硬盤中，并做好備份處理，不僅減少空間的占用，通過安全網(wǎng)絡(luò)傳輸數(shù)據(jù)，也避免了文件丟失毀損的問題。其次，有利于減輕管理人員的工作強(qiáng)度，改變傳統(tǒng)人工收集、整理、編輯的模式，只需一次數(shù)據(jù)檔案錄入，就可以重復(fù)查詢使用。再者，有利于提高檔案管理的工作效率，傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理程序冗繁，效率低且容易出錯，而信息化運(yùn)用科學(xué)的處理方式，大大提高了工作的效率。

二、當(dāng)前信息化建設(shè)中存在的問題分析

（一）信息化意識薄弱，不重視推廣實(shí)踐?，F(xiàn)代化的企業(yè)發(fā)展迅速，檔案信息內(nèi)容龐大，但是檔案管理人員信息化觀念較差，不能意識到信息化操作的高效快捷性。很多管理人員，只是停留在簡單的電腦錄入、傳輸，不具備系統(tǒng)的信息化檔案管理理念。因?yàn)槿狈χ匾?，?dǎo)致企業(yè)用于檔案信息化建設(shè)的資金分配較少，進(jìn)而影響檔案信息化在企業(yè)管理中的應(yīng)用推廣，檔案信息化建設(shè)不能發(fā)揮應(yīng)有的價(jià)值，也就影響著為企業(yè)發(fā)展提供完善的服務(wù)功能。

（二）制度建設(shè)欠完善，管理行為不規(guī)范。一直以來，企業(yè)并沒有形成長效的運(yùn)行機(jī)制，成為檔案管理信息化的嚴(yán)重阻力。由于我國信息化建設(shè)起步較晚，應(yīng)用于企業(yè)檔案管理中的信息化建設(shè)模式也不夠成熟。在實(shí)際工作中，又缺乏行之有效的信息化落實(shí)保障制度，對企業(yè)檔案的管理沒有統(tǒng)一規(guī)范的標(biāo)準(zhǔn)，難以滿足日益增加的檔案管理需求。長久以來，企業(yè)都沒有專門檔案信息化管理的運(yùn)營維護(hù)機(jī)構(gòu)，資金、規(guī)劃、監(jiān)管都不能有力保障進(jìn)行，導(dǎo)致信息化發(fā)展緩慢，且秩序混亂。

（三）軟硬件設(shè)施落后，檔案存儲效果差。由于缺乏足夠的重視和資金，用于檔案管理信息化的軟硬件設(shè)施落實(shí)不到位，數(shù)量不足且配置較低，亟待替換和升級。硬件設(shè)施一般功能不足，識別度較低，應(yīng)用到檔案管理中的存儲等軟件和技術(shù)，水平落后技術(shù)含量低，不僅存儲安全性能差，存儲量與占用量大，跟不上現(xiàn)代企業(yè)檔案信息化高密度處理的步伐。

（四）專業(yè)人才缺乏，管理水平較差?，F(xiàn)代企業(yè)檔案管理人員信息化水平不足，管理團(tuán)隊(duì)中大量缺乏專業(yè)技術(shù)人員，不能以科學(xué)、先進(jìn)的思想指導(dǎo)工作開展。管理團(tuán)隊(duì)中，不具備信息化管理素質(zhì)的人員卻占絕大多數(shù)。對于檔案管理軟件不懂、不問、不學(xué)習(xí)，只能完成簡單的操作，無法將先進(jìn)設(shè)備和軟件的作用發(fā)揮出來，也不能上升到科學(xué)管理的高度，嚴(yán)重地影響著信息化檔案管理在現(xiàn)代企業(yè)的應(yīng)用程度。

三、加強(qiáng)現(xiàn)代企業(yè)檔案管理工作信息化建設(shè)的措施

（一）革新管理理念，提高信息化意識。現(xiàn)代企業(yè)必須著力扭轉(zhuǎn)檔案管理信息化的尷尬處境，通過廣泛宣傳信息化建設(shè)的必要性，促使管理人員轉(zhuǎn)變觀念意識，提高對信息化建設(shè)的熱情。不僅深知信息化手段提高檔案管理的重要效能，還要重視信息化管理模式。通過全系統(tǒng)內(nèi)檔案管理信息化的宣傳力度，營造企業(yè)檔案信息化建設(shè)的氛圍，調(diào)動參與管理的積極性。從思想上深入革新，從意識上端正認(rèn)識，從操作上落實(shí)效果。

（二）完善信息化制度，建設(shè)機(jī)構(gòu)部門?，F(xiàn)代企業(yè)必須根據(jù)實(shí)際情況，結(jié)合科學(xué)理論建立長效的運(yùn)行機(jī)制。制定完善的信息化管理制度，成立專業(yè)運(yùn)營維護(hù)機(jī)構(gòu)，監(jiān)督和落實(shí)相關(guān)工作的進(jìn)行。要做到有計(jì)劃的信息化建設(shè)，通過管理實(shí)況調(diào)查，制定詳細(xì)細(xì)則和規(guī)劃，用以指導(dǎo)信息化工作的開展；同時(shí)，要鋪設(shè)性能較高的網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，來提高我國檔案信息化管理的質(zhì)量，實(shí)現(xiàn)資源的互助共享，避免閑置浪費(fèi)。

（三）加強(qiáng)信息化硬件建設(shè)，創(chuàng)新信息化技術(shù)?，F(xiàn)代企業(yè)要建立科技投資的觀念，提高檔案管理信息化軟硬件設(shè)施的資本投入。配備齊全、先進(jìn)的硬件設(shè)施，為工作的開展提供基礎(chǔ)性能服務(wù)。還要大力引進(jìn)行業(yè)內(nèi)外的先進(jìn)軟件技術(shù)，以科學(xué)理念為指導(dǎo)，不斷創(chuàng)新實(shí)踐。進(jìn)一步劃分處理有效信息，保護(hù)機(jī)密文檔，提高檔案的安全穩(wěn)定性，將資源共享開放到最大程度。

（四）組建專業(yè)管理隊(duì)伍，搞好軟件開發(fā)利用。在企業(yè)檔案信息化建設(shè)工作中，要實(shí)行人才戰(zhàn)略。引進(jìn)專業(yè)有素質(zhì)的復(fù)合型管理人才，提高整體檔案管理隊(duì)伍的水平。并對其進(jìn)行定期培訓(xùn)，傳遞先進(jìn)的管理理念，教授信息化技術(shù)手段。通過在崗繼續(xù)教育和業(yè)務(wù)素質(zhì)考核，不斷提升信息化管理的能力和工作責(zé)任心、使命感。同時(shí)，鼓勵管理人員創(chuàng)新應(yīng)用實(shí)踐，開發(fā)適合本單位實(shí)際的信息化管理軟件，提高現(xiàn)有軟件的利用水平。

四、結(jié)語

現(xiàn)代企業(yè)管理突出科學(xué)性與時(shí)效性，進(jìn)而給檔案管理工作提出了革新的強(qiáng)烈要求，對其開展信息化建設(shè)無疑成為最佳的變革途徑?，F(xiàn)代企業(yè)必須以科學(xué)發(fā)展觀為出發(fā)點(diǎn)，以科技為依托，以人才為突破，來實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的最大服務(wù)價(jià)值。