做好醫(yī)院檔案利用工作的幾點思考

龍莉文

摘 要：檔案工作的終極目的是為檔案利用者服務(wù)，檔案不僅僅是收集整理安全存放，只有通過查詢利用才能實現(xiàn)其自身價值。只有不斷通過檔案工作創(chuàng)新，才能提升檔案的利用水平并充分發(fā)揮其應(yīng)用價值。隨著信息化滲透到工作和生活的方方面面，如何運用高效的檔案管理方法，應(yīng)用信息化技術(shù)手段來提高檔案的利用率，是檔案管理人員必須思考的一個重要問題。在檔案工作中要全面實現(xiàn)“服務(wù)為先”戰(zhàn)略，充分發(fā)揮檔案的重要作用，并對如何提高檔案利用水平提出了一些合理化意見和建議。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案；管理檔案；檔案信息化服務(wù)

在進行檔案管理工作中能體現(xiàn)檔案價值的最終目的就是檔案利用，檔案利用是檔案工作存在的意義之所在。因此檔案管理首先要從檔案的利用工作抓起。目前，隨著信息化技術(shù)的發(fā)展日新月異，要順應(yīng)社會變革和社會發(fā)展要求，積極探索檔案管理新模式，對檔案的利用工作必將產(chǎn)生積極深遠的影響和長遠有效的推動作用。

1 了解檔案利用的需求和目的，樹立服務(wù)優(yōu)先意識，充分發(fā)揮檔案的重要作用

檔案信息資源是各單位在自身建設(shè)發(fā)展過程中逐漸積累形成的具有較大價值的原始資料和歷史記錄，它能夠準(zhǔn)確地反映出單位的發(fā)展歷程，對于維護本單位利益，促進其各項事業(yè)可持續(xù)發(fā)展意義重大。如何提高檔案利用率是當(dāng)前檔案服務(wù)工作的重點和難點，需要結(jié)合對檔案利用的實際需求，有針對性的開展相關(guān)工作。因此，全面了解檔案利用現(xiàn)狀及需求特點，就成為了檔案部門進一步完善檔案服務(wù)工作的基本前提。

在我們的社會生活中，和職工的切身利益直接相關(guān)的比如工作經(jīng)歷、繳納社保醫(yī)保、享受的工資和福利待遇、獲得的榮譽獎項、工作調(diào)動介紹信、直旁系親屬關(guān)系等信息都在檔案記錄中有所體現(xiàn)。檔案材料成為社保工作、落實待遇、干部任用、繼承遺產(chǎn)等事項的重要依據(jù)，也可以作為法律依據(jù)。同樣，如出生分娩冊、病歷檔案等，能為就診者提供所需的出生、病情等相關(guān)依據(jù)和證明。財務(wù)檔案為科研項目結(jié)題出具項目審計、專項資金使用、查詢稅務(wù)等提供支持。同時，醫(yī)院的醫(yī)護人員及科研人員研究產(chǎn)生的醫(yī)療科研項目及成果，為他們的學(xué)術(shù)項目研究、職稱晉升和成果轉(zhuǎn)化等提供依據(jù)和檔案信息支持。

上級文件、會議紀(jì)要、財務(wù)憑證等，能為單位各項工作提供相關(guān)政策依據(jù)、為單位重大事項、干部任用、各項迎檢檢查等提供依據(jù)。還有如基建檔案、設(shè)備檔案等，為醫(yī)院的二次裝修、設(shè)備維修等工作提供文件依據(jù)、設(shè)計、施工圖紙、產(chǎn)品合同、說明書等檔案材料，為醫(yī)院各項工作順利完成提供保證。在對醫(yī)院病案管理過程中，在做到對涉及患者隱私的個人和病情資料保密的同時，也要對患者的病案資料進行充分的利用，醫(yī)護人員通過對病案的研究，對過往病例的治療經(jīng)驗進行歸納總結(jié)，對提高疾病診療水平、防止亂用抗生素、預(yù)防院內(nèi)感染、加強質(zhì)控管理等工作意義重大，充分發(fā)揮了檔案管理應(yīng)有的作用。那么，如何提高查閱效率，更好更快地為單位和職工服務(wù)，檔案利用工作實現(xiàn)現(xiàn)代化管理勢在必行。

2 檔案利用工作實現(xiàn)信息化管理是提高檔案利用率的需要

隨著信息化技術(shù)的發(fā)展日新月異，檔案管理和利用工作也相應(yīng)的發(fā)生了變化，以往傳統(tǒng)的手工操作和管理思維模式已明顯落后于信息化時代的需求。檔案管理工作比較繁瑣，需要工作有耐心和較強的責(zé)任心和使命感。為提高檔案利用工作效率，必須開發(fā)使用適合檔案工作需求的工作軟件，通過使用有效的檢索手段，對檔案信息進行高效的檢索，以便快速獲得所需的檔案材料。檔案的歸檔從資料的收集整理、篩選過濾、按照本單位根據(jù)工作實際制定的檔案分類方案來鑒定保存范圍和保管期限、到和計算機檔案系統(tǒng)的銜接、裝訂入盒上架、以及庫房安全、檔案的安全保管、提供查詢利用等等，期間檔案工作投入了大量人力、物力和時間成本。

3 目前檔案管理工作中存在的問題

目前的醫(yī)院綜合檔案涵蓋了醫(yī)院及患者的各種信息和醫(yī)院的黨務(wù)、行政事項、醫(yī)療活動、學(xué)術(shù)交流、醫(yī)學(xué)學(xué)術(shù)研究、教學(xué)活動等，檔案在醫(yī)院的日常工作中，發(fā)揮著重要作用，能提供很多有價值的材料，是醫(yī)院歷史發(fā)展的重要見證。

目前檔案管理工作仍然以人工服務(wù)為主，信息化檢索為輔，未能提供全面信息化的檔案服務(wù)。檔案材料也停留在紙質(zhì)材料為主，檔案利用率有待提高。信息化建設(shè)也只是局限于電腦設(shè)備的更新?lián)Q代、檔案軟件的購置升級與更新，未能將信息系統(tǒng)的智能化功能充分挖掘發(fā)揮出來并應(yīng)用在檔案管理工作上。檔案工作是一項專業(yè)性要求很高的工作，檔案管理工作應(yīng)做到專人專管。檔案管理要做到規(guī)范、高效，應(yīng)創(chuàng)新服務(wù)方式與服務(wù)思路。要不斷強化提升服務(wù)意識，優(yōu)化服務(wù)流程，提高檔案工作者的責(zé)任心和為黨守史的自豪感。要不斷開拓進取，充分開發(fā)和利用智能化信息系統(tǒng)為檔案工作服務(wù)。檔案工作者必須關(guān)注業(yè)界新技術(shù)、新動態(tài)和新方法，努力提高自身業(yè)務(wù)素質(zhì)與專業(yè)技能和職業(yè)素養(yǎng)，提高檔案利用率，更好地適應(yīng)現(xiàn)代醫(yī)院管理的要求。

4 做好檔案利用的登記和隨訪，掌握檔案利用的第一手材料。進一步提高檔案利用服務(wù)價值使利用工作富有成效

首先，設(shè)立“檔案利用情況登記表”，檔案查閱前來借閱時，要填寫部門、查閱者姓名、電話、用途等基礎(chǔ)信息。其次，做好隨訪跟蹤，可電話聯(lián)系對方，或發(fā)放表單填寫的形式等，掌握檔案利用的第一手材料，獲得檔案利用比較充分的信息。如效益、成效及需求，以更好地為檔案查詢利用者提供更好的檔案服務(wù)，形成較好的檔案利用工作的良性循環(huán)。

如我院基建檔案查詢利用效果明顯：1）舊樓的外墻裝修牽涉到結(jié)構(gòu)安全評估，經(jīng)查找檔案找到原始結(jié)構(gòu)圖，根據(jù)原始設(shè)計檔案進行設(shè)計外墻裝修，既美化了環(huán)境又保證了大樓的安全；2）舊樓外墻裝修，原計劃方案鋼掛石材美觀大氣，經(jīng)查詢檔案資料，大樓結(jié)構(gòu)是竹子和混凝土結(jié)構(gòu)沒有鋼筋，結(jié)構(gòu)安全達不到目前規(guī)范要求，故立即改變了方案使用鋁板噴涂石材顏色降低外墻荷載，保證了安全；3）醫(yī)院某業(yè)務(wù)科室下方的排污管爆管，情況危急排污量大無法維修，根據(jù)檔案查找排污管上部使用單元，經(jīng)溝通局部停止使用一小時，高效完成了維修；4）經(jīng)查找檔案，有一些特殊設(shè)施是當(dāng)年特批的公益設(shè)施，找到批文后保護了原始設(shè)施，不會因為單位的裝修改造而破壞了本該保留的設(shè)施。

又如：我院需要將彩超數(shù)據(jù)采集到醫(yī)院信息系統(tǒng)中，開通彩超DICOM數(shù)據(jù)通訊端口廠家開價幾十萬元，我們查閱了彩超購買時的采購合同，發(fā)現(xiàn)該通訊端口應(yīng)由廠家免費開通，經(jīng)過與對方溝通，嚴(yán)格按照當(dāng)年合同辦事。最后履行了當(dāng)年的合同條款，免費開通了端口，此項目節(jié)省經(jīng)費幾十萬元。

通過以上舉例說明，使我們充分認(rèn)識到檔案的利用價值和檔案的重要性，力所能及地滿足查詢利用科室的需求，不斷提高檔案利用服務(wù)水平，從而推動我院綜合檔案管理更上一個新臺階。

5 結(jié)語

綜上所述，提高醫(yī)院整體管理水平，除了體現(xiàn)在醫(yī)療、教學(xué)、科研等方面，也要在檔案管理這類基礎(chǔ)性工作中下功夫。檔案管理為醫(yī)院各項工作提供重要依據(jù)，與醫(yī)院的歷史發(fā)展有著緊密的聯(lián)系。做好收集整理，安全保管，提供查詢利用是檔案管理者的重要職責(zé)。醫(yī)院應(yīng)提高對檔案管理工作的重視，加強對檔案管理人員的培訓(xùn)和配備，在工作實踐中不斷摸索、開拓進取，優(yōu)化檔案管理工作服務(wù)流程，充分了解檔案利用的需求和目的，以發(fā)揮檔案的重要作用，為醫(yī)院各項事業(yè)發(fā)展貢獻力量。

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