淺析電子檔案“單套制”管理實施的可行性

文 / 曹麗娜

自二十世紀八十年代起，檔案界開始對電子檔案“雙套制”的管理進行討論，隨著互聯(lián)網(wǎng)+的到來，我們正處在由紙質(zhì)檔案向電子檔案轉(zhuǎn)型的關(guān)鍵時期，同時在電子政務(wù)建設(shè)的不斷推進下，行政效率和電子政務(wù)效能不斷得到提升。尤其是現(xiàn)代辦公模式（OA系統(tǒng)）的快速發(fā)展，使得電子檔案“單套制”的管理應(yīng)運而生。2015年，在上海市檔案局的指導(dǎo)下，上海自貿(mào)試驗區(qū)管委會保稅區(qū)管理局率先開展電子檔案“單套制”管理試點，青島市檔案局與青島啤酒股份有限公司、國家開發(fā)銀行等單位先后進行試點管理。2016年，國家檔案局在《全國檔案事業(yè)發(fā)展“十三五”規(guī)劃綱要》中提到在有條件的地區(qū)、部門推行電子檔案“單套制”。在國家社會科學(xué)基金項目2018年度課題指南中，《黨政機關(guān)、企事業(yè)單位電子文件單套制管理研究》位列其中?？梢?，電子檔案管理的“單套制”已成為將來檔案管理的大趨勢。本文就電子檔案由“雙套制”向“單套制”轉(zhuǎn)變的可行性及可能面臨的困難與解決措施進行討論。

一、電子檔案“雙套制”管理的現(xiàn)狀

1.檔案管理成本增大

傳統(tǒng)的檔案管理包括同時保存一份文件的紙質(zhì)和電子版本，長期下來，紙質(zhì)版本的保存需要大量成本及空間存放，人事檔案的數(shù)量在增加，一定程度上占據(jù)了較多空間資源。

2.檔案人員工作量增加

每一套檔案的歸檔保存，需要人員進行收集、分類、整理、開發(fā)利用等，入庫的電子檔案需每兩年抽查，進行復(fù)制、補救更新技術(shù)等工作。這些會大大增加檔案人員的工作量。

3.校對的復(fù)雜性

紙質(zhì)檔案是最原始、最真實的記錄，由紙質(zhì)版本向電子文件轉(zhuǎn)運過程中，由于電子文件格式必須統(tǒng)一，因此受格式等因素的制約，不能完全還原紙質(zhì)檔案所呈現(xiàn)的信息。而紙質(zhì)部分要與電子部分的內(nèi)容、編號、排序一致，因計算機設(shè)備等故障原因造成紙質(zhì)檔案與副本不能完全匹配，無法提供有效的查考比對。

二、電子檔案“單套制”可行性分析

電子檔案“單套制”是指電子設(shè)備生成的檔案只以電子方式保存，不再保存紙質(zhì)檔案。在“雙套制”長時間的實踐中，隨著OA系統(tǒng)與大數(shù)據(jù)的爆發(fā)，產(chǎn)生大量電子文件，與此同時，社會化飛速發(fā)展和經(jīng)濟時代的到來，國家已從政策、法律、法規(guī)等方面做出相應(yīng)的改變，由最初的限制轉(zhuǎn)向引導(dǎo)，相繼出臺多項政策法規(guī)支持“單套制”的管理方法，這就從國家層面上給予了肯定。

“單套制”的管理模式極大地節(jié)省空間、資源，可充分、高效利用人力、物力，依托電子政務(wù)信息系統(tǒng)，實現(xiàn)電子檔案的服務(wù)功能，為政府、企業(yè)及個人進行檔案查詢、辦理提供便利，同時提高辦事效率，也為實現(xiàn)電子辦公無紙化奠定基礎(chǔ)。

三、“單套制”管理過程中可能出現(xiàn)的問題及解決措施

1.加強基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，培養(yǎng)專業(yè)高素質(zhì)人才

上海等地率先開展試點得益于當?shù)乜萍嫉陌l(fā)展強大，專業(yè)人才聚集，能夠高效及時處理面對的各種挑戰(zhàn)和問題。而其余大部分地區(qū)技術(shù)甚至處于起步階段，更缺乏相關(guān)高素質(zhì)人才，因此在相當長一段時間內(nèi)，各地各部門應(yīng)重視此類設(shè)施建設(shè)，打好這場攻堅戰(zhàn)，儲備知識人才。

2.確保數(shù)字簽名和電子簽章的法律效應(yīng)

傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案由政府職能部門相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定親筆簽名后方具有法律效應(yīng)，雖然一些地方法規(guī)承認電子簽名的法律效應(yīng)，但國家尚未出臺明確的法律法規(guī)作為支撐。電子檔案與紙質(zhì)檔案具有同等的法律效應(yīng)需一個過程。

3.加強電子檔案的安全性

隨著云技術(shù)的發(fā)展，大部分資源可以實現(xiàn)共享，但涉及到一些機密檔案是否具有安全保證，仍需從各方面加強這類重要檔案在云空間的儲存。短時間內(nèi)，并不是所有的文件均適合“單套制”，待各方面發(fā)展成熟后再實現(xiàn)全面推廣。

四、結(jié)語

電子檔案“單套制”的實施既有迫切性又有可行性，是對“雙套制”的一項挑戰(zhàn)。雖然這種管理模式是大勢所趨，但不能急于求成，既要適應(yīng)時代的發(fā)展，也要緊跟各地實際情況，加強各地基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，完善相應(yīng)的法律法規(guī)，技術(shù)、人才不斷創(chuàng)新，在試點的基礎(chǔ)上，形成國家層面的規(guī)范指導(dǎo)，積極吸取國外發(fā)達國家的經(jīng)驗。