職校學生電子檔案管理現(xiàn)狀及對策

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江蘇省靖江中等專業(yè)學校

一、前言

現(xiàn)代多數(shù)職校都是包分配的，因此在學生畢業(yè)后會出現(xiàn)企業(yè)與學生雙向選擇的局面，但因高校學生不斷擴招，使得越來越多大學生開始進入社會，使得職校畢業(yè)生的就業(yè)受到了巨大沖擊，對此，如何在激烈的社會環(huán)境下尋求到發(fā)展自身才能的一席之地，成為了職校發(fā)展與管理的當務之急。做好學生檔案管理，對于提高學生就業(yè)率具有一定的幫助，對此，職校必須要加強自身學生電子檔案的管理質量，為學生提供良好的競爭條件。

二、職校學生電子檔案管理中存在的問題

(一)職校缺乏對檔案管理的重視

現(xiàn)階段，大多數(shù)職校中，領導并沒有對學生電子檔案管理表示出應有的重要性，僅是在統(tǒng)一進行調(diào)整，或者是在查閱學生電子檔案時，才會過問一下檔案管理工作，平時根本不會針對學生電子檔案的管理提出任何有效的建議[1]。這便導致校內(nèi)專門進行學生電子檔案管理的人員無法正確認識其工作的重要性，對檔案管理工作比較懈怠。再加上部分職校學生電子檔案管理人員并非專業(yè)人士，也沒有進行過任何專業(yè)性的培訓便直接負責檔案管理工作，使得學生電子檔案管理工作的質量無法得到保障。

(二)電子檔案管理基礎設施不完善

在一部分的職校中，因其對于教育投資力度較小，導致其可應用的教育資金無法為學生電子檔案管理提供足夠的基礎設備。與此同時，還缺乏大量的紙制檔案管理的空間，使其可能會出現(xiàn)學生檔案材料亂置，使學生隱私性以及檔案管理安全均存在隱患。

(三)職校學生電子檔案管理信息化程度低

職校學校的檔案管理工作的信息化程度較低，多數(shù)還是應用傳統(tǒng)的手工方式處理檔案，大量重復性，使得職校學生電子檔案管理人員的工作量大、時間長、效率低、速度慢，大大降低了檔案管理的效率，在這種情況下，檔案管理人員不能進行有效的檔案資料的整理與開發(fā)利用。

三、改進中職校檔案管理的對策建議

(一)提高對檔案管理工作的重視

在學校方面，應該加強對學生檔案管理的宣傳力度，促使檔案工作引起師生的共同關注，并對學生檔案工作提供支持與幫助。通過宣傳了解，確保師生得知檔案管理的重要性，并且將其重要作用在選校內(nèi)普及與宣傳。學生檔案質量的高低對用人單位的選擇具有重要的影響作用，學生檔案質量越高越能引起用人單位的注意力，從而保證學生具備較多的就業(yè)選擇。因此，學生應該認真對待檔案的填寫，并且注意格式的規(guī)范以及字跡清楚，按照檔案制定的要求如實填寫。此外，還應該積極提升自身專業(yè)技能，努力創(chuàng)造創(chuàng)造優(yōu)秀成績，使之能夠加入到檔案資料當中。

(二)設置專職人員對學生檔案進行管理

在對職校學生檔案進行管理時，需要制定詳細的工作計劃，并且安排專職人員對其進行管理，并且明確工作人員的工作職責。將組織結構、人員機構以及庫房機構落實到實際工作當中。最好技工學習學生檔案管理工作的首要前提是制定完善的檔案管理制度。因此，不管在現(xiàn)階段職校采用何種方式對學生檔案進行管理，都需要根據(jù)學校的實際工作進行制度的制定。以此確保學生檔案管理工作能夠具備健全完善的組織機構。此外，當畢業(yè)生檔案由學校保管時，同樣需要設置專職人員對其進行保管。由于學生檔案數(shù)量較多，應采用集中式方式對學生檔案進行管理。對于管理機構的設置，應該設置于學生工作處下，以此能夠方便對檔案工作的管理。針對校內(nèi)已設有的學生檔案館，同樣應該編制專職人員對其進行管理。如果在職校內(nèi)，對學生檔案采用分散方式進行管理，需要對其中管理人員進行業(yè)務培訓，以此提升學生檔案管理的工作效率。

(三)加強職校學生檔案管理的基礎設施建設

職校應當及時對學校的檔案管理設施進行更新，對學校檔案管理的基礎設施條件進行升級。做好學生電子檔案文件材料收集是確保檔案材料齊全完整的前提和基礎，也是直接反映學校工作實績的有力證明。與此同時，根據(jù)位檔案管理的要求，定期對學生電子檔案文件材料進行清理檢查，確保材料齊全；另一方面，強化職校學生電子檔案管理，提高管理質量與水平。

(四)加速學生檔案的網(wǎng)絡化管理

由于目前信息化社會的發(fā)展非常迅速，因此使得職校學生的數(shù)量以及檔案的內(nèi)容與數(shù)量都在逐漸提升?，F(xiàn)在，原始的手工操作已經(jīng)滿足不了現(xiàn)在檔案管理的需要。職校的學生檔案管理人員應該及時的調(diào)整觀念、逐漸提升管理的意識。同時，全面的運用新技術和新設備，切合實際的完成學生檔案管理工作的標準化、信息化以及規(guī)范化。管理員要想全部將學生的檔案歸納到互聯(lián)網(wǎng)管理系統(tǒng)當中，就應該主動的開發(fā)優(yōu)質的學生檔案管理信息系統(tǒng),從而提升檔案管理的現(xiàn)代化步伐。

四、結語

職校的學生檔案管理工作屬于學?；竟ぷ鞯闹饕獦嫵梢?。相關工作人員不但要做好檔案的收集工作、整理工作以及歸檔工作，而且還要積極的提供服務。進而全面的表現(xiàn)出檔案的價值。身為檔案人員，除了要熟悉檔案資料之外，還要重視檔案收集的質量，充分增加檔案的利用效率。同時，要快速的對反饋信息進行研究和分析。運用良好的態(tài)度，將學校檔案工作做得更好。