人事檔案材料收集與鑒別工作中存在的問(wèn)題及建議

洪雪琳

摘 要：為了確保企業(yè)能更好地使用和選拔人才，必須保障人事檔案工作的真實(shí)性。要想確保人事檔案內(nèi)容的真實(shí)性和完整性，推動(dòng)人事檔案管理工作更好地發(fā)揮其功能，需要做好人事檔案材料的收集和鑒別工作，其目的在于使組織更直觀地了解某個(gè)人的信息和發(fā)展情況，為人才的選拔、使用和獎(jiǎng)懲提供科學(xué)依據(jù)。

關(guān)鍵詞：人事檔案；管理模式；專職人員；登記制度

中圖分類(lèi)號(hào)：G275.9 文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2015.12.051

1 人事檔案材料收集和鑒別的重要性

1.1 人事檔案材料收集的重要地位

人事檔案材料的收集是人事檔案管理中的重要工作內(nèi)容，是一項(xiàng)涉及面廣、政策性強(qiáng)和保密性高的工作。人事檔案材料的全面收集能確保企業(yè)人事檔案的完整性和準(zhǔn)確性。企事業(yè)單位想要科學(xué)地選拔和使用人才，應(yīng)從客觀層面上了解員工，而最好的了解方式為借助全面、完整地反映員工信息情況的檔案。因此，只有全面進(jìn)行人事檔案材料的收集，才可以實(shí)現(xiàn)人事檔案信息資源的充分利用，為單位更好地進(jìn)行人力資源配置提供依據(jù)。

1.2 人事檔案材料鑒別工作的重要性

企事業(yè)單位的人事檔案材料鑒別主要負(fù)責(zé)鑒別收集的材料，并按照需求實(shí)施取舍和配置。鑒別工作是人事檔案信息管理的前提，忽視了該工作，會(huì)導(dǎo)致材料收集整理不規(guī)范、殘缺或無(wú)法清理非檔案的材料，這對(duì)今后人事檔案的管理和使用不利，大大限制了人事檔案功能的發(fā)揮。

2 收集環(huán)節(jié)存在的不足和解決辦法

2.1 人事檔案材料收集中存在的不足

目前，筆者所在的企業(yè)在進(jìn)行人事檔案的管理中，使用了集中式的管理模式，設(shè)置了專職人員負(fù)責(zé)人事檔案的整理。截至當(dāng)前為止，企業(yè)在人事材料的收集工作上按照材料的移交流程，通過(guò)各個(gè)單位的人事信息管理崗位進(jìn)行材料的收集，并向人事處進(jìn)行檔案移交。在材料的收集環(huán)節(jié)中存在以下3個(gè)問(wèn)題：①一些部門(mén)的材料收集不及時(shí)，尤其是未能及時(shí)對(duì)本企業(yè)新招員工的信息進(jìn)行收集和歸檔；②企業(yè)人事信息管理崗的工作人員未能及時(shí)整理和收集職工在人事動(dòng)態(tài)變化過(guò)程中所產(chǎn)生的各種相關(guān)材料；③人事檔案的材料和手續(xù)不齊全，缺乏合規(guī)性。

2.2 人事檔案材料收集的建議

針對(duì)上述問(wèn)題，筆者認(rèn)為，應(yīng)從以下5點(diǎn)改正，以提高企業(yè)人事檔案收集的科學(xué)性：①充分發(fā)揮企業(yè)既有人事檔案信息管理制度的功能，對(duì)現(xiàn)有檔案信息收集的渠道進(jìn)行疏通，并實(shí)現(xiàn)健全的人事檔案材料收集網(wǎng)絡(luò)，并提高各相關(guān)崗位員工對(duì)該工作的重視程度。②人事檔案材料崗位的工作人員要熟練掌握其他環(huán)節(jié)的工作。③人事檔案信息管理的工作人員要加大對(duì)材料的收集力度，遞交的材料要確保其完整性，并按照企業(yè)的流程操作。④多渠道進(jìn)行人事檔案材料的積累。人事檔案材料涉及的部門(mén)很多，在企業(yè)的牽涉面較廣，因此，在檔案材料的收集過(guò)程中，應(yīng)盡可能地保證材料的全面性。⑤建立健全企業(yè)人事檔案材料的收集長(zhǎng)效機(jī)制。做好材料的收集工作，除了要提升在崗人員的工作能力外，還需進(jìn)一步健全材料的移交和登記制度。

3 材料鑒別中存在的問(wèn)題和解決辦法

3.1 人事檔案材料鑒別工作中存在的問(wèn)題

目前，筆者在工作中發(fā)現(xiàn)企業(yè)在人事檔案材料的鑒別工作中存在以下3種問(wèn)題：①在鑒別時(shí)，存在移交檔案信息以外材料的問(wèn)題。②因企業(yè)實(shí)施的是集中統(tǒng)一的檔案管理模式，所以，企業(yè)的存檔量較大。在一些同名、同姓的檔案材料上缺乏說(shuō)明和標(biāo)注，容易混淆。③材料手續(xù)不健全的問(wèn)題較多，比如缺乏個(gè)人簽名或單位印章、沒(méi)有標(biāo)注材料的入檔時(shí)間等。

3.2 人事檔案材料鑒別工作的建議

想要解決企業(yè)在人事檔案材料鑒別中的問(wèn)題，可從以下6點(diǎn)入手：①企業(yè)應(yīng)強(qiáng)化對(duì)相關(guān)崗位從業(yè)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)教育，不斷提高其在檔案管理工作中的水平，保障檔案管理工作人員熟練掌握相關(guān)工作；②由于企業(yè)每一名員工的編號(hào)是固定的，所以，在人事檔案材料制作時(shí)，建議添加“員工編號(hào)”，防止因同名、同姓的問(wèn)題而使檔案材料混淆；③在材料鑒別上，一定要對(duì)各個(gè)員工檔案的姓名、籍貫、性別和出生年月等信息實(shí)施核查，防止出現(xiàn)錯(cuò)誤；④對(duì)于收集而來(lái)的人事檔案材料，要仔細(xì)鑒別其是否完整，不完整的檔案不得入檔；⑤在材料鑒別時(shí)，要按照企業(yè)的制度和檔案管理精神，認(rèn)真、逐份審閱，確保檔案材料鑒別工作的質(zhì)量和效果。⑥加強(qiáng)對(duì)檔案材料鑒定人員的管理和監(jiān)管，引入績(jī)效考核機(jī)制，提高相關(guān)工作人員對(duì)檔案材料鑒定工作的積極性。

4 結(jié)束語(yǔ)

綜上所述，企業(yè)的人事檔案管理部門(mén)在人事材料的收集和鑒別上還存在一些問(wèn)題和不足。對(duì)于這些問(wèn)題，企業(yè)應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理的重視程度，尤其是對(duì)人事檔案的收集和鑒別工作的重視程度，掌握各個(gè)材料的形成規(guī)律、檔案材料的收集和鑒定的主動(dòng)權(quán)，做到及時(shí)、快速、保質(zhì)保量的材料收集和鑒定。

參考文獻(xiàn)

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[2]贠蕊娥.人事檔案材料收集與鑒別工作中存在的問(wèn)題及建議[J].企業(yè)改革與管理，2015（04）：85.

〔編輯：張思楠〕