基于醫(yī)院后勤檔案管理工作思考

■鄧 麗／十堰市婦幼保健院老干部科

一、醫(yī)院后勤檔案管理的意義

（一）醫(yī)院后勤常規(guī)類檔案管理的意義

醫(yī)院常規(guī)類檔案包括了醫(yī)院日常管理工作的主要內(nèi)容，主要包括水電氣、清潔消毒、物資消耗以及食堂管理等方面的內(nèi)容,相關(guān)檔案管理工作較為繁復(fù)，而且提出的標(biāo)準(zhǔn)較高。常規(guī)類檔案管理作為醫(yī)院后勤檔案管理工作的重要組成部分,只有進(jìn)行科學(xué)化高效率的管理，才能為醫(yī)院工作的正常運(yùn)行提供準(zhǔn)確的數(shù)據(jù),為醫(yī)院的相關(guān)日常管理工作提供可靠依據(jù),從而更好地保證醫(yī)院服務(wù)能夠正常運(yùn)行。

（二）醫(yī)院后勤基建類檔案管理的意義

醫(yī)院基建類檔案作為醫(yī)院相關(guān)建設(shè)活動(dòng)中的第一手資料,包含新建、改建以及維修等活動(dòng)中產(chǎn)生的一系列記錄。醫(yī)院在日常的運(yùn)行以及管理工作中經(jīng)常會(huì)進(jìn)行改造維修,而這些改造維修的活動(dòng)必須根據(jù)相關(guān)的歷史檔案和有關(guān)記錄,才能有效保證改造維修能夠安全地進(jìn)行。

（三）醫(yī)院后勤外包類檔案管理的意義

在目前深化醫(yī)改的大背景下,醫(yī)院經(jīng)濟(jì)效益主要增長(zhǎng)點(diǎn)源于開(kāi)源節(jié)流。因此，醫(yī)院為了實(shí)現(xiàn)自身的可持續(xù)發(fā)展,就要優(yōu)化整合相關(guān)資源,將主要精力投入到醫(yī)院的相關(guān)教學(xué)科研以及診療服務(wù)等方面,將一些專業(yè)性的后勤工作外包出去。做好醫(yī)院后勤工作的外包，可以有效減輕醫(yī)院后勤管理工作的負(fù)擔(dān),提高醫(yī)院后勤工作的質(zhì)量,但是由于外包項(xiàng)目具有管理難度，在外包過(guò)程中會(huì)產(chǎn)生一定的風(fēng)險(xiǎn),因此，醫(yī)院應(yīng)該建立相對(duì)完善的外包管理檔案,從而對(duì)外包企業(yè)進(jìn)行科學(xué)化和高效率的管理。

二、醫(yī)院后勤檔案管理工作存在的問(wèn)題

（一）管理手段過(guò)于傳統(tǒng)，信息化程度低

目前，盡管正在進(jìn)行數(shù)字化醫(yī)院的建設(shè),但信息技術(shù)在醫(yī)院后勤檔案管理工作中的應(yīng)用還是非常少的,一些醫(yī)院的后勤檔案管理工作依舊處于原始的人工操作階段,管理手段非常傳統(tǒng)，醫(yī)院中的很多檔案仍然采用紙質(zhì)材料進(jìn)行存放,這無(wú)疑對(duì)檔案的長(zhǎng)期保存以及快速檢索產(chǎn)生阻礙。

（二）管理體系不完善，規(guī)章制度不齊全

如果醫(yī)院相關(guān)人員的檔案管理意識(shí)薄弱，就容易導(dǎo)致醫(yī)院缺失檔案管理規(guī)范以及標(biāo)準(zhǔn)化的體系,還會(huì)欠缺相關(guān)規(guī)章制度的執(zhí)行力。醫(yī)院檔案管理人員在整理和歸納檔案時(shí),缺乏相應(yīng)的規(guī)范化和系統(tǒng)化的管理。醫(yī)院檔案工作的監(jiān)督檢查以及考核欠缺,就會(huì)導(dǎo)致醫(yī)院檔案管理工作產(chǎn)生混亂,查找相關(guān)歷史檔案時(shí)浪費(fèi)時(shí)間和精力。

（三）人員質(zhì)量存在差異，檔案管理意識(shí)薄弱

醫(yī)院后勤檔案管理工作在后勤工作中經(jīng)常會(huì)被忽視。目前,醫(yī)院的基層領(lǐng)導(dǎo)和部分職工對(duì)檔案進(jìn)行系統(tǒng)管理的意識(shí)薄弱,對(duì)后勤檔案的建設(shè)不重視。醫(yī)院的有些檔案管理工作交給兼職人員負(fù)責(zé),而這些兼職人員沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)化的培訓(xùn),不能勝任醫(yī)院檔案資料的收集、整理以及保存工作,這就會(huì)導(dǎo)致一些原始資料被遺漏和丟失,從而影響醫(yī)院后勤工作的管理質(zhì)量和管理效率。

三、醫(yī)院后勤檔案工作的相關(guān)改進(jìn)措施

（一）創(chuàng)新檔案管理方式，轉(zhuǎn)變思維模式

醫(yī)院的相關(guān)人員應(yīng)該創(chuàng)新檔案管理方式，將檔案收集工作放到重要位置，并且貫穿于醫(yī)院項(xiàng)目立項(xiàng)、招標(biāo)采購(gòu)以及運(yùn)行維護(hù)等運(yùn)行體系中,培養(yǎng)醫(yī)院的相關(guān)人員樹(shù)立醫(yī)院后勤檔案管理工作的動(dòng)態(tài)觀,轉(zhuǎn)變醫(yī)院后勤檔案管理的工作思路。同時(shí),目前信息化管理已經(jīng)被應(yīng)用到醫(yī)院的各項(xiàng)管理工作之中,因此，要充分發(fā)揮信息技術(shù)的作用,利用醫(yī)院內(nèi)部的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)以及相關(guān)設(shè)備完成醫(yī)院后勤檔案管理資料的收集和整理工作。

（二）完善檔案管理體系，健全規(guī)章制度

規(guī)章制度對(duì)于開(kāi)展管理工作來(lái)說(shuō)至關(guān)重要,而高效率的管理以科學(xué)制度的存在為前提。因此，應(yīng)該健全醫(yī)院后勤檔案管理工作的規(guī)章制度，明確醫(yī)院后勤檔案管理各個(gè)環(huán)節(jié)的程序以及任務(wù)。對(duì)醫(yī)院后勤檔案進(jìn)行管理時(shí)，相關(guān)人員要結(jié)合醫(yī)院各部門的工作特征,理清醫(yī)院后勤檔案的一般規(guī)律,制定出科學(xué)系統(tǒng)的檔案管理制度。

只有高效率的管理才能更好地完成一項(xiàng)工程,因此，這就需要領(lǐng)導(dǎo)排除思想上的干擾,保證行政組織的正常工作,才能保證醫(yī)院管理工作的穩(wěn)步推進(jìn),關(guān)于后勤檔案的管理也同樣如此。因此,醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)首先要從思想上重視檔案管理工作,將醫(yī)院后勤檔案管理工作列入到醫(yī)院的日常管理之中,同時(shí)，安排專門人員進(jìn)行落實(shí)。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述,在醫(yī)院后勤檔案管理工作中應(yīng)用信息技術(shù),可以使醫(yī)院后勤檔案的管理流程得到優(yōu)化,從而實(shí)現(xiàn)醫(yī)院后勤檔案管理工作的規(guī)范化,有效提高醫(yī)院后勤檔案的管理水平,提高管理效率,改善服務(wù)質(zhì)量,降低檔案管理成本。因此,開(kāi)展好醫(yī)院后勤檔案管理工作,才能最大程度地發(fā)揮后勤檔案的價(jià)值,更好地發(fā)展醫(yī)院的各項(xiàng)事業(yè)。