高校人事檔案管理存在的問題與對(duì)策

劉 瑋

高校以往對(duì)于人事檔案的管理的認(rèn)識(shí)，多是以保存學(xué)校教職工基本信息為主體，并根據(jù)教職工發(fā)展為其填寫相應(yīng)的記錄?？梢哉J(rèn)為，此類管理模式更加傾向于“看管”，并沒有發(fā)揮檔案的實(shí)用價(jià)值。事實(shí)上，檔案代表著教職工的基本信息和背景，學(xué)校能夠通過該信息，有效判斷出教職工未來的發(fā)展路徑和潛力，在諸如評(píng)核、升職、考級(jí)等因素上，均需要依托于教職工的原始檔案信息。因此，高校應(yīng)當(dāng)有效加強(qiáng)對(duì)于檔案的管理工作，并積極開展科學(xué)建設(shè)，使檔案信息能夠作為高校發(fā)展的助力。

一、高校人事檔案管理中主要存在的問題

(一)檔案信息不完整，材料真實(shí)度不高

首先，檔案管理人員在進(jìn)行歸檔時(shí)，多會(huì)要求教職工自主填寫部分內(nèi)容，并按照以往檔案的管理經(jīng)驗(yàn)，在確保基本信息完整的情況下，進(jìn)行歸檔工作。從該狀況來看，無疑會(huì)導(dǎo)致檔案信息中存在一定的錯(cuò)漏；其次，由于教職工存在自主填寫行為，再結(jié)合管理人員缺乏對(duì)檔案信息考核的機(jī)制。所以，檔案中即使存在嚴(yán)重錯(cuò)漏，或是檔案造假的行為，也無法予以及時(shí)的糾正；再次，部分檔案管理人員工作不及時(shí)，存在的態(tài)度散漫等問題，甚至存在一些教職工連續(xù)三次發(fā)生履歷變化，檔案信息仍未更新的狀況。事實(shí)上，該原因也是導(dǎo)致檔案難以用于支持學(xué)校發(fā)展的重要原因；最后，可能存在勾結(jié)與牟利行為。特定的檔案信息能夠影響到教職工的發(fā)展，例如學(xué)歷、過往收入、工作時(shí)間等。由于存在利益之間的關(guān)系，也導(dǎo)致了出現(xiàn)教職工收買檔案管理人員修改資料的狀況，特別是年齡、工齡等信息修改的這類問題時(shí)有發(fā)生。

(二)管理各自為政

檔案管理各自為政的狀況早已被學(xué)術(shù)領(lǐng)域詬病，由于將信息過渡的拆分，導(dǎo)致教職工檔案難以有效的歸納，也無法客觀、全面的反應(yīng)出教職工的綜合素質(zhì)。目前高校普遍的檔案管理分為：第一，教務(wù)管理。其中主要包括教師的業(yè)務(wù)能力，如教學(xué)水平、學(xué)生成績(jī)、教學(xué)任務(wù)完成狀況。由于業(yè)務(wù)能力直接關(guān)系到教師的工資，所以在各檔案管理環(huán)節(jié)中，教務(wù)管理在學(xué)校的地位最高；第二，科研管理。教師的課題研究成果，多由學(xué)校所設(shè)立的獨(dú)立部門進(jìn)行保管。該部門更多是為教師提供科研支持，所以檔案管理僅屬于“看管”；第三，審計(jì)管理。該部門主要用于審計(jì)學(xué)校教職工干部信息，并直接將審計(jì)結(jié)果存放在部門之中。不過，二次審計(jì)多不回參照的上次審計(jì)結(jié)果，所以，其檔案管理也屬于“看管”范疇；第四，人事管理。該部門主要管理的教職工原始信息，包括社會(huì)經(jīng)歷、從業(yè)狀況等信息。另外，人事管理也涉及到教齡、年齡等信息的管理，故此容易發(fā)生私相授受的狀況。由此來看，四類信息由四個(gè)不同部門進(jìn)行監(jiān)管，不僅較大程度上浪費(fèi)的人力資源，同時(shí)也提升了信息管理的難度。

(三)“棄檔不顧”現(xiàn)象突出

近年來高等院校不斷發(fā)展，并引入了市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，導(dǎo)致該領(lǐng)域的人才流動(dòng)量加大。更為重要的是，高校以往作為事業(yè)教育單位，在早期吸引了大量人才。不過，時(shí)代的發(fā)展涌現(xiàn)出大量私營(yíng)高校，以及各個(gè)城市所建設(shè)的高校，其優(yōu)勢(shì)在于能夠?yàn)榻處熖峁└叩氖杖?，以及客觀的科研費(fèi)用，在職工方面的收入也有著大幅度的提升。進(jìn)而導(dǎo)致大量公立高校教職工流失的狀況發(fā)生。對(duì)此，傳統(tǒng)高校采取了“扣檔”等手段，以檔案脅迫教職工群體，使其無法離職。但是，由于其他高校重新建檔的許諾，導(dǎo)致有大量教職工選擇了“棄檔不顧”。該狀況的出現(xiàn)，最為直觀的影響在于檔案管理問題。對(duì)于高校而言，即使教職工離開了學(xué)校，其也無權(quán)對(duì)檔案進(jìn)行銷毀，甚至無權(quán)對(duì)檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)移。如此一來，高校必須長(zhǎng)期保管離職教職工的檔案信息，進(jìn)而涉及到保管成本問題，并且對(duì)學(xué)校的日常檔案管理造成影響，也加大了工作人員的管理難度。

(四)檔案開發(fā)利用程度較低

教職工的檔案不僅代表其個(gè)人的發(fā)展軌跡，同時(shí)也有助于學(xué)校開展建設(shè)工作。例如，教職工的評(píng)級(jí)、考核、升職、加薪等，均需要一定的檔案背景。而現(xiàn)有的檔案管理手段，顯然忽略了該功能，主要原因在于：第一，管理評(píng)核手段不夠科學(xué)化。雖然原則上應(yīng)當(dāng)依據(jù)檔案信息進(jìn)行相關(guān)工作，但是，學(xué)校并未以此嚴(yán)格的執(zhí)行，所以大量的檔案信息未得到使用；第二，存檔工作不夠完善，并沒有讓檔案成為學(xué)校建設(shè)發(fā)展的信息依據(jù)，導(dǎo)致學(xué)校根本無信息可用；第三，檔案的被動(dòng)性較高。一些檔案管理人員，甚至是擁有高學(xué)歷的專業(yè)檔案管理人員，即使意識(shí)到檔案的重要性，并有效的進(jìn)行檔案管理。但是，最終是否使用檔案的決定權(quán)，在于學(xué)校的行政領(lǐng)導(dǎo)；第四，檔案管理技術(shù)落后。跟多高校都建立了學(xué)生的學(xué)籍電子檔案，但是卻未建設(shè)教職工的電子人事檔案。目前，仍舊有很多高校教職工檔案為紙質(zhì)，導(dǎo)致信息統(tǒng)計(jì)和管理的難度頗高。綜合四種情況來看，目前高校檔案利用不僅局限在發(fā)展意識(shí)，現(xiàn)有的信息基礎(chǔ)，也不足以用于學(xué)校的管理工作。

二、高校人事檔案管理工作現(xiàn)存問題的解決對(duì)策

根據(jù)上述四點(diǎn)問題的分析，可以將問題主要?dú)w結(jié)為責(zé)任意識(shí)不足、人才水平不夠、信息化標(biāo)準(zhǔn)過低三個(gè)方面。所以，建議層面也將有三點(diǎn)開展。

(一)健全管理體系，實(shí)現(xiàn)規(guī)范化管理

首先，高校必須提升領(lǐng)導(dǎo)管理班子對(duì)于檔案管理的認(rèn)識(shí)，由此才能夠保證檔案日常管理的有序進(jìn)行。對(duì)待該需求，相對(duì)有效的方式是建立管理小組，構(gòu)建相對(duì)完善的責(zé)任機(jī)制，通過制度使其具備責(zé)任感；其次，健全管理體系，通過管理手段，完善各個(gè)環(huán)節(jié)的管理工作。人事檔案管理具有較高的復(fù)雜性，工作內(nèi)容相對(duì)繁瑣，這也意味著管理手段必須與之匹配，否則仍舊會(huì)存在管理漏洞，造成檔案管理工作無法有效的推進(jìn)；最后，構(gòu)建完善的責(zé)任體系，檔案管理必須權(quán)責(zé)分明，并且將責(zé)任落實(shí)到崗位。同時(shí)，只有擁有了責(zé)任體系，才能夠以此為基礎(chǔ)逐步調(diào)整獎(jiǎng)懲機(jī)制，最終在責(zé)任、制度趨于完善的情況下，實(shí)現(xiàn)對(duì)高校教職工人事檔案的管理。

(二)加強(qiáng)學(xué)習(xí)培訓(xùn)，提升管理人員綜合素質(zhì)

對(duì)于管理人員的培訓(xùn)，主要在于兩個(gè)方面：一是實(shí)現(xiàn)基本技能的培訓(xùn)。雖然不可否認(rèn)高校中充斥著大量人才，但是由于早期的忽視態(tài)度，造成管理人員崗位能力不足。所以，應(yīng)當(dāng)首先提升其技能水準(zhǔn)，使工作人員能夠滿足檔案管理的需要；二是加強(qiáng)道德培訓(xùn)。檔案管理不僅涉及到保密機(jī)制，也可能觸及權(quán)錢交易、私相授受的敏感地帶。對(duì)此，工作人員必須保持著較高的道德水準(zhǔn)，才能夠確保高校檔案信息的真實(shí)性。而除了培訓(xùn)之外，高校也可以尋求社會(huì)招聘的形式，從社會(huì)中吸取人才，由此實(shí)現(xiàn)在短時(shí)間內(nèi)提升管理成果的目標(biāo)。同時(shí)，再以人才帶動(dòng)內(nèi)部管理環(huán)境，最終實(shí)現(xiàn)共同發(fā)展。

(三)實(shí)現(xiàn)信息化建設(shè)，提升管理與利用效率

信息化建設(shè)不僅是電子信息入檔，更加關(guān)系到檔案信息的使用效率。所以，高校應(yīng)當(dāng)結(jié)合未來發(fā)展需求，開展對(duì)人事檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)。檔案管理信息系統(tǒng)應(yīng)包括三個(gè)層面：一是基本信息的構(gòu)建，包括教職工教齡、工齡、身份信息等，該信息采取核實(shí)入檔，由最高權(quán)限管理；二是績(jī)效信息的構(gòu)建，主要記錄教職工績(jī)效的完成情況。該信息屬于積累制，一定周期后便能夠直接通過績(jī)效判斷教職工能力；三是教師能力信息的構(gòu)建，對(duì)教師的教學(xué)能力、科研能力等信息進(jìn)行單獨(dú)建設(shè)，并以此為依據(jù)為教師發(fā)展提供方向。

三、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，我國(guó)高校人事檔案管理目前仍舊屬于初級(jí)層面，在人力資源不足，管理意識(shí)不強(qiáng)，信息化建設(shè)不夠的情況下，難以真正通過檔案信息為高校提供發(fā)展建議。所以，本文以此為基礎(chǔ)，提供對(duì)問題的三項(xiàng)解決建議，希望能夠?qū)ο嚓P(guān)領(lǐng)域有所幫助。

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[2]劉曉麗.高校人事檔案信息化管理進(jìn)程中存在的問題及對(duì)策[J].科技信息,2013(02).

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