關(guān)于加強費用報銷工作管理的幾點建議

龔敏

摘要：費用報銷是成本核算工作的重要組成部分。因其涉及人員眾多、事項繁雜。是目前財務人員需要消耗時間較長、精力較多的事項。做好費用報銷工作有利于維護員工正當利益。維護企業(yè)合法權(quán)益。也有利于維護企業(yè)正常生產(chǎn)經(jīng)營秩序。

關(guān)鍵詞：費用報銷 建議

一、加強費用報銷工作的意義

費用報銷是對整個企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營費用使用情況的反映，財務工作中非?；A(chǔ)的一個環(huán)節(jié)，也是耗費財務人員大量時間和精力的一個環(huán)節(jié)。日常費用報銷主要包括水電費、材料費、差旅費、辦公費、會議費、業(yè)務招待費、維護修理費、勞動保護費、圖書資料費等，主要由業(yè)務人員辦理后到財務部門，財務人員審核費用事項和金額無誤后，編制會計憑證計入當期成本費用。日常報銷費用占整個企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營成本的很大比例，及時準確的進行日常費用報銷是合理控制費用支出的必要途徑，也是均衡成本發(fā)生的重要手段。

差旅費報銷牽涉到企業(yè)廣大員工切身利益，其他費用報銷將影響有關(guān)業(yè)務的順利開展，按照法律、法規(guī)做好費用報銷，確保各項工作有序開展，做好財務部門與業(yè)務部門的溝通協(xié)調(diào)工作，有利于促進輸氣管理處各項工作順利開展。

二、現(xiàn)階段費用報銷工作中存在的問題

（一）不同的財務人員職業(yè)判斷標準不同

由于除小型企業(yè)外其余企業(yè)業(yè)務量大，財務人員數(shù)量多，從事費用報銷的人員數(shù)量較多，輪換頻繁，在具體操作過程中需要財務人員進行職業(yè)判斷，不同的財務人員對同一事項可能存在不同的理解，對原始單據(jù)的審核、對事項合理性的判斷都可能不一致。

（二）業(yè)務人員對報銷政策不熟悉

由于企業(yè)人員眾多，可能存在新的報銷政策傳遞不及時，業(yè)務人員對財務報銷政策的理解不到位，在取得經(jīng)濟事項憑據(jù)時沒有認真核對，沒有按要求取得增值稅專用發(fā)票、開票信息錯誤等，導致將取得的憑據(jù)拿到財務人員處才發(fā)現(xiàn)不符合報銷規(guī)定；或者在填報報銷單據(jù)的過程中，沒有按照規(guī)定進行填報，簽字不齊全等，造成報銷單據(jù)審核不能通過需要退回整改。在反復提交和退回的過程中影響報銷的及時性。

（三）對費用報銷情況溝通不暢

因費用報銷單據(jù)量大、時間比較集中，財務人員不能即時審核，往往在對報銷單據(jù)進行初略審核后收下單據(jù)，對于在進一步審核過程中發(fā)現(xiàn)問題的，再逐個通知經(jīng)辦人員進行整改。

在交付報銷單據(jù)后經(jīng)辦人員對報銷進度不清楚，不知道對已經(jīng)交了的單據(jù)是處于需要整改、待處理、已經(jīng)支付到賬的哪一個環(huán)節(jié)。經(jīng)辦人員常常會在單據(jù)交到財務部門一段時間后到財務部門詢問，財務人員又需要放下手中的工作去查詢相關(guān)單據(jù)的情況。這也增加了經(jīng)辦人員和財務人員的工作量，降低了費用報銷工作的效率。

三、做好費用報銷工作的建議應對措施

（一）制定流程，統(tǒng)一標準

對于企業(yè)來說，因費用報銷涉及員工眾多，報銷人員在執(zhí)行過程中需要由統(tǒng)一的標準執(zhí)行。企業(yè)應根據(jù)自身生產(chǎn)經(jīng)營實際，分單位、部門制定明細、可行的具體細則。在具體報銷過程中，財務人員應根據(jù)自己的理解和以往的經(jīng)驗對費用報銷業(yè)務進行判斷，為避免不同單位的不同人員判斷標準不統(tǒng)一，財務部門一是應梳理報銷規(guī)則，確保標準統(tǒng)一；二是應加強財務人員的培訓和指導，對同樣的費用報銷需要的附件及相關(guān)要素應一致。

（二）做好宣傳，耐心解釋

對大部分業(yè)務人員來說，費用報銷工作不是常用業(yè)務，常常是這次報銷弄清楚了的事情下次報銷時又忘記了。對財務部門來說，梳理費用報銷流程、報銷所需附件及審核要素，并將其書面化，發(fā)放給業(yè)務人員，使其清楚自己在取得經(jīng)濟業(yè)務憑據(jù)和填報相關(guān)單據(jù)時需要注意的事項，避免外來憑據(jù)不符合規(guī)定和來回整改。對因國家、企業(yè)政策變化引起的票據(jù)、流程變化，也要及時傳達給相關(guān)業(yè)務人員，避免因不了解新政策而造成報銷單據(jù)不合格。業(yè)務人員也需要認真學習相關(guān)的費用報銷知識，做好票證取得時的初審，對不清楚的地方及時和財務人員聯(lián)系。業(yè)務人員和財務人員都要換位思考，共同做好費用報銷工作。

（三）及時反饋，做好整改

由于報銷量大，財務人員應根據(jù)業(yè)務人員的工作情況，盡量合理安排各部門費用報銷時間，對業(yè)務人員初審合格后交到財務人員處的單據(jù)，財務人員及時審核，對不符合報銷標準的現(xiàn)場與業(yè)務人員溝通，及時整改。對確實因業(yè)務量大不能及時審核的，財務人員也要盡快審核，對存在的問題及時反饋。業(yè)務人員在得知需要整改后要及時整改，避免時間過長影響發(fā)票的更換等情況，減少由于信息反饋不及時造成的費用報銷時間延后。在報銷完成后財務部門可以利用現(xiàn)代信息手段，將銀行支付信息及時向員工反饋。對支付“失敗”的，也通過短信告知對應人員，以便該人員及時與財務人員聯(lián)系，核對賬戶信息，及時支付報銷款。