論新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的創(chuàng)新

陳燕

摘 要：進(jìn)入新形勢(shì)后，醫(yī)院的檔案管理工作信息化程度不斷提高，大大提高了醫(yī)院檔案管理的工作效率。在檔案管理信息化建設(shè)的過(guò)程中，傳統(tǒng)的檔案管理方式發(fā)生了變化，以往的檔案管理工作方式也不再適應(yīng)信息化下的檔案管理工作，為發(fā)揮出檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)，應(yīng)對(duì)當(dāng)下的醫(yī)院檔案管理工作方式進(jìn)行創(chuàng)新，在推動(dòng)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的同時(shí)，提高醫(yī)院檔案的管理水平。

關(guān)鍵詞：新形勢(shì)；檔案管理；醫(yī)院工作；信息化建設(shè)

隨著信息技術(shù)的發(fā)展，其影響力逐漸延伸至各行各業(yè)，深刻改變了各行各業(yè)的工作方式。醫(yī)院作為國(guó)家重要的醫(yī)療機(jī)構(gòu)，在新形勢(shì)下，醫(yī)院改革不斷深化。檔案管理作為醫(yī)院管理工作中的重要組成部分，其工作水平高低影響著醫(yī)院改革的深化進(jìn)度，以及影響著醫(yī)院的日常事務(wù)管理。雖然醫(yī)院檔案管理工作的信息化程度不斷提高，但是在檔案信息化過(guò)程中所暴露出的問題，都影響著檔案信息化建設(shè)的進(jìn)度，需要在建設(shè)方式上進(jìn)行創(chuàng)新，以增強(qiáng)醫(yī)院檔案管理信息化水平。

1 重視檔案管理信息化建設(shè)工作

在推進(jìn)醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)的工作上，首先醫(yī)院的管理層要重視檔案管理信息化建設(shè)工作。在一些醫(yī)院中，管理者將工作重心放到醫(yī)院醫(yī)療水平的提升之上， 并未認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要性，僅僅將檔案管理工作視之為輔助工作，對(duì)于檔案管理工作不夠重視，也沒有給予足夠的關(guān)心和支持，導(dǎo)致檔案管理信息化缺乏足夠的資金和人力去進(jìn)行建設(shè)，致使醫(yī)院檔案管理信息化建設(shè)工作緩慢，無(wú)法適應(yīng)新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理工作的實(shí)際需要。針對(duì)這一問題，醫(yī)院的管理層要轉(zhuǎn)變思想認(rèn)知，認(rèn)識(shí)到檔案管理對(duì)于新形勢(shì)下醫(yī)院改革工作的重要性，及檔案管理工作是能夠通過(guò)完善醫(yī)院的檔案管理工作，使醫(yī)院的各項(xiàng)檔案資料，如病人的病例、醫(yī)生的處方、醫(yī)務(wù)人員的個(gè)人信息等，都能夠得到妥善的收集和保存。只有管理者轉(zhuǎn)變了思想認(rèn)知，重視了檔案管理工作，才能夠給予檔案管理工作以支持與鼓勵(lì)，才能夠在資金方面予以傾斜，使醫(yī)院的檔案管理工作能夠有條件去改善檔案管理工作的軟硬件設(shè)施，提升檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施。

2 推進(jìn)醫(yī)院檔案管理的軟硬件建設(shè)

醫(yī)院的檔案管理信息化需要建立在完善的基礎(chǔ)設(shè)施之上，檔案管理的基礎(chǔ)設(shè)施便是檔案管理部門的軟件和硬件建設(shè)。軟件指的是檔案信息管理系統(tǒng)及其他輔助辦公軟件，實(shí)現(xiàn)檔案信息管理的無(wú)紙化、自動(dòng)化。硬件指的是檔案管理信息化所需要的各種硬件設(shè)備，如網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、顯示設(shè)備、操作設(shè)備等。

2.1 檔案管理的硬件設(shè)施建設(shè)

在醫(yī)院檔案管理信息化過(guò)程中，應(yīng)逐步改善檔案管理部門的硬件設(shè)施建設(shè)，改變傳統(tǒng)的檔案收集、分類、保管等工作。在傳統(tǒng)的醫(yī)院檔案管理工作中，其檔案信息主要以檔案紙或照片的形式進(jìn)行記錄。在保管這些信息時(shí)，因醫(yī)院檔案室的條件限制，難免會(huì)出現(xiàn)遺漏，導(dǎo)致信息丟失現(xiàn)象。隨著醫(yī)院的發(fā)展，檔案信息總量不斷增加，檔案管理工作面臨著新的壓力，因此依靠傳統(tǒng)的檔案記錄和保存方式，是無(wú)法適應(yīng)社會(huì)的發(fā)展節(jié)奏的。要推進(jìn)醫(yī)院的檔案管理信息化工作，就必須提升醫(yī)院檔案管理的硬件設(shè)施建設(shè)。首先要做好檔案管理部門空間的分區(qū)和布局，醫(yī)院檔案管理部門應(yīng)由檔案室、辦公室、接待室組成。其中檔案室是保管檔案的地方，因此在檔案室的建設(shè)上要做到防水、防火、防盜，在檔案室的布局上，既要有檔案?jìng)}庫(kù)，又要有閱檔室，以便于來(lái)訪者借閱檔案。辦公室則是檔案管理人員辦公的地方，應(yīng)布置有辦公設(shè)備。接待室主要是接待來(lái)訪者，并做好來(lái)訪者記錄工作，待批準(zhǔn)進(jìn)入后才能進(jìn)入檔案室借閱檔案。其次在檔案管理的信息化設(shè)備上，應(yīng)購(gòu)置相應(yīng)的計(jì)算機(jī)設(shè)備、網(wǎng)絡(luò)設(shè)備、輸入設(shè)備、打印設(shè)備等。計(jì)算機(jī)設(shè)備主要是購(gòu)買辦公電腦；網(wǎng)絡(luò)設(shè)備包含有路由器、服務(wù)器、網(wǎng)線等；輸入設(shè)備則是掃描儀、掃描筆等；打印設(shè)備主要是大型機(jī)。在購(gòu)置了信息化的辦公設(shè)備以后，應(yīng)由專業(yè)的辦公人員進(jìn)行安裝和調(diào)試，確保各信息化設(shè)備的正常使用。

2.2 檔案管理的軟件設(shè)施建設(shè)

在完善了檔案管理的硬件設(shè)施后，便需要根據(jù)檔案管理工作的需要，購(gòu)置相應(yīng)的檔案信息管理軟件。首先是購(gòu)置或訂制檔案管理信息系統(tǒng)，這是檔案管理的主要系統(tǒng)，檔案管理的各項(xiàng)主要功能通過(guò)它來(lái)完成。在檔案管理信息系統(tǒng)中，應(yīng)具備有檔案立卷、查詢、下載、檢索等功能，能夠滿足檔案日常辦公所需。其次檔案管理信息系統(tǒng)要具備檔案文件上傳功能，通過(guò)掃描設(shè)備將紙質(zhì)檔案上傳至檔案管理信息系統(tǒng)，并自動(dòng)轉(zhuǎn)化為電子文檔，能夠自動(dòng)添加水印和日期，為確保信息安全，還可以自動(dòng)添加條形碼。在檔案的檢索功能上，檔案管理系統(tǒng)應(yīng)擁有全文檢索、組合搜索、標(biāo)簽組篩選等檢索功能，并支持OCR和條形碼識(shí)別檢索，提高檔案管理系統(tǒng)的適應(yīng)性。最后在檔案管理信息系統(tǒng)中，應(yīng)適應(yīng)未來(lái)的發(fā)展需要，具備多終端互聯(lián)技術(shù)，支持手機(jī)APP查看檔案，并能夠通過(guò)收集APP實(shí)現(xiàn)在線預(yù)約檔案服務(wù)，并能夠和檔案管理人員進(jìn)行實(shí)時(shí)通訊。此外在檔案信息的安全上，檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)對(duì)電子檔案信息進(jìn)行加密處理，對(duì)于新收集的檔案應(yīng)賦予其條形碼，確保每份檔案的唯一性。還要將檔案放置到服務(wù)器上進(jìn)行存儲(chǔ)，并做好備份工作。

3 提升檔案管理人員的專業(yè)技能

檔案管理信息化建設(shè)需要高素質(zhì)的檔案管理人員，其應(yīng)具備較強(qiáng)的專業(yè)技能，適應(yīng)信息化下的檔案管理工作。首先要積極的引進(jìn)檔案管理人才，由檔案管理專業(yè)對(duì)口的人來(lái)?yè)?dān)任檔案管理工作。醫(yī)院檔案管理部門可以和高校合作，簽訂檔案管理人才培養(yǎng)合同，由高校代為培養(yǎng)專業(yè)的檔案管理人員。還可以面向社會(huì)招聘檔案管理人才，由高素質(zhì)的檔案管理人員擔(dān)任醫(yī)院檔案管理工作的主要崗位。其次要做好醫(yī)院檔案管理人員的培訓(xùn)工作，對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)主要是服務(wù)水平和專業(yè)技能的培養(yǎng)。在服務(wù)水平的培訓(xùn)工作上，要向檔案管理人員介紹新形勢(shì)下醫(yī)院檔案管理工作的重要性，使檔案管理人員明確自身的責(zé)任和義務(wù)，進(jìn)而在思想上樹立服務(wù)意識(shí)，工作中改善作風(fēng)，提高檔案管理人員的服務(wù)水平。對(duì)于檔案管理人員的專業(yè)技能培訓(xùn)是關(guān)鍵，要由專家講座或是骨干員工的現(xiàn)場(chǎng)教授，使檔案管理人員的工作方式、理論知識(shí)、業(yè)務(wù)水平均得到相應(yīng)程度的提高，使檔案管理人員對(duì)檔案信息系統(tǒng)的操作能力大幅度提升，并能給適應(yīng)信息化下的檔案管理工作，且能夠在日常辦公中不斷創(chuàng)新工作，提升檔案管理工作的管理水平。

4 結(jié)語(yǔ)

在新形勢(shì)下，醫(yī)院的檔案管理工作越來(lái)越重要，對(duì)于醫(yī)院改革的推動(dòng)作用越來(lái)越明顯，要提高醫(yī)院檔案的管理水平，信息化是必然的選擇。在醫(yī)院檔案信息化的過(guò)程中，做好檔案管理信息化的軟件和硬件設(shè)施是基礎(chǔ)，高素質(zhì)的檔案管理人員是關(guān)鍵，增強(qiáng)檔案管理制度是保障，只有做好這幾點(diǎn)，才能夠推動(dòng)醫(yī)院檔案管理工作的不斷向前

發(fā)展。

參考文獻(xiàn)

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